淺析技術機構檔案管理的方法與技巧

鄒春艷?劉永貴

摘 要：受經濟與科技快速發展、各領域改革深化的影響，技術機構檔案管理工作也在不斷發生變化。基于此，本文將圍繞技術機構檔案管理的方法與技巧開展深入研究，希望研究內容能夠為相關檔案管理工作者帶來一定啟發。

關鍵詞：技術機構;檔案管理;技術檔案

技術機構檔案管理存在較高重要性，該工作直接影響基礎資料保存，資料的完整性和準確性也會受到影響，同時還能夠為技術機構各項工作的開展提供依據。為進一步提升技術機構檔案管理水平，正是本文圍繞該課題開展具體研究的原因所在。

1 技術機構檔案管理的方法

1.1 技術檔案管理方法

技術檔案管理屬于技術機構檔案管理的重點之一，這一管理需圍繞歸檔、存儲、變更、催還續借四方面展開。歸檔管理需關注計量技術檔案涉及的量值溯源、儀器設備更換、儀器設備停用、標準器考核、能力核驗、人員培訓、計量標準器定期檢定證書，由于檔案信息搜集屬于長期、精細、總體而全面的工作，因此歸檔管理必須保證每項基礎工作搜集的總體性和有效性;存儲管理需重點關注技術檔案的存放格式，以此實現技術檔案的規范建檔和準確存放，并為技術檔案查找提供支持。在具體實踐中，應基于種類區分，并明確檔案存放格式內容，包括保管人、存檔位置、存檔日期、檔案名稱、頁數、類別、序號等;變更管理需關注重大的技術檔案內容變化，并以此明確變更程序，必須由檔案管理員完成具體的變更手續。變更管理的核心在于技術檔案一致性的保證，因此技術檔案格式調整必須在特殊情況下進行，如存在重要問題或重大改動工作需要，內容調整也需要以原有內容為基礎，以此實現全過程管理并保證原有信息存留;催還續借管理可有效提升技術檔案使用率，避免使用人手中技術檔案留置時間過長或無故留置情況出現，檔案部門還應針對性設立相關催還與續借制度[1]。

1.2 明確檔案歸檔范圍

為明確檢測機構檔案歸檔范圍，應以考核規范為依據，《法定計量檢定機構考核》（JJF1069-2007）涉及的檔案管理內容需得到重點關注，以此明確歸檔范圍，增加相應的管理內容。具體應包括計量檢定規程、技術規范、技術標準、機構設置文件、法人代表任命文件、法人資格、機構管理制度、質量體系文件質量手冊、質量活動記錄、程序文件、內部管理職責、實驗室認可證書、上級部門鑒定證書、計量標準考核證書、檢測證書報告等。而基于《計量標準考核規范》JJF1033-2008，歸檔范圍還應包括計量標準相關的更換申請表、重復性穩定性考核記錄、考核證書、技術報告、履歷表、操作程序、技術規范、檢定校準證書、人員資格證明以及相關管理制度、等內容。此外，人員技術檔案、人員培訓計劃、各類事項處理結果記錄、檢測證書報告的原始記錄與副本也應納入檔案歸檔范圍，人員技術檔案主要包括畢業證書、檢定員證、審核員證、各類聘書和授權文件、繼續教育學分證書、培訓證明、論文論著、計算機等級證書、英語等級證書等。為更好適應機構考核，檢測機構檔案管理工作還應做好標準清理、檢驗報告整理、考核資料歸整等工作，由此順利通過機構考核，檔案管理工作的質量即可得到更好保障[2]。

2 技術機構檔案管理的技巧

2.1 儀器設備檔案管理技巧

為更好開展技術機構檔案管理，儀器設備檔案管理技巧的掌握極為關鍵。近年來各類先進儀器設備開始大量應用于技術機構，淘汰設備、正在使用設備、最新設備的管理工作也日趨復雜，且工作量不斷擴大，因此必須開展嚴謹、科學的儀器設備檔案管理，具體管理應圍繞使用權限管理與儀器設備管理展開。使用權限管理指的是基于互聯網技術及相應檔案管理系統，開展分級管理，如檢測結果的登錄應由具有檔案管理權限的人員負責，且記入后不得隨意修改與刪除。具有檢測權限的人員則可以通過系統錄入檢測使用的設備儀器、檢測環境、檢測時間等數據，由此統一匯總，即可保證檢測報告的權威性、嚴謹性、科學性。具體應以管理、修改、刪除為一級權限，以修改、刪除為二級權限，以數據上傳為三級權限。在具體的儀器檔案管理工作中，應圍繞購置申請、報價單、設備技術論證、購置合同、規格型號、生產廠家、使用期限、購買時間、專職管理人員、報廢處理展開。為保證儀器的有效使用率，檔案管理還應嚴格結合操作規程，以此錄入相關信息，為故障原因追蹤提供支持，檔案管理工作可由此較好提升儀器設備的使用壽命。

2.2 專業人員技術檔案管理

隨著技術機構人員素質的不斷提升，為適應社會發展變化，檢測機構對專業技術人員的要求也在隨之提升，高水平的檔案管理能夠在一定程度上滿足這種要求。通過利用數據庫技術與計算機技術，可較好服務于專業技術人員的檔案管理，這一管理可圍繞人員信息檔案、科研技術檔案、考核材料檔案、人員變動檔案展開。結合上文提及的相關內容，人員信息檔案管理應重點關注學歷學位證書、繼續教育證書、進修研習證書、專業技能培訓、操作員證、上崗證等各類專業技能證書，滿足相關履職需要;科研技術檔案管理需圍繞專業技術檢測總結、會議論文、學術論文、技術報告、科研課題等相關材料展開;考核材料檔案管理需關注述職報告、重大失職與失誤、年度完成工作量等內容;人員變動檔案管理需重點關注技術人員檔案的更新，追蹤溯源檢測歷史數據，真正做到有據可查。

2.3 開展動態化、網絡化、數字化管理

技術機構檔案管理的動態化、網絡化、數字化探索同樣需要得到重視，以此建立健全檢測技術機構檔案管理信息新系統，即可進一步提升檔案管理水平。以技術機構的人員技術檔案管理為例，應針對性建設管理子系統，子系統應由3個模塊組成，同時還需要嚴格規范歸檔內容。模塊包括人員信息查詢與維護模塊，以及持證情況統計模塊，基本信息、主要學歷、科研項目成果、工作經歷、持證情況、培訓記錄、學術論著、備注則屬于歸檔內容，由此可滿足相關規范標準需要。通過針對性建立和應用子系統，動態化、網絡化、數字化的技術機構檔案管理可順利實現，人員技術檔案的管理效率和安全性均可得到較好保障，檔案的利用效率也能夠大幅提升。動態化、網絡化、數字化的技術機構檔案管理必須嚴格遵循相關法規標準，并需要重點關注上級單位的人力資源檔案管理制度，以此做到與上級單位檔案、人力資源等信息管理系統的互通互聯，檢測機構的檔案管理即可發揮更大的社會效益和經濟效益。值得注意的是，考慮到現階段我國技術機構檔案管理普遍存在管理人員職業素養偏低、檔案管理體系不合理等不足，員工職業素養和專業技術能力的培養、技術機構本身建設的推進、嚴格的檔案管理獎懲制度落實同樣需要得到重點關注，由此即可進一步提升檔案管理人員的主觀能動性，提高檔案管理水平。

3 結論

綜上所述，技術機構檔案管理需關注多方面因素影響。在此基礎上，本文涉及的儀器設備檔案管理技巧、專業人員技術檔案管理，以及動態化、網絡化、數字化管理等內容，則明確了新時期技術機構檔案管理重點。為進一步提升技術機構檔案管理水平，各類新理論、新技術、新設備的應用必須得到重視。

參考文獻

[1]張春梅.從機構考核談計量技術檔案管理[J].才智，2018（29）：201-202.

[2]孫建偉，薛俊萍.“互聯網+”背景下的檢驗檢測機構檔案管理探討[J].科教文匯（上旬刊），2018（06）：191-192.

作者簡介

鄒春艷（1979-），女，重慶，本科，畢業重慶大學，副研究館員，研究方向：檔案管理。