略談做好檔案管理的價值及實現路徑

摘 要：無論是在企業經營發展過程中，還是在行政事業單位運轉過程中，都會形成相應的檔案，檔案不僅是單位發展的見證，同時也能夠為解決很多實際問題提供依據，這使得檔案管理工作成為一項重要工作，同時檔案管理的水平如何，直接體現著單位的內部管理能力。但是目前很多單位在檔案管理方面還是存在一定的不足，究其原因，對于檔案管理的價值沒有形成充分認識是重要因素。本文將對做好檔案管理的價值及實現路徑進行論述。

關鍵詞：檔案管理;價值;實現路徑

在事業發展過程中，往往會形成相應的檔案，檔案不僅是事業發展的見證，同時也能夠為解決很多實際問題提供依據，對于工作的規范性、有序性有著重要影響，這使得檔案管理工作成為一項重要工作，同時檔案管理的水平如何，直接體現著單位的內部管理能力。但從目前很多單位實際情況來看，在檔案管理方面，問題也比較明顯，比如對于原始材料管理的混亂，檔案的更新、歸檔工作不及時，以及檔案隨意借閱等，都時有發生，究其原因，對于檔案管理的價值沒有形成充分認識是重要因素。本文將對做好檔案管理的價值進行闡述，同時重點分析如何做好檔案管理工作。

1 檔案管理工作的價值

1.1 確保經營管理工作的正常進行

眾所周知，企業經營管理形態多種多樣，且很多經營項目、管理活動本身具有復雜、繁瑣的特點，再加上一些單位在生產經營過程中，也會遇到各種技術、方案更改行為，如果只是依靠參與其中的一些內部人員的記憶來對企業經營管理情況進行把握，而沒有健全完善的檔案管理體系，那么久而久之，對企業經營管理情況的了解就會混亂模糊，給后期一系列工作造成很大的阻礙。而且一個不可忽略的事實是，很多企業經營管理過程中，往往因為種種因素，工作實際和計劃會發生一定偏離或者是存在一定差異，面臨一些臨時性、突發性的問題，如果在企業經營管理的過程中，也沒有對相關檔案進行及時更新補充，使得檔案和實際情況存在一定出入，將難以在問題出現的情況下找到合適的追溯依據。

1.2 促進檔案價值的有效發揮

對于任何一家企業來說，從成立運行開始，便會相應地形成企業檔案，包括企業的制度、資料、賬目、工作底稿等，且會隨著企業的發展而不斷擴充更新。而檔案在企業發展過程中也有著重要作用，能夠為企業在經營、管理方面遇到的很多問題提供依據或者幫助，這也是檔案的重要價值所在，因此，做好檔案的規范管理對于企業十分重要。但是檔案要能夠發揮價值，必然需要檔案本身的客觀性、完整性、真實性，這就給檔案管理工作提出了一定都要求，依靠良好規范的檔案管理工作，并做好檔案管理和企業經營管理的同步進行，將能夠確保檔案的客觀性、完整性、及時向，真實性，進而促進企業檔案價值的發揮能夠持續提升。

1.3 有助于提升風險處理水平

做好檔案的管理，對于企業的風險管理水平同樣有著重要意義。主要是因為企業檔案詳細記錄了企業在技術、財務、安全、采購、驗收、內外協調等各方面的重要信息，而企業經營管理過程中，如果遇到需要確定事實、明確方案、核查賬目、了解原委等方面的需要，往往需要借助檔案，同時，在企業經營管理過程中，如果在質量、安全、財務內控等方面發生了異常風險情況，并造成損失，也需要通過檔案上的痕跡才能夠進行有效的問責。而做好檔案管理工作，使檔案信息更具效性，才能夠使得檔案管理能夠在企業風險處理方面發揮有效作用。

2 如何做好檔案管理工作

2.1 加強重視，優化管理

首先，作為企業負責人，應當要清楚認識到檔案的有效管理對于企業經營管理工作的順利進行所產生的影響，高度重視檔案管理，尤其是要意識到檔案和對于企業在問題解決、風險管理等方面的意義，在此基礎上就如何促進檔案管理工作的高質量進行展開深入謀劃、認真研究，尋找切實可行的提升措施。其次，作為對檔案管理質量有重要影響的檔案管理人員，企業應當要重視對這部分崗位人員的崗位價值提升，一方面，通過內部外宣傳渠道，引進專業檔案管理人員的加入，確保穩定、可靠地獲得檔案管理人才補充渠道，保證隊伍的專業性;另一方面，經常開展一系列檔案管理專業知識培訓，強化專業技能培訓，切切實實提升水平。此外，還要進一步提高工作效率，對檔案管理人員工作流程進行跟蹤，優化檔案管理流程，提高工作效率。第三是要擴大檔案管理培訓的范圍，不僅是要針對專職的檔案管理員，對全體成員都有必要開展有關檔案管理方面的技能教育，在提升檔案專職管理員業務能力的同時，也提高企業全體人員對于檔案管理重要性的認識，共同配合完成好檔案的更新、管理工作。

2.2 完善檔案管理體系

俗話說“事業發展，體系先行”，因此，企業應當要重點加強對檔案管理體系的建設，以確保檔案能夠和經營管理工作同步有效進行。具體措施方面，一是要立足于企業實際需要，制定完善的檔案管理制度，要能夠涵蓋檔案管理事前、事中、事后等各個環節的管理，使得檔案管理制度能夠為檔案的及時更新維護提供良好的內容依據。二是要深入推進檔案的紙質外包、體系搭建、電子化歸檔等方面的管理體系建設工作，在單位管理能力有限的情況下，可以與外部公司進行深入合作，推進檔案的規范化和體系化，充分利用公司的資源，提高檔案管理效果。第三是要完善檔案管理人員工作考核體系，促進相關人員能夠對制度執行形成敬畏之心，并充分重視對制度的貫徹落實。

2.3 完善檔案的流程管理

在規范檔案管理流程方面，一是在相關檔案入庫之前，應當要求檔案專柜保管，檔案存放專柜，或者是檔案室或者檔案庫房要配備防潮、防光、防高溫、防塵、防蟲、防火設備和防護手段，確保相關檔案安全。二是要做好檔案的及時收集整理工作，對于檔案原始材料，可以暫行保管本部門，但是應當定期將檔案材料移交至上級專用檔案管理庫。三是對于歸檔后的檔案，如需借閱，應當由申請人提出書面申請，填寫檔案借閱審批單后按流程報批，對于一些比較重要的檔案，在借閱時不得帶離檔案室，且需在檔案管理崗監督下進行現場查閱或者復印。

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作者簡介

程陽（1983-），女，貴州遵義市，本科，四川省宜賓市中核建中核燃料元件有限公司，研究方向：檔案管理。