淺談新時期外國人來華工作許可的檔案管理

改革和完善外國人來華工作管理體制、全面實施外國人來華工作許可制度，是深入貫徹落實習近平總書記關于引才引智工作系列重要講話精神和“聚天下英才而用之”戰略思想的重要舉措，是深化中國政府簡政放權、放管結合、優化服務改革的積極實踐，是提高政府對來華工作外國人管理服務水平的具體體現，是構建具有國際競爭力人才制度優勢的有力抓手。而這之中，涉及檔案的方方面面，穿插各細枝末節的管理技術，本文主要從三個方面簡要剖析新時期外國人來華工作許可檔案管理的特點，從而更好的服務于此項工作。

1 現代化信息系統是外國人來華工作檔案管理的強勁抓手

2016年11月前，外國人來華工作采用的“外國專家來華工作許可管理系統”，2016年11月，根據國務院審改辦決定，“外國人入境就業許可”和“外國專家來華工作許可”整合為“外國人來華工作許可”，由國家外國專家局負責組織實施，地方人民政府結合實際參照執行。2016年10月至2017年3月，四川作為全國試點省，外國人來華工作許可工作也列為省委省政府深化人才發展體機制改革措施之一。2017年4月1日起，全國統一實施外國人來華工作許可制度。至此，全國統一建立起統一的外國人來華工作管理服務系統（http：//fwp.safea.gov.cn/）。通過現代化信息系統，將流程統一、材料統一、審批統一，為外國人來華工作的檔案管理提供了重要的統一途徑。除了對網絡系統中檔案的歸檔以外，還應對申請人所上傳附件材料，逐一下載到本地進行文件夾編錄保存。檔案材料可按申請時間、申請單位、國籍等分類，并以文件材料名標明所屬JPEG和PDF文檔資料。需要注意的是，因網絡系統及磁盤硬件的不可靠性，以月為單位對電子檔案進行備份是必不可少的環節。外國人來華工作管理服務系統也為跨地區檔案的查詢提供了便利，因本系統全國聯網，并將原外國專家來華管理服務系統的數據遷移完畢，那么只要輸入申請人姓名、性別、護照號、國籍等必須信息，便可以查詢到其在系統內相應的檔案記錄，對甄別其工作經歷是否真實、信用程度，提供了方便快捷的途徑，而不必跨地區調取個人檔案進行查詢，大大提高了審批效率，真正做到“數據網上行，信息多跑路，單位少跑路”。

2 傳統紙質檔案是外國人來華工作檔案管理的必備條件

除了網絡電子檔及本地電子檔材料便于檢索之外，必須將紙質材料按《外國人來華工作辦事指南》中所要求提交的材料順序備好，要求申請人單位簽署原件屬實的意見并加蓋公章后存檔，一是為審核相應材料時提供便利，二是為檔案存檔時制定統一的存檔標準。齊備檔案的存放也為外國人來華工作后續提供了便利，如申請續期、注銷、補辦等相應業務或處理特殊情況時，需翻閱原始檔案進行核驗。 但要注意的是，外國人來華工作許可檔案與一般檔案不同，涉及不同國籍申請人提交的材料，如學歷學位證書、無犯罪記錄證明及相應國家行業主管部門及外交部門出具等認證件，那么就涉及不同國家的語言文字。除了在申請階段要求必須提供中文翻譯件外，還應對翻譯內容的質量、文檔格式、對應材料順序進行高質量的把控。申請單位通常出具等中文翻譯件有兩種：一是具有翻譯資質的機構出具的翻譯件，二是申請單位自行翻譯件，這就要求經辦人員除了掌握一般的檔案業務外，對此項工作對專業性提出了更高的要求。在審核流程中，因僅要求申請人在最終環節出示原件，原件材料是不裝入檔案的，那么，在審驗原件和復印件是否一致時，需要經辦人仔細比對，尤其是在驗證我國駐外使館認證件時，使用相應工具進行掃描鑒別，防止偽造文書的情況出現。最終，檔案整理工作中，將申請人齊備的材料按要求裝訂成冊以后，依次按照經辦人初審、科室長審核、分管領導審批的步驟，制證后正式將整套材料正式存檔使用。

3 樹形組織結構形式是外國人來華工作檔案管理的良好方式

因涉及已聘請及有聘請意向的單位較多，利用現代化管理途徑，相應創建了本地區外國人來華工作許可工作群，將涉及單位納入管理，提供方便、快捷的咨詢途徑。另外，按受理部門、用人單位、下屬在聘外國人的樹形組織機構形式對其檔案進行管理，既清晰明了掌控所屬信息，又能明確在所轄范圍內的流動方向。同時，整個外國人來華工作管理系統的審批檔案信息，交換到外事、公安等部門，未來還將與海關、稅務、教育等部門互通互認，大大提高了工作效率。

檔案管理貫穿于外國人來華工作管理服務中，努力提升外國人來華工作管理服務檔案工作的科學化、規范化、信息化、國際化水平，積極服務我地區人才強州戰略。

作者簡介

譚超（1990-），男，漢族，四川省涼山州西昌市，助理館員，大學本科，涼山州人力資源和社會保障信息中心，檔案管理。