淺談檔案工作的幾點認識

摘 要：一直以來，檔案管理工作都是行政管理中的重要內(nèi)容。雖然當前的檔案管理形式與以往存在著差異，但是依然沒有脫離檔案收集、鑒定、整理、歸檔、利用等的本質(zhì)。就目前而言，檔案管理工作還存在一些不足，本文從提高檔案管理水平、增強檔案創(chuàng)新意識及發(fā)揮檔案管理隊伍主體作用等幾個方面對檔案管理工作進行論述，以供參考。

關(guān)鍵詞：檔案工作;檔案管理

1 引言

隨著時代的不斷發(fā)展，檔案管理工作的標準與要求也在逐步提高，以往按部就班式的檔案管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)當今時代檔案管理工作的開展需求。當前，檔案管理工作不僅需要專業(yè)的知識和技術(shù)，同時還需要具有依法治檔的自覺性和增強檔案創(chuàng)新意識和能力，這不僅是檔案管理工作的需要，同時也是檔案管理發(fā)展的需要。特別是在如今互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)發(fā)達的時代，檔案管理工作已經(jīng)完全脫胎于傳統(tǒng)的檔案管理模式，而是向著更加專業(yè)、更加高效、更加創(chuàng)新的方向發(fā)展[1]。

2 提高檔案管理水平

1）加強學習，提高依法治檔的自覺性。一是加強檔案法制建設(shè)。通過認真學習《中華人民共和國檔案法》和《中華人民共和國檔案法實施辦法》等法律法規(guī)，有效提高了檔案管理人員的檔案法制意識，增強了做好檔案工作的積極性和自覺性，為依法治檔營造了良好的氛圍。二是加大力度宣傳《中華人民共和國檔案法》，擴大影響，增強檔案意識，檔案意識是前提，領(lǐng)導干部重視是關(guān)鍵，群眾是基礎(chǔ)。宣傳好《中華人民共和國檔案法》也是依法治檔的基礎(chǔ)，只有這樣才能提高依法治檔的自覺性。

2）規(guī)范管理，提高檔案利用率。檔案管理工作的開展包括多方面內(nèi)容，不僅包括檔案的收集、鑒定、整理、歸檔、借閱等基礎(chǔ)日常工作，同時還包括對檔案的分類、排列、編號、編目等精細化的工作。一是增強服務(wù)意識。檔案的最終目的就是利用，發(fā)揮它潛在的經(jīng)濟效益和社會效益。因此，檔案管理工作必須編制多種檢索工具，多渠道、多途徑地開發(fā)檔案信息資源，使檔案為領(lǐng)導決策提供依據(jù)，更好地為各項工作服務(wù)，這也是提高管理水平和開發(fā)利用檔案信息的重要手段。二是在利用方面，采取為查檔者盡快查找資料和主動上門提供信息相結(jié)合的形式，為管理工作提供快捷、準確的服務(wù)，大大節(jié)省了人力、物力、財力，保證各項工作的順利進行，對于促進管理、技術(shù)進步和提高社會效益發(fā)揮了顯著的成效。三是精簡檔案管理流程，嚴格按照檔案管理規(guī)章制度開展工作。特別是對于檔案管理工作較為繁瑣或者復(fù)雜的工作方式或方法進行優(yōu)化，通過采用信息化的技術(shù)，使用計算機進行檢索，準確性好，能夠最大限度的獲得檔案的資源，實現(xiàn)檔案的安全共享，從而提高檔案管理工作的效率和利用率。

3 增強檔案創(chuàng)新意識

1）檔案管理創(chuàng)新思路。當前，創(chuàng)新是我國社會發(fā)展的主流思想意識，這不僅體現(xiàn)于科技領(lǐng)域，檔案管理等傳統(tǒng)領(lǐng)域同樣需要創(chuàng)新。然而，創(chuàng)新并不是一蹴而就的，首先需要檔案管理人員具備創(chuàng)新的思路和意識。就目前而言，領(lǐng)導層應(yīng)當發(fā)揮檔案管理人員的主觀能動性，引導檔案管理人員積極創(chuàng)新、勇于創(chuàng)新。其次，領(lǐng)導層應(yīng)當從檔案管理工作的全局性角度出發(fā)，進而實現(xiàn)檔案管理工作整體性的創(chuàng)新，從而提高檔案管理工作的整體效率。一是轉(zhuǎn)變觀念，增強管理意識。尤其是增強領(lǐng)導的管理意識，要充分的認識到檔案管理工作對于各項工作開展的意義，將檔案管理工作納入議事日程，明確職責，采取措施，制定相應(yīng)的考核辦法及規(guī)劃，從而推動檔案管理工作更好地開展。二是建立健全檔案管理規(guī)章制度，實現(xiàn)檔案管理工作科學化、制度化、規(guī)范化。檔案的形式、整理、歸檔等環(huán)節(jié)應(yīng)制定詳細、具體的規(guī)定：明確領(lǐng)導、各相關(guān)部門與檔案管理人員的職能，將檔案管理工作落到實處;對檔案收集和歸檔范圍進行明確規(guī)定，確保檔案的歸檔率、完整率與準確率達到預(yù)期目標;將檔案管理工作納入績效考核范圍。考核內(nèi)容為資料收集、編制是否做到齊全、準確、規(guī)范，責任是否落實到位;將檔案管理模式由過去的分散式轉(zhuǎn)變?yōu)榧惺剑瑢崿F(xiàn)現(xiàn)代化管理。三是加大檔案硬件投入，圍繞保障庫房專用、提高存放容量、確保實體安全以及規(guī)范整理利用這四個目標，切實夯實檔案管理現(xiàn)代化。

2）檔案管理創(chuàng)新模式。檔案管理工作模式是決定檔案管理效率以及管理水平的重要因素，創(chuàng)新檔案管理模式必然能夠在一定程度上提升檔案管理工作的整體效率和水平。具體而言，檔案管理創(chuàng)新模式應(yīng)當從實際出發(fā)，刪繁就簡，優(yōu)化檔案管理工作的步驟與流程，實現(xiàn)操作創(chuàng)新[2]。其次，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理的信息化建設(shè)與應(yīng)用同樣不容忽視。檔案管理人員不僅要建立符合自身檔案管理應(yīng)用需求的檔案管理信息化系統(tǒng)，同時還要更大限度地發(fā)揮該套信息化系統(tǒng)的作用，以提高檔案管理工作的準確性和效率。同時，檔案管理人員需要不斷地優(yōu)化檔案管理系統(tǒng)的作用和功能，從而提高檔案管理工作的信息化建設(shè)水平，以實現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)的持續(xù)創(chuàng)新。

4 發(fā)揮檔案管理隊伍主體作用

1）更新觀念，樹立歷史責任感和使命感。檔案是指國家機構(gòu)、社會組織和個人在社會活動中直接形成的，保存?zhèn)洳榈奈淖帧D表、聲像及其它各種方式和載體的歷史記錄。具體形式多種多樣，比如文字、圖表、聲像等均屬于檔案的記錄形式。關(guān)于檔案的保存與管理由來已久，特別是在檔案信息表現(xiàn)形式和存儲形式日漸發(fā)達的今天，檔案管理工作顯得尤為重要。檔案管理人員作為開展檔案工作的行為主體，對此，檔案管理人員應(yīng)該有針對性地開展各種研討會，既能夠?qū)Ξ斍皺n案管理工作中存在的不足進行討論與優(yōu)化，同時又能夠指導和解答相關(guān)部門提出的問題，從而樹立高度的歷史責任感和使命感，以更加嚴格的標準和要求規(guī)范自身的工作與行為，進而將檔案管理工作中的“人”的作用發(fā)揮到最大。其次，隨著時代的發(fā)展，檔案管理工作的理念以及模式均發(fā)生較大的轉(zhuǎn)變，因此檔案管理人員應(yīng)當更新檔案管理觀念，跟上時代的發(fā)展步伐，與時俱進，只有這樣才能持續(xù)推動檔案管理工作的又好又快發(fā)展。

2）重視人才培養(yǎng)，提高綜合素質(zhì)。正所謂：人才是引領(lǐng)發(fā)展的第一動力，所以檔案管理工作的開展需要重視人才的培養(yǎng)與綜合素質(zhì)的提高。首先，檔案管理部門應(yīng)當制定培養(yǎng)計劃，采用進修、教育、培訓等方式來提升檔案管理人員的知識水平及業(yè)務(wù)素質(zhì)。內(nèi)容和形式可以多元化，但是需要保證培訓內(nèi)容的專業(yè)性、豐富性、深度性、價值性和實用性，以此提高檔案管理人員學習的積極性[3]。其次，人才的培養(yǎng)既要具有統(tǒng)一性，又要具有針對性，同時還要具有持續(xù)性。所謂統(tǒng)一性，即是指培訓工作需要面向檔案管理人員及相關(guān)部門兼職檔案員，而不僅僅是幾個或者一部分人員;針對性則是對學習能力強而且愿意承擔更大責任的人員，領(lǐng)導層要重點培養(yǎng)，使其掌握更精深的檔案管理知識和信息化技術(shù)知識，使其能夠承擔起檔案管理工作的開展重任;持續(xù)性既是指對檔案管理人才的持續(xù)性培養(yǎng)，又是指對檔案管理培訓工作的持續(xù)性開展。因為只有將人才培養(yǎng)工作貫徹到底，才能真正實現(xiàn)檔案管理工作的有效開展。

5 結(jié)語

總而言之，檔案管理工作的有效開展不是一件簡單、容易的事情，需要領(lǐng)導干部、相關(guān)部門負責人以及檔案管理人員的高度重視、共同努力，在保證統(tǒng)一思想意識的前提下，檔案管理工作需要從依法治檔、提高檔案利用率、創(chuàng)新檔案管理思路以及發(fā)揮檔案管理隊伍主體作用四個方向出發(fā)，始終堅持以人為本，以法律為依據(jù)，以效率為優(yōu)先，以創(chuàng)新為路徑的理念，提升檔案管理工作的整體水平。

參考文獻

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[3]李麗紅.對做好城建聲像檔案工作的幾點認識——以黑河市城建檔案館為例[J].黑龍江檔案，2018（03）：70.

作者簡介

羅彬彬（1972-），女，廣西金秀，大專，研究方向：檔案管理。