事業單位檔案規范化管理探討

摘 要：作為各類信息數據的集合體，檔案不僅記錄了事業單位不同發展階段的成就，也記錄了事業單位各項工作的進程，在事業單位各項業務活動中發揮著重要作用。新形勢下，怎樣才能管好以及用好檔案，從規范化的視角對檔案進行開發與管理，值得檔案管理人員探索和深思。故此，文章首先分析事業單位檔案規范化管理的必要性，指出當前該項工作存在的不足，并從規范化、信息化以及現代化的視角提出建議，旨在進一步實現檔案管理全覆蓋、檔案管理高標準以及檔案利用高質量的目標。

關鍵詞：規范化;事業單位;安全保密;檔案管理

1 事業單位檔案規范化管理的必要性

1）確保檔案安全的必然要求。現代檔案學以及圖書學將檔案比喻為一項無形資產，認為檔案的憑證價值以及參考價值能夠為單位發展提供助益[1]。一方面，推進事業單位檔案規范化管理工作，嚴格按照法律法規、政策文件、規章制度的標準對檔案進行管理，可以有效避免檔案管理工作處于無序化的狀態，實現精準管理的基本目標。無論是對新檔案的收集，還是對舊檔案的銷毀、處理與更新，都必須遵循一定的流程，滿足一定的標準，否則就會出現檔案管理亂象，影響檔案價值發揮。另一方面，推進事業單位檔案規范化管理工作，嚴格歸檔、傳閱、借閱的流程以及內容，可以有效保障檔案安全，避免出現檔案遺失、檔案損毀的問題。

2）降低成本，減少工作量的內在要求。隨著事業單位不斷發展以及各項工作不斷深入推進，檔案資源的數量相較于以前都有了很大的提升[2]。在這種環境下，只有推進事業單位檔案規范化管理工作，才能降低成本。例如，通過信息化建設，可以有效縮減紙質檔案所占用的空間以及資源，實現網絡終端“一體化管理”的牧寶。除此之外，只有推進事業單位檔案規范化管理工作，才能更好地減少檔案管理人員工作量，發揮每一個檔案管理人員的價值。例如，通過明確職責分工可以更好地解決重復勞動問題，縮減不必要的中間環節，促進檔案管理效益的提升。

2 事業單位檔案管理中存在的不足

1）尚未形成科學化的檔案管理網絡體系。當前，部分事業單位尚未形成科學化的檔案管理網絡體系，距離檔案規范化管理目標的實現仍然存有差距。一是部分規章制度缺失，難以有效指引、規范并約束檔案管理人員的行為以及其他員工參與檔案管理的行為。具體又表現為尚未圍繞檔案資料收集、歸檔、管理、保密、開發、安全、利用、更新、銷毀以及其他方面來出臺相應的細則，容易產生檔案遺失、檔案損毀、檔案泄密、檔案更新不及時、檔案銷毀不及時等問題[3]。二是分工不合理不科學，尚未層級化的檔案管理網絡。具體又表現為沒有理清業務人員與檔案管理人員在檔案資料交接中的職責以及流程，無法體現出“分工與協作”的現代檔案管理理念。三是電子檔案格式不明確，后期容易產生重復勞動的問題。對于影像、聲像、電子文件以及其他類檔案的格式沒有進行明確，導致檔案管理系統中存在不同格式的檔案資料。

2）檔案安全保密工作滯后。檔案安全是檔案管理的基礎，離開檔案安全談檔案規范化管理既不科學、也不合理。當前，部分事業單位在管理檔案過程中存在“重開發應用，輕安全管理”的現象，沒有正視檔案安全管理的價值。一是檔案安全存在隱患。一方面，雖然意識到紙質檔案室的安全防火工作，但忽視紙質檔案室的環境檢查工作，沒有應用現代化技術對紙質檔案室的濕度、溫度進行監控。另一方面，檔案管理系統安全建設滯后，尚未將區塊鏈技術、數字加密技術、云加密技術、數字證書技術應用到電子檔案加密領域，容易遭受非法病毒的入侵，進而導致檔案資源被非法加密、非法竊取。二是檔案保密工作存有漏洞。一方面，尚未明確涉密檔案的查閱權限以及審批流程。另一方面，尚未要求相關崗位的員工簽署保密責任書。

3）人才隊伍建設有待加強。檔案管理人才素質高低會直接影響檔案規范化管理水平。相較于過去，我國大部分事業單位檔案管理領域的人才隊伍建設取得了較好的成效，值得加以肯定。但也存在部分不容忽視的問題，具體表現如下：一是培訓方式滯后，習慣于理論教學式的思維培訓，忽視實踐教學培訓，容易產生理論與實踐脫軌的現象。例如，沒有充分結合單位具體實際狀況進行實踐教學，而是沿用統一化、模板化的理論教學模式。二是培訓內容單一，重點圍繞檔案管理專業，忽視從信息化建設、安全保密建設等角度進行培訓，影響復合型、精干型人才隊伍建設工作。

3 事業單位檔案規范化管理的有效對策

1）建立健全科學化的檔案管理網絡體系。只有從體制機制上理順、理清檔案管理工作，嚴格要求檔案管理人員對接相關標準開展工作，做到細致周到和精益求精，才能實現規范化管理的目標。一是出臺一套全覆蓋的檔案管理規章制度，明確檔案資料收集、歸檔、管理、保密、開發、安全、利用、更新、銷毀等不同檔案管理環節的標準和規范，為相關工作人員提供有效指引。二是要細化分工，從相互配合、相互協調的角度來明確業務部門以及檔案管理部門在檔案管理中所扮演的“角色”，避免出現職責交叉、職責不明的問題。三是要明確影像、聲像、電子文件以及其他電子類檔案的格式，為后期檔案專題建設、檔案編研工作打下扎實的基礎。

2）做好檔案安全保密工作。檔案安全保密歷來是國家檔案局重點強調的工作，也是檔案規范化管理的前提條件。為此，一是要解決檔案管理中的安全隱患。一方面，應用現代化技術對紙質檔案室的溫度、濕度進行監控，嚴格防止檔案害蟲的滋生，保護紙質檔案。對于重要且具有意義的紙質檔案，要及時采取電子掃描、微縮拍照等方式進行處理， 將其轉化為電子檔案，延伸檔案“壽命”。另一方面，探索將區塊鏈技術、數字加密技術、云加密技術、數字證書技術應用到電子檔案加密領域，并通過云儲存來實現對電子檔案的長期保存，確保事前防控與事后防控相結合。二是做好檔案保密工作，加強保密教育。一方面，明確涉密檔案的查閱權限以及審批流程，避免出現漏洞。另一方面，要求相關崗位的員工簽署保密責任書，提升員工責任意識。

3）打造復合型、精干型人才隊伍。一是要改進培訓方式，堅持“理論教學與實踐教學”并重的基本原則，通過案例教學、實踐模擬等方式來提升檔案管理人員的創新能力以及綜合素養。同時，培訓工作要緊貼單位業務需求以及行業需求，做到與時俱進。二是要豐富培訓內容，進一步圍繞信息化建設、安全保密建設、檔案基礎理論進行培訓，打造復合型、精干型人才隊伍。

4 結束語

事業單位檔案資源涵蓋內容較廣，主要包括事業單位日常管理、業務工作、科研、辦公文書、人事、財會、合同等各個方面的內容，可以為單位管理者提供決策依據。為此，必須要從多個角度來推動檔案規范化管理，進一步拓展檔案的服務功能，滿足不同主體對于檔案資源的需求。具體而言，一是要建立健全科學化的檔案管理網絡體系;二是要做好檔案安全保密工作;三是要打造復合型、精干型人才隊伍。只有從多個角度入手，才能真正實現檔案規范化管理目標，避免檔案管理邊緣化，推動事業單位高質量發展。

參考文獻

[1]李艷.事業單位檔案管理問題與優化路徑探究[J].國際公關，2019（12）：192+194.

[2]周麗萍.論機關事業單位檔案管理工作的服務創新[J].湖北農機化，2019（22）：8.

[3]趙冬梅.淺談如何做好基層事業單位檔案管理工作[J].蘭臺內外，2019（33）：33.

作者簡介

遲玉麗（1969-），女，內蒙古自治區赤峰市寧城縣天義鎮人，本科，畢業于內蒙古自治區黨校函授學院，現為副高副研究館員，研究方向：檔案管理。