淺談大數(shù)據(jù)背景下學(xué)校檔案管理工作的有效開展

摘 要：檔案管理工作是學(xué)校行政管理工作中的重要內(nèi)容，其不僅負(fù)責(zé)對學(xué)校檔案的收集與整理，還要負(fù)責(zé)對學(xué)校檔案的存儲、調(diào)用、借閱等多項(xiàng)工作內(nèi)容。在當(dāng)前大數(shù)據(jù)背景下，學(xué)校檔案管理工作的模式及方法均發(fā)生較大轉(zhuǎn)變，這些變化不僅極大地降低了學(xué)校檔案管理的成本，而且極大地提高了學(xué)校檔案管理的效率。本文即是針對大數(shù)據(jù)背景下學(xué)校檔案管理工作的有效開展進(jìn)行論述，供大家參考。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)背景;學(xué)校;檔案管理;開展

1 引言

隨著互聯(lián)網(wǎng)大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，學(xué)校檔案管理工作的模式發(fā)生了很大的改變，其不再設(shè)置專門的檔案管理室，而是將學(xué)生的檔案、老師的檔案以及自學(xué)校創(chuàng)辦以來的所有檔案信息全部錄入到信息化檔案管理系統(tǒng)平臺之中，不僅可以不受時(shí)間、地點(diǎn)的限制而隨意調(diào)閱，而且省去了大量的檔案儲備空間，減少了對學(xué)校空間資源的浪費(fèi)。其次，大數(shù)據(jù)背景下學(xué)校檔案管理工作的開展更加高效化，其不再需要投入大量的人力與物力，而是僅通過信息化檔案管理系統(tǒng)的操作，即可完成對學(xué)校檔案信息的收集、整理、分類、存儲、調(diào)用、銷毀、借閱、安全保護(hù)等各項(xiàng)工作操作。伴隨著學(xué)校檔案管理工作模式的轉(zhuǎn)化，其還需要從改善檔案管理制度、改進(jìn)檔案管理技術(shù)設(shè)備、加強(qiáng)檔案安全管理、重視檔案管理人才的培養(yǎng)等多個(gè)角度加以改進(jìn)，以提高大數(shù)據(jù)背景下學(xué)校檔案管理工作的水平和能力。

2 大數(shù)據(jù)背景下學(xué)校檔案管理模式的變化

大數(shù)據(jù)背景下，學(xué)校檔案管理模式的變化主要體現(xiàn)在以下三個(gè)方面：

1）存儲方式的變化。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，學(xué)校檔案管理信息多存儲于專門的檔案管理室之內(nèi)，而隨著互聯(lián)網(wǎng)大數(shù)據(jù)的發(fā)展，學(xué)校的檔案管理信息由紙質(zhì)媒介轉(zhuǎn)化為電子媒介，其存儲的空間及方式均發(fā)生了一定的改變，即將學(xué)校的檔案管理信息全部存儲于專門的學(xué)校檔案管理庫內(nèi)，而且不再受到地域空間等因素的影響限制，極大地拓展了學(xué)校檔案管理的存儲空間范圍。

2）檔案管理方式的變化。由于傳統(tǒng)的檔案信息存儲于專門的檔案管理室內(nèi)，所以檔案的收集、儲存、分類、調(diào)用、借閱等工作的開展均需在檔案管理室進(jìn)行，否則難以與檔案信息形成直接性的接觸，也就難以對學(xué)校檔案信息進(jìn)行管理[1]。大數(shù)據(jù)背景下的學(xué)校檔案管理方式則不然，其存儲于網(wǎng)絡(luò)虛擬空間，不受空間地域的限制，而且直接可以通過網(wǎng)絡(luò)渠道實(shí)現(xiàn)對檔案信息的整理與借閱，為檔案管理人員以及借閱人員均提供了極大的方便。

3）使用方式的變化。傳統(tǒng)的學(xué)校檔案借閱需要借閱者在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)來到學(xué)校檔案管理室進(jìn)行借閱，并且需要按照規(guī)定填寫相應(yīng)的檔案借閱信息，比如借閱時(shí)間、借閱內(nèi)容、借閱人、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間等，然而大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理不再需要借閱者親臨檔案管理室現(xiàn)場，借閱者只需要通過網(wǎng)絡(luò)途徑注冊登錄信息，然后按照一定的電腦流程操作即可得到檔案資料的電子版信息，進(jìn)而直接通過網(wǎng)絡(luò)在線查閱檔案信息，借閱效率大幅提高。

3 大數(shù)據(jù)背景下學(xué)校檔案管理的方法

3.1 改善檔案管理制度

由于傳統(tǒng)的檔案管理模式與大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理的模式并不相同，所以對檔案管理的制度需要加以改善，以與大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理模式相協(xié)調(diào)，更好地發(fā)揮學(xué)校檔案管理制度的約束性作用。具體而言，大數(shù)據(jù)背景下對檔案管理制度需要從以下三個(gè)方面加以改善，一是關(guān)于學(xué)校檔案資料的收集、整理、分類等方面管理制度的改善，其主要是為工作人員的日常行為操作提供指導(dǎo)，同時(shí)也是為了保障學(xué)校檔案信息管理工作的科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化[2];二是關(guān)于學(xué)校檔案借閱制度的改善，這主要是為了規(guī)范與方便借閱者的查檔操作以及檔案管理工作的規(guī)范記錄與開展，從而讓檔案借閱有規(guī)可依，讓檔案管理有跡可循;三是檔案安全管理制度的改善，其主要包括檔案保密制度的改善以及檔案資料信息化安全保護(hù)管理制度的改善兩方面內(nèi)容，只有從學(xué)校內(nèi)部以及外部雙向做好檔案保密管理工作，大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理保障性作用才能得到最大程度的發(fā)揮。

3.2 改進(jìn)檔案管理技術(shù)設(shè)備

大數(shù)據(jù)背景下檔案管理工作的開展以信息化技術(shù)設(shè)備為前提，否則便是“無米之炊”，學(xué)校的檔案管理工作更是無從開展。因此，大數(shù)據(jù)背景下檔案管理工作的開展需要從其內(nèi)部加快數(shù)字設(shè)備與技術(shù)的改進(jìn)，以為學(xué)校檔案管理工作的有效開展提供技術(shù)支撐。具體而言，學(xué)校檔案管理技術(shù)設(shè)備主要包括硬件設(shè)備和軟件設(shè)備兩方面內(nèi)容，硬件設(shè)備主要指計(jì)算機(jī)，其是學(xué)校檔案管理工作人員開展檔案管理工作的“骨骼”，軟件設(shè)備則是計(jì)算機(jī)技術(shù)、多媒體技術(shù)、軟件技術(shù)、智能技術(shù)以及檔案管理系統(tǒng)等多方面內(nèi)容，其是用于實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案管理工作的“血肉”，硬件設(shè)備與軟件設(shè)備的有效結(jié)合方才構(gòu)成大數(shù)據(jù)背景下學(xué)校檔案管理工作有效開展的完整體系。其次，學(xué)校檔案管理技術(shù)設(shè)備的改進(jìn)并不是一次性的，其是根據(jù)自身的需求以及外界檔案管理技術(shù)的發(fā)展而時(shí)時(shí)更新，唯此才能不斷跟上時(shí)代的發(fā)展，也才能更好地發(fā)揮出大數(shù)據(jù)背景下檔案管理工作的優(yōu)勢。

3.3 加強(qiáng)檔案安全管理

安全管理始終是學(xué)校檔案管理工作的重中之重，無論是傳統(tǒng)的檔案管理還是大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理，其均需將學(xué)校檔案安全管理放在首位，否則檔案管理工作將失去其原有的意義。因此，學(xué)校必須做好檔案信息的安全性管理。具體而言，大數(shù)據(jù)背景下學(xué)校檔案安全管理工作主要包括兩方面內(nèi)容，一是樹立檔案管理工作人員的安全管理意識，因?yàn)閷W(xué)校檔案管理工作人員只有從內(nèi)心樹立起強(qiáng)烈的檔案管理信息安全意識，其才能夠保證自身在日常的工作中時(shí)刻注意培養(yǎng)和提高自己、規(guī)范和約束自己，進(jìn)而也才能夠真正地做好檔案管理安全管理工作;二是做好檔案安全管理技術(shù)保護(hù)工作，因?yàn)榇髷?shù)據(jù)背景下的檔案安全管理主要是技術(shù)管理，因此事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)從技術(shù)角度出發(fā)，不僅做好對各類檔案資料信息的加密工作，還要建好防護(hù)墻，避免外界病毒的入侵[3]。

3.4 重視檔案管理人才培養(yǎng)

正所謂：人才是引領(lǐng)發(fā)展的第一動(dòng)力，所以檔案管理工作的開展必須重視對人才的培養(yǎng)。首先，學(xué)校檔案管理單位應(yīng)當(dāng)積極開展檔案管理知識培訓(xùn)工作，幫助檔案管理工作人員提升自身的專業(yè)知識水平。具體培訓(xùn)的內(nèi)容以及培訓(xùn)的形式可以多元化，但是需要保證培訓(xùn)內(nèi)容的專業(yè)性、豐富性、深度性、價(jià)值性和實(shí)用性。其次，人才的培養(yǎng)既要具有統(tǒng)一性，又要具有針對性。所謂統(tǒng)一性，即是指培訓(xùn)工作需要面向所有檔案管理員工，而不僅僅是幾個(gè)或者一部分工作人員;針對性則是對于學(xué)習(xí)能力強(qiáng)而且愿意承擔(dān)更大責(zé)任的工作人員，領(lǐng)導(dǎo)層要重點(diǎn)培養(yǎng)，使其掌握更精深的檔案管理知識和信息化技術(shù)知識，以使其能夠承擔(dān)起檔案管理工作的開展重任。

4 結(jié)語

總而言之，大數(shù)據(jù)背景下學(xué)校檔案管理工作的有效開展不是一蹴而就的，其是對傳統(tǒng)檔案管理模式的變革，需要從檔案儲存方式、檔案管理方式、檔案使用方式等多方面做出改變，并且還要對學(xué)校檔案管理的制度、技術(shù)設(shè)備、安全管理以及人才培養(yǎng)等多個(gè)方面加以改進(jìn)，唯此，大數(shù)據(jù)背景下學(xué)校檔案管理工作才能得到又好又快的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]張頎，馬曉芳.大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下高校檔案管理模式的變革和優(yōu)化[J].現(xiàn)代營銷（信息版），2019（12）：163.

[2]李育.大數(shù)據(jù)背景下高校檔案管理工作的對策[J].中國多媒體與網(wǎng)絡(luò)教學(xué)學(xué)報(bào)（上旬刊），2019（11）：91-92.

[3]賈秀平.大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的檔案管理工作研究[J].山西檔案，2019（03）：52-53.

作者簡介

劉玉華（1972-），女，漢，檔案館員。