論高校教職工體檢檔案的人性化管理

摘 要：關注教職工身心健康，維護教職工的健康知情權和隱私保密權，是工會維護教職工切身利益、服務教職工的一個重要體現。特別是現在快節奏的工作環境下，競爭日愈激烈，相隨而來的是緊張生活狀態下的亞健康狀態和各種職業病。每年一度的健康體檢，可以讓職工及時了解自己的身體狀況，以便做到早發現、早治療。如何加強對職工體檢檔案的人性化管理，既能尊重職工的隱私，又能提醒和幫助教職工關注自己的健康，為教職工做好服務，是新時期工會工作人性化管理要探討的內容之一。

關鍵詞：教職工;體檢檔案;人性化;管理

關注教職工身心健康，維護教職工的健康知情權和隱私保密權，是工會組織維護教職工切身利益、服務教職工的一個重要體現。特別是現在快節奏的工作環境下，競爭日愈激烈，相隨而來的是緊張生活狀態下的亞健康狀態和各種職業病。每年一度的健康體檢，可以讓職工及時了解自己的身體狀況，以便做到早發現、早治療，這是工會工作人性化管理與服務的內容之一，也是工會組織加強凝聚力的有力體現。

1 教職工體檢檔案與其他檔案的區別

教職工體檢檔案是記錄職工體檢的真實信息，是職工身體素質的最直接體現和反映，內容包涵了普通的身高、體重、血壓、心電圖，也包涵了較為隱私的肝功和血常規、男女科檢查、家庭病史等。由學校工會的專門人員負責存放管理。

其他檔案包括組織人事檔案、學籍學案、教學檔案。分絕密、機密和秘密三種。分別由人事部門、教務部門和學生管理部門的相關人員保存管理。

1）人事檔案。人事檔案是記錄職工各種履歷的綜合信息庫，由于檔案中種類表格或信息大部分均屬個人填寫，牽涉到每一位教職工的工資信息、人生履歷、各種嘉獎或處分等最原始的信息，它的借閱和查看，要履行嚴格的手續，除了檔案人的書面申請外，還要由部門負責人的簽字、人事部門的領導同意后，再到檔案管理人員那填寫借閱表，方能查看或借走翻閱。

2）學籍檔案。學籍檔案則是學生在校期間校園生活的真實記錄和反映，直到該生畢業后，學籍檔案中的一部分要轉成人事檔案，歸其所從屬的單位人事部門或當地的人才管理中心保管存放。學生個人沒有權利查看本人的學籍檔案的。就是有查看的訴求和必要時，也要遵循相關的借閱規定，辦理相關手續后方能借閱。

3）教學檔案。教學檔案是教師記錄教學信息、總結教學規律、反映教學效果、研討教學方法的檔案記錄。它是相對來說，開放性比較強的一類檔案，可以在學校內部進行交流和互查，由學校的教務管理部門負責管理。隨著現代化的辦公手段應用，許多高校的教學檔案由原始的紙質材料變為電子檔案，特別是互聯網的應用和各種教學管理軟件的設計，使得教學檔案的保管和互查進一步方便、快捷，極大地提高了效率和檔案的應用率。

2 體檢檔案管理人員的職責

作為體檢檔案管理人員，對職工的體檢檔案管理要做到“四不”：不壞、不亂、不丟、不散。不壞，就是體檢檔案保管要完好無損，不致因各種不利因素而致檔案的損壞;不亂，就是要求檔案保管工作有秩序，不雜亂，檔案整齊規范，查找方便;不丟，就是體檢檔案的保管要絕對安全，不能因工作疏忽而毀壞或遺失;不散，就是檔案的保管要相對集中，這樣方便檔案的管理，不因檔案的分散存放而造成管理不便，甚至遺失丟露等情況的發生?！八牟弧惫芾砉ぷ骺简灹藱n案管理人員的責任心和素質，也體現了耐心和工作方法的靈活。

3 對體檢檔案的管理方式探討

由于現代電子技術和網絡科技的普及，采用微機化管理和紙質檔案存放相結合的教職工體檢檔案保管方式，是絕大多數高校工會保管和存放教職工體檢檔案的手采用方法。這是因為：

1）紙質體檢檔案材料是最原始的教職工健康資料和數據的體現方式，因為每一項的檢查都要經過醫生和檢驗人員的簽字蓋章認可，其檢查結果真實可靠，很難再進行人為的偽造、更改。具有較高的真實可信度。且紙質體檢檔案也是電子體檢數據庫建立的最原始依據和憑證。

2）電子體檢數據庫的建立，是在紙質體檢材料的基礎上，為了查驗和保存的方便，通過設立特殊的軟件或建立電子文檔、電子表格等形式，把教職工各種體檢信息和健康狀況記錄在電腦系統，方便查詢和管理。

3）電子體檢檔案的管理要求管理人員不僅要有熟練操作微機的能力，還要有較高的素養，因為體檢檔案畢竟也牽涉到教職工的個人隱私，這要求管理人員的保密性工作要做到位，不能泄露教職工的患病隱私，尤其是大家都很敏感的乙肝大小三陽、生殖系統的病變等，不要給教職工帶來心理壓力和猜忌，這樣方能體現出工會組織對教職工的維護職能，和體現維護職能所采取的人性化管理手段。

4 電子體檢檔案的查閱

成立體檢電子檔案，最主要的是方便管理和查閱。但是這個查閱也要有嚴格的規定，要履行相關的手續才能查閱，這樣是為了尊重和保證教職工的個人隱私，也是體現人性化管理的重要方式。

如何在電子體檢檔案的查閱過程中，既能有效利用這一快捷方式，又能充分保障職工的隱私，我認為，首先，要制訂出完善的電子體檢檔案查閱制度和電子檔案管理人員的管理制度，制度是工作有序開展和進行的保障，有了有效可行、規范完備的制度作先行，就為了保障職工的合法權益與隱私提供了必要的條件。

其次，制訂嚴格完善的查閱手續，這是制度得以有效實施的保證和需要。手續應包括如下：印制專門的查閱表格供查閱人填寫，填寫內容包括姓名、所在部門、聯系電話、以及表格下注免責說明;查閱人應帶上自己的身份證或工作證，查閱前出示證件以證明身份;查閱人查閱的信息必須是本人或直屬親屬（夫妻、父母、子女），且出示相關的證件證明，如戶口簿等;如代人查閱，須有被查閱人的許可（電話許可、身份證許可），方能查閱電子檔案。電子檔案管理人員有義務交待，查閱直系親屬以外的體檢檔案，需要征得他人的同意并簽署免責同意書，以免不必要的糾紛，也是更好地尊重和維護第三方的隱私需要和管理手段。

5 對檔案管理人員的培訓

隨著《檔案法》的頒布實施，加之檔案工作的細致化要求和人性化要求越來越高，檔案管理人員的培訓和再學習也相應地提到檔案管理日程上來。通過培訓，讓檔案管理人員進一步了解檔案和檔案工作的收集、整理、文件的歸檔、電子檔案的管理、檔案的保管等相關制度和要求。通過培訓學習國家檔案的法律法規，明確紙質檔案和電子檔案收集、整理、管理的原則和方法，從理論和實踐上相結合，掌握檔案管理工作的基本方法和思路要求，具備獨立從事檔案工作的能力和獨立處理電子檔案事務的能力。培訓只是一種必要的管理手段而不是目的，培訓的目的是為了更好地做好檔案管理工作，使檔案更好地為教職工服務。

作者簡介

程瑞紅（1980-），女，漢，河南省濮陽市清豐縣，本科，檔案管理專業。