淺談如何實現水電公司檔案管理規范化

江賢英

摘 要：水電公司檔案是記載企業發展歷史的重要載體，是企業現代化建設重要內容。實現檔案管理規范化，能夠極大地提高水電企業檔案利用效率，實現資源共享。筆者以湖南芷江蟒塘溪水利水電開發有限責任公司（以下簡稱“蟒電公司”）為例淺談如何把檔案工作作為企業可持續發展的一項基礎性工作和提高企業管理水平的一項條件性工作，多措并舉，切實推動檔案工作上新臺階，實現公司檔案管理規范化。

關鍵詞：水電公司;檔案管理;規范化

1 蟒電公司檔案管理概況

湖南芷江蟒塘溪水利水電開發有限責任公司（簡稱“蟒電公司”）成立于1997年5月。地處湖南省沅水一級支流舞水中游湘黔交界的芷江侗族自治縣境內，是一座以發電為主，兼有防洪、供水、養殖、旅游等綜合效益的水利水電樞紐工程，總裝機容量6萬KW，年平均發電量2.676億KWh，控制流域面積8182平方公里，被譽為保護湘黔邊區綠水青山良好生態的明珠工程和助推湘黔邊區脫貧致富生產發展的明星企業。

蟒電公司建成22年來，共形成了檔案資料1639卷（件）。其中：文書檔案275卷;工程建設檔案973卷;財會檔案252卷;照片檔案5件;電子檔案49件;實物檔案85件。因公司建設周期長、引進設備多元化，檔案工作一直是一個重點難點。在建設過程中，更多精力放在抓工程進度、質量上，忽視對檔案資料的整理保存。檔案管理人員臨時抽調，對檔案管理不熟悉，不專業。除了文書和工程建設檔案由專人管理外，其他檔案存在分散、零亂、質雜、量大等情況，不利于檔案的管理使用。

2 蟒電公司檔案管理規范化之路

近年來，蟒電公司高度重視檔案工作，經大力整改，2004月3月11日，蟒電公司企業檔案工作目標管理成功實現晉升國家二級;同年8月，再獲湖南省檔案局同意檔案驗收為優良工程;2018年1月10日，公司檔案工作規范化管理晉升為“省特級”。具體措施有：

2.1 強化組織管理

1）加強組織領導。公司班子成立檔案工作領導小組，辦公室增設綜合檔案室，集中統一管理各類檔案。綜合檔案室由辦公室主任直接管理，檔案室的日常工作設立專、兼職檔案員雙重把關。

2）加強制度建設。將檔案工作列入公司發展年度規劃;健全檔案工作制度并納入公司管理制度范圍;制定并落實歸檔、保管、保密、利用、安全保衛等多項制度。

2.2 改善保管條件

1）檔案用房。升級綜合檔案室庫房能滿足永久存放檔案的要求。做到了檔案庫房、辦公室、閱文室三分開，檔案室安全適用、整潔有序。

2）裝具設備。檔案庫房增加檔案密集架12列、30立方米，同時增設空調、去濕機和溫濕度自控系統，并配有電腦、打印機、復印機、照相機、防磁柜、消毒柜等設備。

2.3夯實基礎業務

1）歸檔統籌。推行文書處理和業務部門歸檔整理制度，除文書檔案統一由辦公室專職檔案員負責收集和整理之外，其他門類檔案由各業務部室兼職檔案員負責收集整理，全部于次年3月底前向綜合檔案室移交。

2）整理編目。公司認真制定《檔案管理工作規范》，各類檔案均按照業務規范整理，確保分類科學、裝訂規范、排列有序，編目規范、裝訂美觀。

3）保管維護。各種門類、載體的檔案實現存放整齊統一，符合要求。建立了全宗卷和庫房內檔案資料存放示意圖。并對破損、霉變、褪變檔案進行了修復、復制。

4）鑒定統計。規范開展到期檔案的鑒定工作，超過保管期限的檔案依法鑒定銷毀，建立檔案管理基礎情況統計臺帳，做到內容全面、數據準確。

5）檔案數字化。公司開發運用數字檔案管理軟件，實現文書檔案全部數字化處理和原文掛接。建立各門類各載體檔案的案卷和文件目錄數據庫，各門類檔案目錄都錄入電腦，數字檢索，方便快捷。

2.4 深化開發利用

1）利用服務。公司編制《案卷目錄》《歸檔文件目錄》及《專題目錄》等檢索工具。檔案員熟悉所管轄范圍及相關業務，調卷迅速、準確，能根據需要，快捷優質調檔。

2）編研工作。公司編寫《湖南芷江蟒塘溪水利水電開發有限責任公司檔案工作規范》《大事記》《工程建設項目簡介》《專題介紹》《檔案利用實例》等編研資料，檔案編研成果豐富。

3 結語

水電公司檔案是記載公司發展歷史的重要載體，是企業現代化建設中的重要內容，實現檔案管理規范化，能夠極大地提高水電企業檔案利用、服務效率，實現資源共享。每一個水電企業都需要高度重視檔案管理工作，因地制宜，結合實際。才能實現本企業的可持續發展，才能真正提升企業管理水平，才能確保本企業經濟效益和社會效益的雙豐收。

參考文獻

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