新環(huán)境下單位檔案管理規(guī)范化研究

李亞茹?丁濤?趙春月

摘 要：檔案管理對(duì)于事業(yè)單位來(lái)說(shuō)具有重要的作用，現(xiàn)階段我國(guó)事業(yè)單位數(shù)量多，且對(duì)檔案管理的關(guān)注度較低，導(dǎo)致檔案管理中存在很多的誤區(qū)。因此，文章主要針對(duì)新環(huán)境下檔案規(guī)范化管理展開(kāi)分析。

關(guān)鍵詞：新環(huán)境;事業(yè)單位;檔案管理

隨著我國(guó)社會(huì)的快速發(fā)展，事業(yè)單位正處于轉(zhuǎn)型的重要時(shí)期，需要采取各種措施來(lái)適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需求。檔案管理是事業(yè)單位的重要管理內(nèi)容，但是傳統(tǒng)檔案管理已經(jīng)無(wú)法適用于現(xiàn)代事業(yè)單位，需要不斷的優(yōu)化和調(diào)整。規(guī)范化管理是事業(yè)單位檔案管理的重要改革方向，能夠有效提高檔案管理效率與質(zhì)量，從而確保其他工作的有序開(kāi)展，減少?zèng)Q策失誤的情況發(fā)生。

1 事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化建設(shè)的重要性

事業(yè)單位作為我國(guó)政府出資建設(shè)的社會(huì)服務(wù)組織，其工作帶有一定的公益性質(zhì)，而檔案管理作為事業(yè)單位工作的重要文檔，不但記錄里工作人員的個(gè)人信息，更是記錄了單位的重要事務(wù)[1]。目前檔案管理規(guī)范化水平成為衡量事業(yè)單位管理水平的重要觀察指標(biāo)，檔案管理水平反映了一個(gè)單位的整體運(yùn)行狀況。因此，事業(yè)單位需要重視檔案管理的規(guī)范化建設(shè)，提高檔案管理工作人員的責(zé)任意識(shí)，根據(jù)市場(chǎng)發(fā)展趨勢(shì)，創(chuàng)新檔案管理模式，從而推動(dòng)單位的可持續(xù)發(fā)展。檔案管理的規(guī)范化程度對(duì)于事業(yè)單位的內(nèi)部控制也有較大的影響，檔案記錄的內(nèi)容能夠成為領(lǐng)導(dǎo)決策的重要依據(jù)，因此對(duì)單位的整個(gè)發(fā)展具有重要影響。因此，需要不斷提高檔案管理規(guī)范化建設(shè)，提高事業(yè)單位的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。檔案是單位績(jī)效以及個(gè)人工作表現(xiàn)評(píng)價(jià)的重要依據(jù)，與事業(yè)單位的發(fā)展息息相關(guān)，因此在檔案管理工作中需要做好反思，從而確保事業(yè)單位的正常發(fā)展。

2 現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案管理中的問(wèn)題分析

2.1 不重視檔案管理

領(lǐng)導(dǎo)不重視檔案管理是限制檔案管理發(fā)展的重要因素，目前事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)多存在著重效率、輕管理的問(wèn)題，認(rèn)為檔案管理無(wú)法影響單位的經(jīng)濟(jì)效益，并且在這方面的投入比較少，檔案管理人員少且工作中，認(rèn)為只需要確保檔案的完整性就可以了，這在很大程度上限制了檔案管理的發(fā)展[2]。同時(shí)，由于目前事業(yè)單位內(nèi)工作人員的整體水平較低，加上缺乏專(zhuān)業(yè)知識(shí)，知識(shí)會(huì)簡(jiǎn)單的目錄號(hào)、宗號(hào)編寫(xiě)，導(dǎo)致管理效率較低。

2.2 缺乏完善的檔案管理制度

目前多數(shù)事業(yè)單位都沒(méi)有獎(jiǎng)勵(lì)完善的檔案管理制度，這就導(dǎo)致檔案管理在實(shí)際工作中缺乏相應(yīng)的指導(dǎo)依據(jù)，使得該工作流于形式。同時(shí)由于沒(méi)有具體明確工作人員的職責(zé)，因此在檔案管理中發(fā)生問(wèn)題時(shí)很難對(duì)具體的責(zé)任進(jìn)行劃分。此外，由于缺乏完整的檔案管理制度，因此在編制管理中容易出現(xiàn)檔案資料不符合規(guī)范的情況，給有關(guān)人員的處理帶來(lái)了不便，導(dǎo)致檔案管理效率下降。

2.3 管理方式滯后

由于目前事業(yè)單位不重視檔案管理，因此在管理方法上較為滯后，仍采用人工管理的方式。而由于現(xiàn)代事業(yè)單位業(yè)務(wù)范圍以及業(yè)務(wù)量的增加，檔案資料不斷增長(zhǎng)，不但增加了管理人員的工作量，同時(shí)紙質(zhì)檔案保管中容易受到各方面的影響出現(xiàn)資料丟失、信息缺失的情況[3]。

3 推動(dòng)事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化建設(shè)的策略

3.1 建立完善的管理制度

檔案管理對(duì)于事業(yè)單位來(lái)說(shuō)是一項(xiàng)重要的工作，需要通過(guò)構(gòu)建完善的管理制度來(lái)約束管理人員的行為，從而確保檔案管理的規(guī)范化開(kāi)展，從管理全過(guò)程著手，讓檔案管理更加科學(xué)、合理，提高檔案管理效率。隨著現(xiàn)代管理學(xué)的不斷發(fā)展，檔案管理也發(fā)生了較大的變化，各種軟硬件的更新使得檔案管理變得更加現(xiàn)代化，從而過(guò)去的紙質(zhì)檔案到現(xiàn)在的電子檔案，需要事業(yè)單位及時(shí)做出轉(zhuǎn)變，適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的趨勢(shì)。檔案管理工作人員也要不斷提高自身的管理能力，通過(guò)專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)提高自身的管理水平，順應(yīng)時(shí)代發(fā)展需求，從而更好地的提高單位工作效率。在檔案管理工作中，需要選拔責(zé)任心強(qiáng)的管理人員。同時(shí)要強(qiáng)化專(zhuān)業(yè)教育，加強(qiáng)管理過(guò)程中的監(jiān)督，約束其行為，做好檔案管理工作;同時(shí)要關(guān)心其成長(zhǎng)，不斷完善相關(guān)教育與培訓(xùn)制度，建設(shè)一支優(yōu)秀的檔案管理團(tuán)隊(duì)。

3.2 創(chuàng)新檔案管理方法

隨著信息化技術(shù)在現(xiàn)代社會(huì)的廣泛應(yīng)用，其在我們工作與生活中都有廣泛的使用，尤其是計(jì)算機(jī)的推廣使用，使得人們的工作效率顯著提升。檔案管理中也要引入信息化技術(shù)，通過(guò)建立數(shù)字化的檔案管理平臺(tái)，提高檔案管理效率，讓檔案管理更加快捷和方便，利用先進(jìn)技術(shù)優(yōu)化檔案管理，從而更好為單位發(fā)展提供服務(wù)。通過(guò)建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù)，簡(jiǎn)化檔案管理流程，從而提高工作效率，有助于提高單位的發(fā)展。數(shù)字化檔案管理平臺(tái)的建設(shè)不但能夠?yàn)闄n案管理、修改以及查閱等工作提供便利，同時(shí)能夠有效預(yù)防檔案被人為修改的情況發(fā)生，保護(hù)檔案資料的真實(shí)性與完整性。

3.3 提高檔案的開(kāi)發(fā)與利用效率

檔案管理工作的主要對(duì)象是檔案，其根本價(jià)值在于使用，因此需要檔案管理人員做好檔案的開(kāi)發(fā)與利用效率。首先需要掌握科學(xué)的管理手段，從檔案的整理、鑒定與保管等方面助手，例如檔案編制、檢索與編研等工作，需要做好相關(guān)的準(zhǔn)備工作，從而為手續(xù)的檔案管理提供有效支持。在檔案使用過(guò)程中，一些重要的檔案應(yīng)該加強(qiáng)保管，尤其是備份、復(fù)制等工作，并加強(qiáng)庫(kù)房管理。

4 結(jié)束語(yǔ)

規(guī)范化管理是現(xiàn)代事業(yè)管理的重要改革方向，事業(yè)單位需要符合社會(huì)發(fā)展的要求，在檔案管理中加緊規(guī)范化建設(shè)步伐，通過(guò)規(guī)范化的檔案管理提高事業(yè)單位內(nèi)部管理水平，從而讓事業(yè)單位得到更好的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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