加強行政事業單位財務檔案信息化管理分析

張濤

摘 要：財務檔案是具有保存價值的財務記錄，是存儲財務工作經驗、技術和智慧的知識庫，能反映行政事業單位真實的財務和經濟狀況。但是一些行政事業單位的財務檔案管理存在不重視檔案分類、檔案資料不完整、信息化管理協作不足、財務檔案信息不安全等問題，應努力探索解決措施，不斷加強財務檔案信息化管理。

關鍵詞：行政事業單位;財務檔案;檔案管理;信息化

行政事業單位履行著行政管理職能，其在經濟發展與社會建設中發揮著巨大的作用。財務檔案作為記錄其經濟活動的關鍵性資料，為單位的財務管理及經濟決策提供重要參考，為上級部門檢查單位經濟運行提供依據。進入網絡信息時代以后，行政事業單位的工作任務、社會地位和發展方向等出現變革，紛紛開展信息化建設工作，加強財務檔案信息化管理勢在必行。

1 行政事業單位財務檔案信息化管理的優勢

隨著計算機技術、網絡信息技術的快速發展和廣泛應用，事業單位借助計算機與網絡存儲財務檔案、處理財務信息，財務檔案從紙質檔案轉變為電子檔案[1]。財務電子檔案主要包括電子憑證、電子報表、明細賬、總賬、電子圖片、銀行回單等，通過電子文件的形式把財務數據信息收集并存儲在磁盤、光盤、硬盤等電子介質里，同時強調對財務檔案的整理、開發及利用。和傳統財務檔案管理相比，財務檔案信息化管理優勢顯著：第一，改變紙質檔案工作模式，節省紙質檔案管理成本，在減少資源浪費的同時極大地提高財務檔案工作的效率和質量;第二，適應電子政務、電子商務等的發展，提升使用單位財務檔案信息的便利程度，發揮財務檔案的價值;第三，便于綜合統計財務信息，展開分析及利用。通過結合先進的檔案信息化管理理念和高新科技手段，促使單位的財務檔案管理工作不斷趨于規范化、數字化、信息化。

2 加強行政事業單位財務檔案信息化管理的舉措

2.1 促進檔案分類，推進基礎設施建設

行政事業單位的財務資料是非常龐雜的，因而財務檔案管理涉及較多科目，包括各種各樣的憑證、臺賬、賬本等，開展檔案管理工作的難度較大。為提高財務檔案工作效率，實現信息化管理，首先要做的就是強化財務檔案分類處理，更新財務檔案管理模式及體系[2]。其次就是增加基礎設施建設投入，因為財務檔案信息化管理對軟硬件設備、系統等有一定的要求，不僅要建立檔案室，確保其處于單位管理的核心位置，提升封閉性，方便保存財務檔案，還要在專業檔案管理設施和設備的購置上增加投入，例如計算機、復印機、掃描儀等，通過計算機建立財務電子檔案數據庫，根據財務檔案的重要性順序或時間順序做好分類處理工作，進而根據財務事項的性質和收支類別等細化分類，提高財務檔案信息化管理效率。

2.2 加強收集保存，保證財務檔案完整

為保證信息化背景下行政事業單位財務檔案資料的完整度，在檔案的收集與保存工作中應把握兩個方面：一個是在行政事業單位執行電子簽單制度，完善建立財務檔案管理工作責任制，做好財務電子文件的簽入和簽出、安全等工作，方便了解使用過財務電子文件的人，確保財務檔案資料不被篡改。行政事業單位所用的財務軟件和信息管理系統也要具有兼容性，以提升財務數據信息存儲的標準性、可讀性。建立財務檔案之后則要及時采集并整理動態數據，予以補充和完善，體現財務檔案使用時效。

另一個是行政事業單位的財務部門要完整保存并備份財務文件、財務數據，保證在計算機系統有損時能及時恢復單位的會計電算化系統，減少損失;如實記錄計算機硬件的型號和系統存儲大小、配套設備等信息，掌握財務軟件數據庫的類型，保存有關于財務軟件的供應商及維護單位的信息，保管好財務軟件系統說明書等，方便尋找，體現財務檔案收集的完整性。利用互聯網檢索也可以幫助使用者更快速地找到所需財務信息，最大限度共享財務信息資源，發揮單位財務檔案的價值。因為在信息化管理要求下，行政事業單位的財務檔案一般存儲在光盤或磁性介質之中，這些存儲載體的物理特性決定著在保存財務檔案時必須備份，保存雙份，即利用AB備份法實現財務數據信息備份，并詳細標注財務檔案歸檔的時間、操作人員的基本信息等。之后把兩份文檔分別存儲在不同位置，預防發生火災、地震等意外事故時整個財務系統崩潰，檔案無法復原。存儲財務檔案資料的地方還要遠離磁場，保證干凈和干燥，專門安排人員定期檢查存儲在磁性介質上的財務檔案，通過復制的方式預防因磁性介質損壞而破壞財務檔案資料的完整性[3]。

2.3 強化部門協作，共同實施檔案管理

行政事業單位財務檔案信息化管理的加強涉及諸多事項，如果只依賴辦公室將難以有效展開財務檔案信息化管理工作，需要聯合其他部門一起努力，通過協作深化檔案信息化建設。例如辦公室聯合單位財務部門和計算機網絡管理部門等，因為財務部門的業務以單位各種經濟工作為主，財務電子檔案的歸檔也在其責任范圍以內，辦公室作為開展財務檔案管理工作的主要力量，應和財務部門協作，加深對財務檔案的了解，憑借已經掌握的檔案管理原則、方法，從整體角度把握財務檔案信息化管理。在該環節不能忽視計算機網絡管理部門的功能和作用，應與其協作，實現財務檔案信息化管理的制度化和標準化。通過各部門充分的協調、合作，更好地推進財務檔案信息化管理，加快信息化建設進程。

2.4 注重網絡防護，保護財務檔案安全

對于行政事業單位來說，財務檔案涉及很多機密信息，一旦在信息化模式中單位的財務系統及檔案管理系統被黑客攻擊、病毒侵入，就容易泄露財務信息，導致單位的正常管理和運作受到損害。為此，在財務檔案信息化管理中應構建安全的計算機網絡環境，阻斷計算機病毒的傳播、威脅，確保軟件系統運行正常，有效防止財務數據信息被篡改、泄露、損毀等[4]。第一，在復制及傳輸單位的財務文件時應檢測病毒，禁止使用不安全的、來歷不清的軟件，針對單位網絡系統及時安裝防火墻、防病毒軟件，并及時進行最新版本的升級，定期檢測、查殺網絡環境中的病毒;第二，嚴格實施密碼管理制度，注意設置不同的系統使用口令、開機口令、網絡用戶名口令等;第三，促進多級控制權限的設置，針對檔案管理者及類別不同的用戶應設置對應的權限，嚴格執行身份認證，權限不同的人可以訪問及使用的財務檔案信息也是不同的，減少財務數據信息被人修改的問題，保證財務檔案安全、完整。對于行政事業單位的財務電子檔案，應根據內容劃分使用權限，例如只允許單位負責人、管理者使用重要的核心財務數據，其他使用者在特殊情況下如果需要查閱單位的機密財務信息，務必要由單位負責人授權。

3 結語

在網絡信息時代，行政事業單位在財務檔案管理工作中不能再延續傳統的觀念，要積極更新檔案工作理念，促進財務檔案的分類，同時加強對單位財務檔案的收集和保存，通過部門協作提高財務檔案管理的有效性，在此基礎上加強網絡安全防護，利用信息技術推動財務檔案信息化管理水平的不斷提升，從而充分發揮財務檔案信息化管理的優勢，更好地服務于單位的運作和發展。

參考文獻

[1]卜萍.關于財務檔案信息化建設的思考[J].經濟師，2019（07）：82-83.

[2]李麗.信息化發展對行政事業單位檔案管理的影響研究[J].蘭臺內外，2017（03）：26.

[3]王靜.探討行政事業單位大數據時代信息化檔案管理[J].辦公室業務，2018（08）：74-75.

[4]謝岳峰.基于新形勢下行政事業單位財務檔案管理工作的研究[J].辦公室業務，2018（19）：92.