機關事業單位養老保險檔案管理中應注意的問題

呂亞楠

摘 要：伴隨著社會的不斷進步以及經濟的不斷發展，機關事業單位也迎來新的改革浪潮，傳統養老保險檔案管理模式已經無法適應當下的時代發展，檔案管理開始暴露出越來越多的問題，所以，機關事業單位需要及時改革養老保險檔案管理工作，提升檔案管理工作的科學性。

關鍵詞：檔案管理;問題;完善建議

我國國務院在2015年出臺了關于機關事業單位工作人員養老制度改革的決議，開始關注公民養老保險以及退休待遇的相關事宜。在改革過程中，因為機關單位養老保險檔案管理中存在諸多不足，給養老保險檔案管理工作帶來了諸多阻礙。針對這種狀況，需要提升員工檔案管理意識，革新當前的檔案管理模式，提升檔案管理工作的科學性。

1 機關事業單位養老保險檔案管理現狀

1.1 機關事業單位養老保險檔案特征

與機關事業單位的其他工作相比，檔案管理工作具有較強的特殊性，這主要體現在以下幾點：第一，具有較強的動態性，受到諸多客觀因素以及主觀因素的影響，機關事業單位內員工的薪酬、職位以及工作單位都會出現變動，在這種情況下，員工的養老保險也會相應出現變化，使得機關事業單位的養老保險檔案管理工作具備較強的動態性。第二，檔案數量多，我國養老保險制度處于不斷的完善之中，同時機關事業單位工作人員也在與日俱增，使得機關事業單位檔案規模龐大。第三，遵守以人為本的要求，機關事業單位中檔案工作的梳理以及養老保險制度的相關工作都以人作為管理對象，所以應當遵守以人為本的原則展開養老保險檔案管理工作。

1.2 機關事業單位養老保險檔案管理存在的不足

現階段，在養老保險檔案管理方面機關事業單位依然使用傳統的管理方法，這已然落后于時代發展的需求。第一，機關事業單位內并未針對養老保險檔案管理工作確定相配套的管理方案，在保險檔案管理工作中規范性較差、層次較低。第二，現階段我國養老保險檔案管理工作的科學性不高。各個事業單位會結合自身實際狀況制定相應的規定，可是在具體工作中并未形成統一的工作標準，導致檔案管理工作沒有標準可以遵循，事業單位各行其是。不僅如此，因為機關事業單位員工存在較高的流動性，員工養老保險檔案丟失狀況并不罕見。第三，有相當一部分機關事業單位的職員并不了解檔案管理工作的意義，機關事業單位內的領導者對于檔案管理工作比較忽視，檔案管理整體能力較弱，與此同時部分業務人員對保險檔案管理工作的深遠意義了解不夠正確，在對待檔案管理工作時比較消極，養老保險檔案得不到科學歸檔。第四，大部分機關事業單位并沒有安排專門人員承擔檔案管理的相關工作，僅僅是由其他人員兼顧檔案管理工作，突擊整理檔案，可是因為這些人員并不具備檔案管理的能力，使得檔案存檔具有較高的混亂性，養老保險檔案價值得不到合理保障。

2 養老保險檔案管理工作完善方法

2.1 完善檔案管理制度，提升檔案管理科學性

為了能夠進一步改進機關事業單位養老保險管理工作，確保檔案管理工作能夠順利實施，需要以單位內檔案管理現狀為依據，從問題之處著手，對現行的檔案管理制度進行完善，明確檔案管理標準以及管理流程，確定檔案的歸檔范圍，為后期檔案使用奠定基礎。另一方面，還需要重視檔案分類管理工作、檔案報名工作以及檔案存檔工作，從制度層面上針對檔案管理的所有環節予以規范。

2.2 強化職員管理意識，改進組織領導機構

由于員工對于檔案管理認識不夠，因此需要在單位內大力宣傳檔案管理，讓機關事業單位的工作人員了解檔案管理工作的重要性，以更為積極的態度對待工作。此外，單位領導也需要注重檔案管理工作，安排專人負責檔案管理工作，在單位內部組建專門的養老保險檔案管理小組，為檔案管理工作的開展提供人力基礎。

2.3 革新檔案管理模式，提升檔案管理工作信息化水平

在過去，事業單位主要以人工的形式來整理養老保險檔案，工作效率低下。但是伴隨著網絡技術在各個領域的運用，也為檔案管理信息化帶來了機遇。首先，機關事業單位需要采用數字化檔案管理方法，充分利用信息技術把文字資料轉變成數字化資料，并利用信息化手段加以整理。再者，采用自動化檔案管理手段，借助于信息技術實現檔案的自動化管理，這主要體現在關鍵詞搜索、檔案收集與篩選等方面。然后，實施互動化檔案管理手段，提升檔案資料的互動性，不斷提高事業單位養老保險管理能力。

2.4 針對檔案管理人員組織培訓，提升檔案管理人員的業務水平

為了提升養老保險檔案管理工作的規范性，機關事業單位急需培養一批掌握檔案管理能力的人員，組建檔案管理工作團隊，結合團隊內職員的具體工作狀況有針對性的組織培訓。第一，機關事業單位可以邀請高校內的專家為檔案管理人員提供理論培訓，幫助職工掌握更多與養老保險檔案管理相關的理論知識。第二，盡量為職工爭取省開展的檔案管理培訓名額，安排相應的檔案管理職工參與培訓，不斷革新相應職工的檔案管理理念，將先進的理念應用于實踐中。第三，針對檔案管理員工展開信息化技術培訓，確保養老保險檔案管理人員能夠掌握信息化手段，并在今后的工作中展開信息化管理，通過各種軟件建立相應的檔案自動化管理體系，利用信息化技術開展工作。通過這幾種方式提高機關事業單位內檔案管理工作人員的專業水平，為檔案管理奠定良好基礎。

3 機關事業單位養老保險檔案管理案例分析

3.1 概況

這幾年，某機關事業單位在養老保險檔案管理工作中存在諸多不足，比如并未針對檔案管理工作制定統一的標準、沒有安排專人負責檔案管理工作、事業單位內對于養老保險檔案管理認識并不準確等，針對這種狀況，該事業單位需要立足基礎，對現有的檔案管理模式予以改進。

3.2 主要措施

為了有效提升該單位養老保險檔案管理水平，主要實施了這幾種方法：第一，制定較為系統的檔案管理制度，結合檔案管理工作存在的問題以及實際需求，制定檔案管理工作標準，為相關人員開展檔案管理工作提供依據。第二，成立專門的檔案室，在檔案室內配備檔案管理的設施。第三，安排專門人員負責檔案管理工作，該事業單位在各個部門均安排了負責檔案管理工作的人員，由其負責部門內的檔案整理與歸檔工作，將所在部門的檔案資料梳理清楚交給檔案室予以報關，建立科學有效的養老保險檔案管理網絡。第四，組織員工開展檔案管理培訓，不斷創新檔案管理員工的專業理念，提升檔案管理員工的理論素養，并指導檔案管理員工使用先進理念開展工作。

4 結束語

通過上述內容不難看出，在社會不斷變化的今天，針對機關事業單位養老保險檔案管理工作實施改革具有深遠意義，要求機關事業單位領導以及基層職工認識到檔案管理的重要性，完善現行的檔案管理制度，革新檔案管理人員的專業理念，加大檔案管理信息化力度，針對檔案管理人員定期展開培訓，提升人員的專業素養，從而使得機關事業單位養老保險檔案管理工作越來越科學化。

參考文獻

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