淺談如何構(gòu)建事業(yè)單位檔案管理人員激勵(lì)機(jī)制

彭碧珍?鄒春艷

摘 要：當(dāng)前事業(yè)單位正面臨轉(zhuǎn)型升級的重要時(shí)期，為了攻克這一難題，許多事業(yè)單位都選擇了優(yōu)化自身管理工作，其中較為典型的病史檔案管理工作，在新時(shí)期下，事業(yè)單位的檔案管理工作在業(yè)務(wù)能力范疇之內(nèi)受有待提高的空間，本文針對事業(yè)單位的檔案管理人員現(xiàn)狀展開分析，并就如何構(gòu)建事業(yè)單位檔案管理人員激勵(lì)機(jī)制，全面提高事業(yè)單位檔案管理人員工作積極性提出幾點(diǎn)有效建議。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理人員;激勵(lì)機(jī)制

當(dāng)前事業(yè)單位發(fā)展的進(jìn)程不斷加快，所產(chǎn)生的相關(guān)方案種類越來越多，數(shù)量也在急劇增長中，如何做好檔案管理工作，使檔案管理工作為事業(yè)單位的發(fā)展添磚加瓦，筆者認(rèn)為應(yīng)著眼于建立完善的檔案管理人員激勵(lì)機(jī)制，提高檔案管理人員的工作積極性上，打破傳統(tǒng)檔案管理工作的局限性，推動(dòng)檔案管理工作的開展。

1 事業(yè)單位檔案管理人員激勵(lì)機(jī)制形成以及作用

在事業(yè)單位內(nèi)通過制定科學(xué)的制度體系，輔以人性化的管理，可以提高檔案管理人員的工作積極性，使其能夠切實(shí)發(fā)揮主觀能動(dòng)性，為檔案管理提供人才支持，從而推動(dòng)檔案管理的發(fā)展。

激勵(lì)這個(gè)概念，直到上個(gè)世紀(jì)才逐漸形成并穩(wěn)定下來，在后續(xù)的應(yīng)用中逐漸發(fā)展成一種機(jī)制。再到后來才逐漸應(yīng)用到管理活動(dòng)中，與其他相關(guān)管理制度聯(lián)合在一起，通過科學(xué)有效的管理，形成規(guī)范化的激勵(lì)機(jī)制。對于事業(yè)單位的檔案管理工作而言，其檔案管理工作至今仍然有待提高的空間，且事業(yè)單位的轉(zhuǎn)型升級為檔案管理工作提出了更高的要求，這也就使得檔案管理工作需要更加有質(zhì)量的人才來工作，實(shí)行人才激勵(lì)機(jī)制，可以為事業(yè)單位的發(fā)展與壯大提供人才支持，而對于個(gè)人來說，事業(yè)單位實(shí)行激勵(lì)機(jī)制，可以幫助員工實(shí)現(xiàn)自我價(jià)值，充分調(diào)動(dòng)其主觀能動(dòng)性，發(fā)揮其潛能，使員工與單位一起實(shí)現(xiàn)共同發(fā)展。

2 事業(yè)單位檔案管理人員激勵(lì)機(jī)制的基本原則

1）客觀性。人員激勵(lì)機(jī)制是客觀存在的，同時(shí)對事業(yè)單位檔案的管理也是客觀存在的，事業(yè)單位應(yīng)加強(qiáng)對人員激勵(lì)機(jī)制全面和系統(tǒng)的研究，確定其相關(guān)性質(zhì)，從而開展后續(xù)工作。

2）目的性。在檔案管理部門開展人員激勵(lì)機(jī)制，其目的就是提高大管理人員的工作積極性，為檔案管理工作而服務(wù)，人員激勵(lì)機(jī)制是圍繞檔案管理工作而展開的，是有著明確的目的性的。

3）全面性。事業(yè)單位的檔案管理人員激勵(lì)機(jī)制不僅可以為檔案管理工作而服務(wù)，還可以被其他部門借鑒，為其他部門所用，覆蓋整個(gè)事業(yè)單位的全面發(fā)展過程，從而推動(dòng)事業(yè)單位的全面發(fā)展。

4）科學(xué)性。在制定人員激勵(lì)機(jī)制時(shí)，一定要根據(jù)事業(yè)單位及本身發(fā)展的情況，堅(jiān)持科學(xué)性的原則，抓住最佳時(shí)機(jī)開展激勵(lì)政策，保證激勵(lì)能夠發(fā)揮最大的作用。

5）不斷修正，不斷上升。不管是檔案管理工作還是其他管理工作，所有的激勵(lì)機(jī)制都處在一個(gè)不斷修正不斷上升的過程，事業(yè)單位的激勵(lì)工作是不斷完善，不斷修正的，也是不斷在上升的，不能用一成不變的眼光去看待這件事情，應(yīng)當(dāng)根據(jù)事業(yè)單位的檔案管理部門所發(fā)展情況去具體對待。

6）雙重激勵(lì)。隨著人們生活水平的提高，很多人對物質(zhì)激勵(lì)的反應(yīng)較為普通，應(yīng)采用物質(zhì)激勵(lì)和精神激勵(lì)并重的方式，分兩方面對人們進(jìn)行雙重激勵(lì)，切實(shí)提高那管理人員的工作積極性。

7）公開，公平，公正。不論是在哪個(gè)部門，在構(gòu)建人員激勵(lì)機(jī)制時(shí)，都要堅(jiān)持公開公平公正的原則，按勞激勵(lì)，平等對待每個(gè)人的付出與回報(bào)，使每個(gè)人都獲得平衡感。

3 事業(yè)單位檔案管理工作中檔案人員存在的問題

構(gòu)建檔案管理工作人員激勵(lì)機(jī)制的最主要原因，是因?yàn)槭聵I(yè)單位檔案管理工作中有關(guān)檔案管理人員仍然存在部分問題，這些問題滯后了事業(yè)單位檔案的管理工作，分別從以下幾方面進(jìn)行闡述。

1）檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)不高。檔案管理在事業(yè)單位中被認(rèn)為是一項(xiàng)輔助部門，可有可無，甚至有些人將其作為養(yǎng)老部門來看待，這是非常不正確的認(rèn)知，但這項(xiàng)認(rèn)知在事業(yè)單位中顯然占據(jù)了相當(dāng)高的比例，這也就使得事業(yè)單位在為檔案管理部門招聘工作人員時(shí)，放寬了對工作人員的要求，或者干脆尋找外部兼職來兼任檔案管理工作，無論是哪一種情況，檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)都不高，無法滿足檔案管理工作的需求，檔案管理工作與事業(yè)單位的發(fā)展息息相關(guān)，有著重大的責(zé)任使命，關(guān)系到事業(yè)單位的種種部門，比如人力資源部門、財(cái)務(wù)管理部門等重大部門，所以檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)必須要夠高，必須要能滿足檔案管理工作的開展需求，用較高的業(yè)務(wù)能力和嫻熟的操作技能來推動(dòng)檔案管理工作的開展。但很遺憾，當(dāng)前事業(yè)單位的檔案管理工作人員普遍缺乏這項(xiàng)專業(yè)素質(zhì)。

2）檔案管理工作方法單一。就是因?yàn)槭聵I(yè)單位對檔案管理工作的認(rèn)知程度不夠，在選拔工作人員時(shí)，沒有按照嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范來進(jìn)行選拔，導(dǎo)致工作人員的綜合素質(zhì)不高，這也就使得，在接下來的一系列工作中，都會(huì)因?yàn)闄n案管理工作人員的綜合素質(zhì)不高而產(chǎn)生連鎖反應(yīng)，最突出的問題便是檔案管理工作方法單一。不管是專職的檔案管理工作人員還是兼職的檔案管理工作人員，都在悠閑的環(huán)境內(nèi)工作，認(rèn)為檔案管理工作是簡單的保存檔案，這種溫室的環(huán)境下會(huì)逐漸退化工作人員的敏感感知，造成其工作性減弱，接受外來新鮮事物的能力減弱，無法做到有效創(chuàng)新，更不用說發(fā)揮檔案管理工作的現(xiàn)代價(jià)值了。

4 如何有效構(gòu)建檔案管理人員激勵(lì)機(jī)制

1）提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，提高其工作積極性。首先，事業(yè)單位應(yīng)扭轉(zhuǎn)自身的管理觀念，提高對檔案管理部門的重視程度，進(jìn)而提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，使其自身優(yōu)勢切實(shí)能夠符合檔案管理工作的需求，推動(dòng)檔案管理工作走上正軌，切實(shí)發(fā)揮檔案管理人員的人才作用。其次，為檔案管理人員提供專業(yè)課程培訓(xùn)、職業(yè)技能培訓(xùn)，提升其專業(yè)素質(zhì)，使其可以從容應(yīng)對檔案管理工作。最后，便是建立啟發(fā)式的激勵(lì)機(jī)制，并建立相應(yīng)的績效考核制度和獎(jiǎng)懲制度，將管理納入其考核指標(biāo)當(dāng)中，再將激勵(lì)機(jī)制與員工的提升利益相連接，切實(shí)提高檔案管理人員參與檔案管理的主動(dòng)性，增強(qiáng)工作熱情，提高業(yè)務(wù)能力，推動(dòng)檔案管理工作的全面發(fā)展。

2）建立完善的薪酬分配制度。通過建立完善的薪酬分配制度，將工作人員的業(yè)務(wù)能力和工作情況直接與其薪酬掛鉤，從根本利益上提高工作人員工作熱情，投入檔案管理工作。除最基本的薪酬之外，還要完善相應(yīng)的福利待遇，從精神激勵(lì)和物質(zhì)激勵(lì)兩方面，對表現(xiàn)突出的員工給予獎(jiǎng)勵(lì)，促進(jìn)檔案管理人員主動(dòng)投身于工作當(dāng)中，積極轉(zhuǎn)化自身學(xué)習(xí)態(tài)度，主動(dòng)加強(qiáng)學(xué)習(xí)，以一種積極的姿態(tài)應(yīng)對檔案管理工作。

3）實(shí)現(xiàn)人性化管理。在構(gòu)建完善的檔案管理人員激勵(lì)機(jī)制時(shí)，要注意實(shí)現(xiàn)人性化管理，除了必要的工作之外，也要對員工的生活加以關(guān)懷。實(shí)行人性化管理的最大特點(diǎn)便是，領(lǐng)導(dǎo)與員工之間要加強(qiáng)溝通，促進(jìn)交流，堅(jiān)持發(fā)揮以人為本的核心理念，建立完善的檔案管理人員激勵(lì)機(jī)制。在檔案管理工作中，領(lǐng)導(dǎo)不僅要對員工的工作成果表示鼓勵(lì)，在員工遇到困難時(shí)，領(lǐng)導(dǎo)也有責(zé)任去了解其情感需求和業(yè)務(wù)需求，幫助員工切實(shí)脫離困境，推薦激勵(lì)機(jī)制落到實(shí)處，增強(qiáng)員工對單位的榮譽(yù)感和歸屬感。

5 小結(jié)

綜上，為了提高事業(yè)單位的檔案管理水平，需要從檔案管理工作人員入手，通過建立完善的檔案管理人員激勵(lì)機(jī)制，提高檔案管理人員的主動(dòng)性和積極性，切實(shí)推動(dòng)檔案管理工作的開展。

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