辦公自動化環境下醫院檔案管理分析

劉建

摘 要：信息技術的快速發展使辦公自動化系統的應用變得更加廣泛，這也使人們的生活變得更加方便。將辦公自動化應用到醫院檔案管理中，可以使管理工作質量得到進一步提升。需要注意的是，辦公自動化實際應用過程中也經常會出現一些問題，因此應當提高對出現的各項問題的重視，采取合理的措施對問題進行處理，進而使醫院檔案管理的整體水平能夠得到進一步提升，促進醫院的健康發展。

關鍵詞：辦公自動化;醫院;檔案管理;信息

醫院檔案管理對于醫院的發展有著重要作用，醫院檔案對記錄了醫院的發展軌跡，并且保存了醫療技術，對醫院后續醫療工作的探究與開展都會起到一定的指導作用。可見，在醫院發展過程中，要提高對檔案管理工作內容的重視，進而使檔案的作用能夠得到合理發揮。尤其是辦公室自動化應用越來越廣泛的今天，應當加強對醫院檔案管理工作的內容的重視，做好相應的改進工作。

1 辦公自動化環境下醫院檔案管理特點

1.1 信息收集的高效性

現代醫院中涉及的內容較多，要多聲音圖像、科學研究等多項內容進行準確記錄，同時，在醫院中出現了多個部門，這都增加了信息收集的困難程度。辦公室自動化的出現，使信息收集變得高效，醫院中的工作人員可以快速的對各項信息進行收集、查詢、存儲，各項處理都可以通過信息技術完成。

1.2 信息共享

部分醫院在對檔案信息進行應用時，只注重醫療效果，對于檔案管理工作的把握不到位，這將會導致各項檔案信息在應用過程期間出現混亂，對日后各項工作的開展都會造成不良影響。利用辦公室自動化環境，可以醫院的各項工作中對計算機互聯網技術進行應用，通過對互聯網的應用，醫院中的工作人員可以對信息進行調用，實現了信息共享[1]。并且，監管人員在具體作業期間，可以通過互聯網對監察檔案，避免檔案在應用期間發生泄漏，損害醫院利益情況的發生。

1.3 收集更加靈活

過去一段時間，醫院檔案存儲主要通過紙張的方式進行，受紙張制約，檔案存儲對濕度、溫度等各項因素都有著較高要求，環境較差，可能會對紙張造成破壞，從而會導致檔案受到破壞[2]。辦公自動化環境出現，檔案可以通過數字化方式體現，降低了檔案存儲難度，同時，也為后續檔案管理工作的順利進行打下一個堅實的基礎，促進了醫院的發展。

2 醫院檔案管理工作開展過程中存在的問題

2.1 管理制度有待完善

現代醫院的規模多較大，科室種類較多，這加大了檔案管理工作任務量，而從我國多數醫院的實際發展情況來看，檔案管理工作存在制度不完善問題，表現在以下方面：1）缺少統一的檔案管理規范和標準，導致醫院檔案管理工作在開展過程中出現了較為嚴重的混亂情況。2）檔案管理監督制度不完善，導致醫院中的檔案發生泄漏情況，各項檔案信息內容的查詢難度較大。

2.2 缺少完善的檔案管理體系

自動化辦公環境下的醫院檔案管理體系的構建以設備和技術為基礎。從我國多數醫院的具體發展情況來看，部分醫院在檔案管理工作方面投入的資金有限，采用技術不夠先進，這都對醫院檔案管理系統的完善造成了一定阻礙。投入資源較少，會影響相應的軟件和硬件的先進性，這將會導致最終的信息化管理水品處于一個相對較低的狀

態[3]。技術水平偏低，將會導致信息管理過程中涉及的存儲、網絡等各項技術都處于一個相對較低的水平，這不僅會導致檔案整理作業出現混亂，情況嚴重時還會導致檔案發生泄漏。

2.3 檔案管理人員綜合能力有待提高

自動化辦公環境下檔案管理與傳統的手工檔案管理相比，在管理方式上發生了顯著改變，管理作業開展工程中，采用技術、原則、標準等各項內容都發生了改變，這也就對檔案管理員的綜合能力提出了更高的要求。部分老員工在實際工作期間，仍然采用傳統觀念，對于數據信息技術的了解有限，這對醫院檔案管理作業進行中電子信息檔案的應用與發展造成了一定制約。

3 做好醫院檔案管理工作的合理措施

3.1 構建完善檔案管理制度

醫院檔案管理工作的具體開展需要合理的制度的約束，對于醫院檔案管理工作的制度來說，主要分為以下兩項內容：1）國家制定的檔案管理標準，醫院在實際發展過程中結合自身的情況，在符合國家相應標準的情況下，制定相應的檔案管理方案，確保各項管理工作開展的合理化[4]。網絡自身具有開放性特點，因此，建設檔案管理信息化期間，要求和標準也會經常發生改變，針對這一情況，相關部門要依據醫院制定的檔案管理標準的具體情況，不斷對制度進行完善，確保相應的管理標準與醫院的實際發展規模和情況相符，這對醫院的發展可以起到一定促進作用。2）依據檔案管理工作在實際開展過程中遇到的各項問題，對檔案管理監理制度進行合理完善，依據檔案管理人員的具體工作情況，對各項責任進行合理劃分，確保監理工作的順利進行，明確責任，避免問題出現時，工作人員相互推卸責任。

3.2 完善檔案管理體系

1）針對醫院中檔案管理設備不完善現象，應適當增加資金投入，通過足夠的資金，對醫院檔案管理過程中應用的各項軟件和硬件進行完善，同時，要提升網絡環境的安全性，使計算機在醫院檔案管理信息化建設中的作用可以得到充分發揮，使醫院信息化建設的整體水平能夠得到進一步提升，促進我國醫院的健康發展。2）對于檔案管理技術較差一現象，國家應當通過各種政策，支持相應技術內容的研發;醫院應當增加在檔案管理技術研發方面的資金投入，從而使與醫院檔案管理相關的互聯網、存儲、計算機等各項技術都能夠得到提高，被合理的應用到級醫院檔案管理中;定期進行病毒查殺，針對互聯網中可能對檔案安全造成威脅的各項因素進行治理，保證檔案管理工作順利進行[5]。提高檔案管理技術水平使檔案管理的工作效率得到了顯著提升，減少了檔案信息化建設中各種漏洞的出現，減少因為木馬病毒、黑客攻擊，以及工作人員在實際作業期間，由于自身操作失誤，導致檔案遭受破壞，發生丟失等不良情況。

3.3 加強對工作人員的培訓

醫院檔案管理中會應用到各種新技術，因此，相應的工作人員必要具有較高的專業能力，同時，還要具有較高的道德素養。由此可見，醫院要依據檔案管理工作，以及工作人員的具體情況，制定一套合理的培訓制度，對醫院中的從事檔案管理工作的人員進行培訓，從而使其綜合能力可以得到進一步提升。第一，采取合理的方式對人才進行招聘，選擇的人才要掌握豐富的理論知識，同時，還有具有一定的工作經驗。第二，加強對新人和老人的培訓，對于新人的培訓要集中在入職前，而老人的培訓，應當轉變其觀念，使其接受現代化管理技術和知識，從而使其管理水平能夠得到進一步提升，可以勝任檔案管理工作。

4 結束語

辦公自動化環境下，醫院檔案管理工作開展過程中面臨著一定問題，針對這些問題，在實際處理上應當從構建完善檔案管理制度、完善檔案管理體系、加強對工作人員的培訓幾個方面入手，提升醫院檔案管理效率和質量，促進醫院的發展。

參考文獻

[1]陸春娜.辦公自動化環境下醫院檔案管理的必要性和可行性分析[J].辦公室業務，2019（01）：121+124.

[2]劉浩然.辦公自動化環境下醫院檔案管理風險管控體系研究[J].辦公室業務，2018（09）：182.

[3]潘湛暉.辦公自動化環境下醫院檔案管理存在的不足及完善的策略[J].醫療裝備，2017，30（22）：71-72.

[4]陳佳強.辦公自動化背景下的醫院檔案管理分析[J].辦公室業務，2018（04）：155.

[5]郭蕊.基于辦公自動化分析醫院檔案管理工作的改革途徑[J].辦公室業務，2017（23）：143.