電子信息檔案管理在事業單位中的應用及風險控制的措施

李艷麗

摘 要：隨著科學技術和計算機技術的快速發展，檔案管理形式也發生了翻天覆地的變化。傳統的紙質文件載體已經不能適應行業發展需求，檔案信息化管理成為必然趨勢。事業單位越來越重視電子信息技術，不僅使得管理過程更加的便捷，還有效的規避了傳統管理的弊端。電子信息檔案是當前比較先進的檔案應用形式，但是存在不安全性。事業單位人員在應用電子信息檔案時，需要做好保護和管理工作。本文主要是針對電子檔案管理在事業單位應用及風險控制層面的探究，并結合實際情況提出意見和建議。

關鍵詞：電子信息;檔案管理;事業單位;應用;風險控制

為了更好的適應經濟發展需求，檔案管理模式發生了巨大的轉變。運用電子檔案信息管理手段，保證事業單位的穩定持續發展。采用電子信息檔案的方式來進行檔案管理、歸納、整理，將有效的提升檔案管理的效率和質量。但是電子信息檔案管理也存在很多的缺陷，要在合理利用檔案管理的基礎上，盡可能的降低應用風險。

1 電子信息檔案在事業單位的應用

1.1 提升檔案管理效率

傳統的檔案都是保存在紙質文件上，現代化電子信息技術方案都是采用計算機來儲存檔案信息。計算機的信息處理功能強大，運算速度也非常的快。有效的應對傳統檔案延遲拖沓的問題，對于后續工作的開展提供有力支持。傳統檔案采用人工操作，在實際的管理過程中經常出現信息收集不全、字跡不工整、遺漏信息的情況。電子信息檔案更可以規避傳統管理的缺陷，進一步的提升檔案信息管理的效率。

1.2 提升了檔案傳達的安全性

傳統的檔案管理都是采用人力運輸，經常會因為人為失誤造成破損和丟失的情況。檔案修復的難度較大，檔案運輸的安全性不足。電子信息檔案傳輸可以有效的應對這種問題，但是可能因為網絡安全引起負面影響。隨著信息技術的快速發展，網絡安全管理的水平不斷提升，出現檔案延誤和丟失的概率會越來越小。

1.3 提升部門之間的資源共享

傳統的管理方式限制了部門之間的信息交流和共享，使得很多的檔案閑置，最終造成了嚴重的資源浪費。隨著大數據時代的到來，電子信息檔案管理技術的應用，提升了數據的傳輸效率。不僅適應了經濟發展節奏，同時又提升了檔案的應用效率。部門之間的信息共享變得更加便捷，對于事業單位的持續發展也做出了巨大貢獻。檔案的信息化管理模式應用，不僅加快了信息的傳遞，還有效的提升了檔案管理的調節能力。檔案資源的應用水平不斷提升，將逐漸的體現在經濟效益層面。網絡是檔案信息的載體，憑借計算機網絡搭建龐大的數據庫，從中獲取更多的信息。實現資源信息的存儲交流，強化部門之間的溝通交流。及時獲得反饋，從而增進部門之間的業務聯系。

1.4 優化檔案保管模式

運用互聯網技術實現電子信息檔案存儲，就可以從根本上避免出現紙質檔案蟲蛀、防潮的問題。檔案保管更加的便利，為后續的查閱也提供了有利條件。信息檔案相較于紙質檔案保管時間更長，更不容易被破壞。電子信息檔案的保管過程中呈現出穩定性的特征，同時也節約資源做出更多貢獻。

2 電子信息檔案在事業單位應用過程中遇到的問題

2.1 數據的安全性得不到保證

電子信息檔案管理也存在很多的安全隱患，比如網絡攻擊、突然停電等。電子檔案信息保存在計算機硬盤、光盤等介質之中，在上述情況下就極易出現丟失、泄露和損毀。還有黑客為了謀取私利而攻擊事業單位的電子檔案系統，造成電子信息的遺失和泄露。安全風險是當前電子信息檔案最大威脅，對于行業的發展造成很大的負面影響。

2.2 管理水平有待提升

電子信息檔案屬于新興管理模式，檔案信息的載體和傳統紙質文件截然不同。傳統的管理體系不能適應電子檔案管理需求，新的檔案管理體系還在逐步完善。當前的電子信息檔案缺乏系統的理論支撐，導致后續的管理存在很多的漏洞和不足。檔案管理的風險增加，對于人員的專業素養提出了更高要求。缺乏相應的風險防范意識，管理人員對于電子信息保護的存在偏見。缺乏相應的風險認知和評估能力，導致檔案管理的風險不斷增大。

3 應對電子信息檔案管理風險的具體措施

電子檔案信息相較于傳統的檔案管理存在很多的優勢，但是在應用過程中還是會受到很多的阻礙。因為互聯網的自身屬性，保密工作已經成為信息檔案管理的核心問題。科學技術和信息技術發展迅速，檔案管理的加密手段受到了很多挑戰。要將檔案加密管理作為重點內容，不斷的提升風險應對水平。如果缺乏科學有效的措施，就可能造成事業單位電子檔案損壞和丟失的情況，進而造成巨大的經濟損失。

3.1 確保電子檔案的儲存安全

保證系統安全，為后續工作開展打下堅實基礎。計算機病毒針對管理系統有著巨大的破壞性，需要制定更具針對性的防護措施。檔案管理人員要運用殺毒軟件定期的進行殺毒，及時的進行病毒庫的掃描。設置安全報警系統，及時的解決相應的問題。選擇正版的安全防護軟件，從根本上杜絕出現系統崩潰的情況發生。針對軟件進行定期的升級，操作者要及時的處理各種問題。同時要做好數據安全管理。避免信息檔案的泄露，確保信息安全。采用防火墻來隔絕外來計算機的傳輸和下載，只有獲得權限的訪客才能傳輸信息。針對電子信息檔案的備份，可以有效的預防計算機系統癱瘓。通過適當的備份處理，提升檔案信息的管理效率。妥善的保管備份信息，通過多層的備份實現保護的目的。

3.2 提升管理人員的專業素養

計算機是由人員操作的，因此要保證事業單位的電子信息檔案管理人員掌握相應的工作原理。管理人員要具有正確的操作意識，還要具備檔案安全意識。計算機網絡要能夠有效的服務于電子檔案管理工作，對于事業單位的正常運轉做出更多貢獻。針對檔案管理人員進行嚴格培訓，保證事業單位管理人員能夠掌握最先進的技術。積極適應網絡發展速度，正確的處理電子信息檔案管理中遇到的問題。

3.3 搭建完善的工作制度

事業單位的檔案管理的核心目的，就是要促進事業單位的穩定持續發展。充分的發揮出檔案的價值，做好相應的流通和利用工作。完善的電子檔案管理體系是提升管理水平的有效措施，積極打破事業單位部門各自為政的局面。電子信息檔案的使用可以實現部門之間的資源共享，有效的節約人力、物力，從而提升工作效率。確保信息資源的安全性，制定出更加詳細的工作制度和管理章程。充分的展現出監督作用，保證檔案管理的順利進行。

4 結束語

綜上所述，針對電子信息檔案管理在事業單位中應用及風險控制層面探究是十分必要的。明確電子信息檔案在事業單位的應用價值，為后續工作的開展提供理論支撐。結合電子檔案信息檔案管理遇到的問題，制定出更具針對性的應對措施。進一步的提升檔案管理水平，促進事業單位的穩定持續發展。

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