信息社會背景下辦公室文書檔案管理工作的改革和創(chuàng)新分析

宋慧麗

摘 要：信息時代，辦公室工作均采取系統(tǒng)化、智能化的辦公模式，降低了勞動力，同時強化了工作效率，文書檔案管理作為辦公室中較為基礎(chǔ)、復(fù)雜的工作，其工作內(nèi)容復(fù)雜、工作量較大，傳統(tǒng)的文書檔案工作形式已經(jīng)無法處理當(dāng)前的工作任務(wù)，必然要在信息社會背景下，搭建信息技術(shù)工作平臺，促使文書管理工作得到革新與創(chuàng)新。

關(guān)鍵詞：信息社會背景;辦公室;文書檔案管理;工作;改革;創(chuàng)新

辦公室文書檔案管理，隨著事業(yè)單位的激烈競爭計劃而變得復(fù)雜起來，傳統(tǒng)管理形式較為局限，事業(yè)單位應(yīng)結(jié)合其未來的發(fā)展方向、目前重要的項目活動，找到文書檔案管理的新型模式，注重信息設(shè)備的購進(jìn)與維護(hù)，并在事業(yè)單位內(nèi)部培養(yǎng)信息專業(yè)人才，高效運轉(zhuǎn)檔案資料，避免檔案信息閑置無用，讓文書檔案發(fā)揮出重要的作用，調(diào)整文書檔案工作形式，優(yōu)化辦公室工作狀態(tài)。

1 辦公室文書檔案管理措施

1.1 建立事業(yè)單位文化檔案網(wǎng)絡(luò)管理體系

事業(yè)單位應(yīng)重視檔案文書的工作，不僅要安排合適的人才，專崗專職的展開工作安排，同時還應(yīng)購進(jìn)相應(yīng)設(shè)備，進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)維護(hù)，搭建好信息的載體，使得文書檔案管理工作在事業(yè)單位中成為一個獨立，且工作中與各個部門銜接的要點，事業(yè)單位應(yīng)建立文書檔案的管理體系，摒棄舊俗與復(fù)雜的工作流程，將工作步驟簡化，工作中有輕重緩解之分，了解領(lǐng)導(dǎo)工作上的系列安排，事業(yè)單位未來的發(fā)展方向等，在網(wǎng)絡(luò)管理體系下要求每名員工都跟緊事業(yè)單位的步伐，掌握信息技術(shù)工作形式，重整工作的計劃，與傳統(tǒng)紙質(zhì)版文書管理形式有所不同，應(yīng)注意保存安全性等新提出的問題，使得網(wǎng)絡(luò)管理符合事業(yè)單位需要。

1.2 提高檔案管理人員的素質(zhì)及領(lǐng)導(dǎo)的重視程度

部分事業(yè)單位文書檔案管理工作之所以一直得不到創(chuàng)新和改變，信息化空間的利用率低，追究其原因與責(zé)任，均與事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)對文書檔案管理重視度不高有關(guān)，事業(yè)單位活動中通常會比較關(guān)注經(jīng)濟(jì)利益，而對于文書檔案管理工作，將其歸納到后勤活動中，不僅不重視，且在人員安排上，也沒有考慮到工作人員信息技術(shù)能力的問題，工作人員多具備長期的管理經(jīng)驗，但傳統(tǒng)工作形式已經(jīng)成為習(xí)慣，缺乏創(chuàng)新思考能力，事業(yè)單位應(yīng)提高領(lǐng)導(dǎo)對文書管理工作的重視度，定期審查文書檔案的存檔、搜索便捷性、完整性，并將文檔資料調(diào)用起來，結(jié)合事業(yè)單位正在運行的項目活動，調(diào)出其中可供參考的文檔，傳送到相應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)的收件箱中，同時注意文檔傳送的權(quán)限，避免資料的泄露，管理人員應(yīng)加入事業(yè)單位績效考核當(dāng)中，提出相應(yīng)的獎懲措施，激起文書檔案管理工作中員工的創(chuàng)新積極性。

2 辦公室文書檔案管理工作面對的機遇

有助于事業(yè)單位獲利。檔案資料有助于事業(yè)單位回顧發(fā)展路徑，尋求與市場環(huán)境相符合的事業(yè)單位資源，為事業(yè)單位項目活動提供文書建議，檔案中應(yīng)進(jìn)行區(qū)域、結(jié)構(gòu)劃分，可根據(jù)事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)提出的要求、任務(wù)活動中的重點目標(biāo)，分析鎖定檔案，并抽調(diào)出與之緊密關(guān)聯(lián)的檔案內(nèi)容，以便于事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)作出正確決策，同時可將事業(yè)單位在高速前進(jìn)中存在的歷史遺留問題及時解除，降低事業(yè)單位活動中的風(fēng)險。

3 辦公室文書檔案管理工作面對的挑戰(zhàn)

3.1 文書檔案管理缺乏相應(yīng)的規(guī)章制度

事業(yè)單位在信息社會背景下，雖然展開了信息技術(shù)為基礎(chǔ)的檔案管理新型模式，但信息的利用率不高，當(dāng)那管理人員未構(gòu)建適應(yīng)信息形式的規(guī)章制度，一旦出現(xiàn)信息泄露、人為篡改、信息缺失的問題難以追責(zé)，找不到工作中失誤的痕跡，更是無法及時的補充資料，也無法避免第二次問題的重復(fù)發(fā)生，長此以往，文書檔案管理工作不分輕重，工作存在滯后性，員工容易消極怠工，在績效的考核上，更是無法分辨每個人的功過，甚至出現(xiàn)隨意調(diào)取資料和替換資料的嚴(yán)重問題發(fā)生。

3.2 文書檔案管理的安全指標(biāo)不高

信息化空間開通后，文書檔案的危險問題層出不窮，設(shè)備上的檔案保存密碼鎖容易解開，檔案室工作人員隨意出入，部分已經(jīng)離職的領(lǐng)導(dǎo)仍舊能夠輸入賬號調(diào)取其中的資料隨意查看，不能進(jìn)行后臺監(jiān)管，檔案的編號、類別劃分也不夠仔細(xì)，與事業(yè)單位的工作形式相沖突，在查詢資料時難以快速的將相關(guān)內(nèi)容調(diào)取出來，容易打亂已經(jīng)排好的檔案次序。

4 辦公室文書檔案管理工作的相應(yīng)要求

4.1 構(gòu)建信息專屬管理制度

應(yīng)在紙質(zhì)版與電子版的檔案管理中，構(gòu)建屬于信息模式的專屬制度，如分析事業(yè)單位的活動規(guī)律，要求分類形式，進(jìn)行相應(yīng)的編號處理，可按照年限、重要性等設(shè)置編號，簡化文件名，一些較為陳舊的文件，不經(jīng)常取用的文件，應(yīng)創(chuàng)建只讀模式，方便領(lǐng)導(dǎo)在查閱時讀取信息，但不能改動信息，與事業(yè)單位保密項目關(guān)聯(lián)的資料，應(yīng)設(shè)置有查閱權(quán)限，且一旦有人登陸系統(tǒng)查詢與調(diào)取信息，必然有消息通知與安全警告，發(fā)送到管理人員的電腦、手機終端，這樣方便管理人員外出活動時，也能隨時監(jiān)察系統(tǒng)。

4.2 要不斷提升檔案管理者的素質(zhì)

事業(yè)單位應(yīng)為工作人員提供培訓(xùn)學(xué)習(xí)的機會，可公費檔案管理人員學(xué)習(xí)信息技術(shù)，在招聘新員工時，應(yīng)優(yōu)先選擇信息技術(shù)能力較強、管理經(jīng)驗豐富的人員，開展檔案管理的會議討論，定期進(jìn)行問題整理與分析，找尋創(chuàng)新對策，對于提出可行性意見的員工應(yīng)試行，若方法可行應(yīng)給予獎勵，重要檔案應(yīng)交給高層領(lǐng)導(dǎo)直接管理，或由部門項目執(zhí)行人獨立管理，保存在獨立的硬盤中，定期進(jìn)行文件資料的復(fù)盤，篩除重復(fù)的文件，對有缺失的文件進(jìn)行補充。對檔案管理人員進(jìn)行評價，獎懲有度。

4.3 構(gòu)建信息系統(tǒng)模式

檔案管理子系統(tǒng)應(yīng)實現(xiàn)編目管理、原文管理、檔案檢索、移交接收、檔案保管、檔案統(tǒng)計、檔案借閱、檔案編研等功能。可與事業(yè)單位的OA系統(tǒng)建立銜接機制，借助文件檔案管理、查詢利用、系統(tǒng)維護(hù)三大模塊延伸出多項管理功能，應(yīng)打通空間的局限，構(gòu)建云端系統(tǒng)管理，大量存儲檔案資料，收錄與整編信息中，應(yīng)保障信息的完全，提供信息檔案服務(wù)，逐步的提高信息編目速度，構(gòu)建手動檢索、信息自動檢索等形式，并應(yīng)相對的建立目錄數(shù)據(jù)，搭建目錄鏈接。

5 結(jié)束語

綜上所述，文書檔案管理中，應(yīng)分析其與事業(yè)單位相關(guān)的機遇、挑戰(zhàn)，調(diào)整事業(yè)單位檔案管理形式，不斷完善管理形式，創(chuàng)新管理思路，并在管理人員素質(zhì)能力的提高下，實現(xiàn)對檔案的不斷創(chuàng)新。

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