辦公室檔案管理工作效率提升途徑

王永艷

摘 要：無論是國家機關單位還是企事業單位，抑或是高校，其內部運行效率直接決定了人們對其的第一印象，不僅影響該學校的文化建設、行政人員的精神面貌，還影響學生、家長對該學校的信任程度。因此，加強高校辦公室的環境管理十分重要。而辦公室檔案管理處于辦公管理工作中至關重要的一環，但是當前高校辦公室檔案管理仍存在諸多問題。作為辦公室行政人員，要重視辦公室檔案管理工作的維護，重視辦公室的軟硬條件建設，提高辦公效率。本文將基于當前我國高校辦公室檔案管理工作的不足，提出解決路徑，以提升辦公室檔案管理工作效率。

關鍵詞：辦公室檔案管理;工作效率;途徑

對于事業單位來說，建立一套科學、系統、民主以及透明的管理制度是非常有必要的。可以有效地維持事業單位良好的運行以及健康發展。辦公室檔案管理作為事業單位管理的重要組成部分，決定了整個事業單位是否高效以及有序運行。目前事業單位辦公室檔案管理方法并不完善，存在較多問題。為了保持事業單位的良好運行，完善事業單位辦公室檔案管理方法是必要以及急需的。

1 辦公室檔案管理中存在的問題

1.1 檔案管理人員素質不足

調查發現，現如今的事業單位從事檔案管理的人員普遍素質較低，大部分沒有檔案管理專業的學習經歷。辦公室的檔案管理具有一定的專業性以及技術含量，檔案管理人員應了解檔案分類的原則以及檔案保存的相關方法。檔案素材裝袋后，檔案管理工作不能安置在適當的位置，檔案工作需要相當的學習，員工需要綜合的合成品質，工作責任重大，是檔案管理者持有的最基本資料，職業道德也是必要的，需要有素質。商務單元的商務管理者不花費時間，不能在一定程度上適應新的文件管理任務的要求。許多商務單元的文件管理者不受專業限制。另外，商務單元的職員不強調文件管理，因此需要專門的工作。有些業務可以返聘已經退休的老員工進行管理。

1.2 管理制度不健全

制度建設是打基礎、利長遠的工作。要想使檔案管理工作高效進行，首先必須要建立健全檔案管理制度，嚴格按照制度管理利用。檔案管理制度主要包括檔案收集、整理、分類、利用等步驟，需要做好存儲介質分類、收集整理規范、保管期限界定、查閱借閱規定等工作。但是在實際工作中，有的單位沒有出臺檔案管理工作的制度和章程，有的出臺了也是一紙空文，沒有建立專門檔案室，沒有按照要求進行檔案管理，這在一定程度上也影響了檔案工作效率提高。

1.3 行政人員未能形成對檔案管理工作的正確認識

首先，長久以來，我國高校尚未形成對檔案管理的正確認識，大多不重視檔案管理的工作，認為就是對檔案進行簡單的擺放、陳列，導致其檔案管理工作存在管理混亂、陳年舊賬冗雜，甚至出現管理崗位缺失等現象，給高校日常運轉帶來諸多不便。如，在對高校進行審核時，因為此前檔案管理工作不到位，導致工作量加大，加班加點對所需材料、數據進行重新整理，甚至重新制作缺失的材料造成高校極大的內耗。其次，在審核結束后，辦公室檔案管理人員未對剛整理好的材料進行妥善安放，導致以后再用的時候，仍舊需要重新進行整理、制作，造成人力、物力的極大損失。

2 辦公室檔案管理工作效率提升的有效途徑

2.1 提供最佳的優質服務

信息化檔案管理工作都是以網絡為服務平臺進行搭建。在進行傳統的檔案管理工作時，一般情況下，工作人員都會使用手工編輯的方式進行記錄存檔，在很大程度上限制了工作人員的工作效率。因此在信息時代，辦公室各個部門都展開了信息檔案管理工作，利用互聯網信息技術，可以隨時隨地調取任何檔案資料和信息，提升了工作效率。同時為了進一步體現出網絡平臺的優勢和價值，在搭建互聯網服務平臺時，還要加強自動化和智能化的工作，確保辦公室檔案管理工作的先進性及科學性。

2.2 在制度上不斷完善

要重視制度建設，發揮用制度管人管事的公平性和長久性。一方面在制度制定和修訂過程中要堅持集思廣益，對好的措施辦法要發揚光大，對錯誤做法要堅決糾正，對漏洞不足要及時彌補，提高制度建設的針對性、合理性和時效性。另一方面要積極建立檔案利用反饋機制，對單位員工在檔案利用中反映的問題，安排專人進行及時收集、匯總、整理，并對相應問題提出解決措施，呈報單位管理者，方便在頂層設計上促進檔案管理效率提高。

2.3 檔案進行現代化建設

在現代社會飛速發展的背景下，建立一個信息化、技術化、科學化的檔案管理系統十分重要，上層管理模塊必須要對事業單位辦公室的檔案管理進行信息化建設，要改變過去傳統的思想，與時俱進，利用現代的信息化技術改變傳統檔案管理方法的缺點。檔案的存放也要使用科學的方法，做到防潮防蟲，最大限度保證檔案的完整，避免因保護不當造成檔案的損壞或丟失。信息管理站是與文件管理有關的網站，其目的是為了提供更可靠的信息來管理文件、資源共享和文件的透明性。為了管理文件并迅速傳送信息，這將越來越成為一種計算機化的文件管理模式。對快速發展的公司，利用信息技術提高文件管理的效率，建立現代化的檔案管理系統有助于為工作人員日常工作提供便利，有些工作人員可能在工作中有一些疏忽，優質的現代化管理系統可以幫助人們減少失誤，提高工作效率。

2.4 提升辦公室檔案管理人員的專業能力

為了推動辦公室檔案管理改革，需要提升檔案管理人員專業能力，具體可以通過以下兩個方面來了解;第一，由于檔案管理人員需要了解信息技術、檔案管理技術、會計技術等，但部分檔案管理人員的專業能力不強，導致檔案管理人員中存在諸多的人為失誤問題，降低了檔案管理人員效率。為了提高檔案管理人員的專業能力，需要定期開展培訓、講座、進行技術交流等工作。例如：辦公室行政部門可以聘請信息技術專家等，開設如何有效提升檔案管理效率的講座，為檔案管理人員講解相關知識，并開展檔案管理實踐工作，使檔案管理對接“互聯網+”思維，進一步提高檔案管理人員的專業能力，為檔案管理人員改革工作的開展提供保障。但部分檔案管理人員對培訓工作的重視程度不高，在實際培訓中屬于“混日子”狀態，沒有發揮出培訓工作的意義，還浪費學校的精力對其進行培訓。因此，為了改善這一現狀，需要在培訓之后進行考核工作，將其納入年終評獎評優的范圍，促進檔案管理人員重視檔案管理工作的培訓，以進一步提高其專業能力。第二，由于檔案管理人員的工作能力對檔案管理工作開展效率有一定的影響，為了降低工作失誤問題，需要定期開展檔案管理人員技巧會議，加強人員之間的相互交流，提高工作人員對檔案的了解程度，有效提升工作效率，達到辦公室檔案管理改革的目的。

3 結語

檔案管理工作是辦公室工作中的重要組成部分，與其他工作開展休戚相關，有著千絲萬縷的聯系，只有檔案管理工作效率不斷提高，才能促進辦公室其他工作數據利用和信息查找方便快捷，推動辦公室整體工作順利開展和高效運行。因此，檔案管理工作使命重大、責無旁貸，應通過在思想上高度重視、在業務上強化培訓、在制度上不斷完善、在技術上逐步提升等多措并舉、多管齊下方式，全力提高檔案管理工作效率和水平，才能促進辦公室整體工作水漲船高、行穩致遠。

參考文獻

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