淺談事業單位人事檔案管理中存在的問題及對策

馬麗

摘 要：人事檔案管理是事業單位整體工作中的重要環節。事業單位人事檔案管理工作主要為對相關資料進行收集、整體、歸納、統計、儲存等。人事檔案管理主要的作用就是為今后相關業務數據處理提供科學的參考依據，因此，人事檔案管理工作在事業單位中的地位非常重要，能夠直接影響事業單位未來發展。但在實際事業單位人事檔案管理工作中管理制度并沒有得到創新，進步，導致事業單位在人事檔案管理工作中時常遇到各種各樣的問題。文章主要對這些存在的問題進行分析研究，同時提供相關的解決辦法，希望促進事業單位人事檔案管理工作效率不斷提升。

關鍵詞：事業單位;人事檔案管理;問題;對策

1 事業單位人事檔案管理工作中存在的主要問題

1.1 管理制度的不完善

目前很多事業單位在人事檔案管理制度上依然存在著很多問題。一些事業單位甚至還沒有建立起人事檔案管理制度，而其他的事業單位盡管建立了人事檔案管理制度，但只是形式大于實際，沒有對其進行貫徹落實，特別是一些較小的事業單位這種現象非常普遍且嚴重。另外人事檔案管理工作人員自身文檔保存意識淺薄，以至后期問題的發生沒有有效的參考依據。另外一些工作人員在上班時間不能嚴肅認真對待工作內容，會隨便的將檔案存放在空置的房間內或檔案柜里，不對其進行標注、記錄等，這就會導致多種錯誤地產生，以至文檔使用效果沒有達到預期標準，使用率不盡人意。還有當部分人事檔案管理人員自身具有的拖拉毛病，就會使得檔案推擠，且為了能夠按時完成工作任務他們通常會用很短的時間對檔案進行整理，就使得檔案錯誤紀律急劇增高。對于個事業單位來說其要保存的檔案過于繁多，加上使用設施陳舊就導致很多錯誤的產生，同時極有可能造成檔案的缺失和損壞。

1.2 管理人員不專業

如今，大部分事業單位均沒有安排專門的人員負責管理檔案，幾乎都是由行政人員兼任，人事檔案管理人員缺乏較高的專業素質，沒有接受過系統的學習與培訓，不了解人事檔案管理分類、利用、保護等專業知識。人事檔案管理工作看似輕松，其實不然，其與諸多知識有關，所以，受諸多因素的影響，大多數人事檔案管理人員都不具備較高的專業素質，沒有從專業角度對檔案進行管理。

1.3 硬件條件差

隨著信息技術的發展和互聯網的普及，人事檔案管理工作的信息化趨勢越來越明顯。現在有一部分企業還沒有意識到信息化的重要性，還在使用傳統的人事檔案管理方式，這就導致整個企業的管理系統效率低下，準確性也有待提高。而另外很大一部分企業已經意識到了信息化人事檔案管理方式的重要程度，在進行人事檔案管理時已經開始使用信息技術進行管理工作和數據分析，但由于沒有較成熟的技術和完善的設備支撐，很多事業單位的信息化程度還僅限于利用數據庫進行簡單記錄，沒有使用先進技術深入分析這些數據，不能更有效地利用檔案資料中的信息，這很不利于人事檔案管理的優化改進和事業單位的穩定發展。

2 人事檔案管理問題相關對策

2.1 制定人事檔案管理制度

我們現在正處于信息化時代，但是事業單位在人事檔案管理工作所采用的管理方法依然是落后、陳舊的傳統方法。這種傳統的管理方式已經不再適用于當今信息化時代背景下，傳統管理制度與管設備都有一定的弊端，已經不在適用于現階段的人事檔案管理工作。因此事業單位相關管理人員應該盡早制定符合自身發展需求的人事檔案管理制度，之后根據自身各工作環節具體的要求對現有的人事檔案管理制度進行完善與補充，同時對各項規范與制度實施情況進行嚴格的監督，確保在人事檔案管理人員工作過程中各項檔案能夠妥善放置。事業單位要引進先進的管理設備，社會發展事業單位對人事檔案管理工作也要做到與時俱進，有效利用信息網絡高科技先進技術，使用檔案信息化管理方式。這種人事檔案管理方式能夠最大程度額降低管理錯誤率，且提高檔案查詢速度，更好的推動事業單位人事檔案管理的發展，提高人事檔案管理部門在大眾心中的地位，樹立威信。

2.2 提高對人事檔案管理的重視程度

人事檔案管理保密是開展事業單位人事檔案管理工作最為重要的一項內容。站在這一層面上來講，在對人事檔案管理庫房的位置進行選擇以及后期建造過程中，均應嚴格參照我國現行相關標準和規范，讓人事檔案管理涉及的各個部分（辦公室、閱覽室）在空間區域劃分中的獨立性得到保證。同時，還應系統的培訓保密人事檔案管理工作人員，提升其專業技能，使之可以嚴格管理保密檔案。應讓相關領導與管理人員對事業單位人事檔案管理的價值有一充分認識，讓其將事業單位人事檔案管理的積極價值給了解到，以把人事檔案管理工作聯系起事業單位經濟效益和社會效益的取得，除了思想上引起重視外，并從條件與環境上給予支持，營造一個寬松的氛圍和良好的支持環境給事業單位人事檔案管理。

2.3 加強基礎硬件建設

目前很多事業單位的人事檔案管理工作缺乏一定的效率和速度，主要是因為利用傳統的人事檔案管理方法需要消耗大量的人力物力，管理的效率很低。隨著時代的發展和互聯網技術的普及，很多事業單位都開始采用互聯網技術進行系統管理。通過利用計算機技術，人事檔案管理工作的整體效率就會大幅提升。除此之外，工作人員還要完善建立人事檔案管理信息系統，更加規范系統地對檔案進行信息錄入和歸檔分類等，這時也需要結合自身事業單位的實際情況建立一定的分類標準，從而統一整個系統的操作流程。通過信息化系統管理，可以顯著提升整個人事檔案管理工作的效率和質量。因此，事業單位要重視對人事檔案管理的信息化進程，在設備投入方面要加大資金支持力度，安排專業人員采購足夠數量、性能良好的計算機設備，為信息化管理提供技術保障。對于這些先進的機械設備，在使用時要注重使用的行為規范，這就要求組織管理人員參加一些技術培訓，更加了解其中的操作步驟，提升工作人員的技術水平。另外，還要安排一些工作人員定期對這些設備進行維修保養，保證設備能夠正常運行。管理人員要掌握一定的計算機人事檔案管理技能，這樣才能真正實現檔案的信息化管理，推進事業單位的信息化進程。

2.4 提高工作人員綜合素質

事業單位應該定期對人事檔案管理工作人員開展必要的知識培訓，從而提高他們的思想意識，其能夠端正自己的思想，樹立正確的工作態度，能夠從自身體會到人事檔案管理工作的重要性以及必要性。與此同時，應該加強對管理人員專業知識的培養程度，從而提高他們的專業知識水平以及自身的綜合素質水平。隨著社會經濟的不斷發展，信息需求量的不斷提高，人事檔案管理工作人員應該與時俱進，適應時代發展的速度，從而使人事檔案管理工作能夠充分滿足社會發展的需要。

3 結束語

在事業單位的發展道路上，人事檔案管理工作時很重要的一部分。隨著時代的發展，事業單位中的人事檔案管理工作也要進行一定的改革和優化。目前很多事業單位在人事檔案管理中還存在著一些問題，這需要事業單位加大對管理人員的監管和考核，組織工作人員參加一些關于信息技術的講座，培養其信息化意識和責任意識，從而提高人事檔案管理工作的效率和質量，促進事業單位更加穩定地發展。

參考文獻

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