信息時代檔案管理工作面臨的問題及對策（2）

段東芳

摘 要：隨著中國經濟的高速增長，中國信息化有了顯著的發展和進步，并隨著信息技術在企業中的應用的不斷深入顯得越來越重要，檔案事業在信息時代背景下也獲得了很大的發展。然而，在實際進行檔案信息化管理過程中，還是容易出現一些問題，有本文就信息檔案管理中的問題以及對策進行以下探討。

關鍵詞：信息時代;檔案管理;問題;對策

1 檔案管理信息化概述

1.1 檔案管理信息化的含義

檔案信息化是在國家檔案建設管理部門的統一規劃和組織下，在檔案管理的活動中全面應用現代信息技術，對檔案信息資源進行數字化管理和提供利用。檔案管理模式從以檔案實體保管和利用為重點，轉向檔案信息的數字化存儲和提供服務為重心，從而使檔案工作進一步走向規范化、數字化、網絡化、社會化。檔案信息化建設必須遵循三條基本原則，即文檔一體化、雙軌制和確保網絡安全。

1.2 檔案管理信息化的特點

1）保存手段更先進。傳統檔案的保存手段有：紙質、圖片、照片、錄音等，會因為時間的變化，各種原因導致信息毀壞，常常要花費大量的時間和金錢去保存檔案。而現在通過檔案管理信息化，把檔案借助計算機網絡，做成電子版，能更好的保存檔案。

2）節省儲存空間。傳統的檔案都是由實體的，需要相當大的一個空間來進行保存，檔案信息化，把檔案做成電子版，變成虛擬的保存在網絡上，大大的節省了儲存空間。

3）提高檔案管理質量。利用信息技術進行檔案管理，能夠充分發揮信息管理優勢，實現資源的有效整合和利用，從而實現檔案管理數字化，提高檔案管理質量[1]。

2 信息時代檔案管理工作面臨的問題

2.1 管理人員檔案管理意識缺失

管理人員檔案管理意識的缺失是信息時代下檔案管理工作中的問題之一，由于缺乏對于檔案管理工作的重視程度，使得檔案管理工作難以有效開展，并不能取得較好的管理效果。而這很大程度上是由于管理人員還是對該項工作存在誤解，普遍認為檔案管理工作不重要，信息技術也不重視[2]。

2.2 檔案信息安全問題

傳統的檔案管理工作能夠對信息安全進行保證，因為想要盜取以實物為載體的檔案信息有極大的難度;而信息時代的檔案則不同，由于其涉及聯網問題，所以可能會受到網絡黑客和病毒的消極影響，檔案信息有丟失、泄露的危險。尤其是一些重要的檔案信息，一旦丟失，后果將十分嚴重。

2.3 檔案管理軟件問題

目前，我國現有的檔案部門基本都進行了信息化管理，但是其所使用的軟件存在著一定的差異，這也就使得檔案管理部門無法進行簡單的一鍵式簡便管理操作。此外，不同的計算機管理系統也存在著差別，統一管理可謂難上加難，尤其是在調取外地檔案的時候，十分不方便。所以從未來發展的角度來看，必須要對這一問題進行解決。

2.4 檔案管理網站問題

檔案管理的網站建設時間不長，建設形式也不夠標準和統一，大多數人僅僅按照自己的想法對信息數據庫進行建設，網站建設水平不高，同時也不夠規范，這就導致了一旦后期要進行檔案管理，就會出現較大的難度。數據庫與數據庫之間的差異將會對檔案管理統一性進行持續的影響，所以應該對其進行注意。

3 加強信息時代下檔案管理工作的方法

3.1 強化對檔案管理的重視程度

首先要保證管理人員能夠對檔案管理工作給予足夠的重視，因此首先要做的就是要提升檔案管理工作人員對這一工作的認識程度，能夠充分認識到檔案管理工作所具有的重要意義。為了能夠幫助管理人員提升對檔案管理工作的認識，還可以做好對檔案管理工作重要性的宣傳工作，提升單位內部員工對這一工作的整體認知水平，從內心深處重視起來。

3.2 提高檔案管理人員素質水平

在企業檔案管理中，保持檔案管理人員良好的政治素養是做好檔案管理工作的基礎，檔案管理員的素質水平，決定了檔案管理工作的效率和質量。因此，企業要對檔案管理人員的政治素質、科技素質、業務素質、經濟素質進行全面提升，針對性開展教育培訓工作，將能力強、水平高、品質好的人員放在檔案管理崗位上，并對其進行信息技術、計算機技術培訓，使得檔案管理人員成為全新的復合型人才，從而更好的推進企業檔案管理工作[3]。

3.3 檔案管理的安全保障

正如前文所說，由于信息時代的檔案管理涉及聯網問題，所以可能會受到網絡黑客和病毒的消極影響，檔案信息有丟失、泄露的危險。針對這一問題，必須要加強安全保障，例如，加強對檔案信息安全系統的建設，對檔案信息資源的安全進行一定程度的保證。當然，僅僅是加強系統建設還不夠，相關部門還需要加強投入，對檔案信息數據庫的穩定性進行維護。檔案信息數據庫的維護需要從兩個方面入手：首先，是對儲存信息的維護，保證儲存安全，防止數據庫信息入侵。其次，是對使用過程的維護，針對使用過程中的安全措施，應該利用實名登記的方式，嚴格審查信息使用相關人員的信息。

3.4 檔案管理的數據庫建設

對于檔案管理工作人員來說，其必須要強化思想，在開展檔案信息化建設時就必須要對數據庫進行建設。正如前文所說，數據庫與數據庫之間的差異將會對檔案管理統一性進行持續的影響，所以，在進行檔案數據庫的建設時，工作人員應該充分結合當下的情況，同時對未來的情況進行預測與規劃，確保數據庫在未來一段時間不會淘汰。與此同時，管理人員還需要對數據庫檔案信息的質量進行保證，提高數據庫的質量。

4 結束語

綜上所述，信息化時代就是信息產生價值的時代。信息化是當今時代發展的大趨勢，信息化時代檔案管理的創新迫在眉睫，檔案管理對每一個企業有著重大的意義，所以，需要充分地利用信息化技術對檔案管理工作進行創新，提高檔案管理工作的效率和質量，保證檔案管理的安全性[4]。

參考文獻

[1]屈希陽.淺析信息時代下檔案管理工作的創新[J].勞動保障世界，2012，（20）：78-79.

[2]李文龍.關于信息化時代檔案管理的創新探討[J].黑龍江科技信息，2017，（17）：295.

[3]李然.淺析信息時代下檔案管理工作的創新[J].才智，2017，（27）：252.

[4]高平.探究信息時代下檔案管理工作的創新[J].呂梁教育學院學報，2017，34（3）.