社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理現(xiàn)狀分析及優(yōu)化措施探討

鄧振龍

摘要：經(jīng)濟(jì)建設(shè)與社會(huì)發(fā)展的持續(xù)深入，社會(huì)保險(xiǎn)也處在快速發(fā)展的進(jìn)程中，相應(yīng)的參保人數(shù)、覆蓋范圍均得以全面提升。社會(huì)保險(xiǎn)近年來的快速發(fā)展，使得社會(huì)保險(xiǎn)檔案數(shù)量呈現(xiàn)為迅猛增長(zhǎng)的態(tài)勢(shì)，社會(huì)保險(xiǎn)管理開始暴露出一定程度的問題，在一定程度上制約了社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作的開展。針對(duì)上述問題，本研究針對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行了系統(tǒng)的闡述，在此基礎(chǔ)上提出幾點(diǎn)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的優(yōu)化措施與建議，僅供參考與借鑒。

關(guān)鍵詞：社會(huì)保險(xiǎn);檔案管理;現(xiàn)狀;優(yōu)化措施

所謂社會(huì)保險(xiǎn)檔案，主要指的是生育保險(xiǎn)、工傷保險(xiǎn)、失業(yè)保險(xiǎn)、醫(yī)療保險(xiǎn)以及養(yǎng)老保險(xiǎn)等參保進(jìn)程中產(chǎn)生的檔案資料，其屬于社會(huì)保障管理的主要對(duì)象，能夠客觀反映廣大參考人履行繳費(fèi)義務(wù)、享受社保待遇的現(xiàn)實(shí)情況，對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)的影響巨大[1]。近年來我國(guó)社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)的持續(xù)發(fā)展，社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作面臨的工作量、工作壓力也在不斷增長(zhǎng)，加強(qiáng)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作優(yōu)化調(diào)整就成為社會(huì)各界共同關(guān)注的課題。

一、社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理現(xiàn)狀分析

（一）檔案管理意識(shí)較為薄弱

因?yàn)楦鞣矫嬉蛩氐挠绊懀蟛糠稚鐣?huì)保險(xiǎn)事業(yè)服務(wù)中心對(duì)于社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作的重視程度不足，社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)服務(wù)中心往往更為重視社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)層面，對(duì)于社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作的宣傳、引導(dǎo)不足，使得社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)服務(wù)中心內(nèi)部檔案管理意識(shí)方面較為薄弱，各個(gè)部門與檔案管理部門之間缺乏有效的銜接，制約了社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作的效率[2]。

（二）信息化建設(shè)存在滯后性

2019年正式跨入5G商業(yè)元年，各行各業(yè)均在開始全面推進(jìn)信息化建設(shè)，檔案管理事業(yè)自然也不例外。相較于快速發(fā)展的信息化技術(shù)來說，社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理信息化建設(shè)則存在一定的滯后性，因?yàn)榛A(chǔ)設(shè)施、資金、人才等諸多因素的制約，社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作僅僅實(shí)現(xiàn)了簡(jiǎn)單的信息化建設(shè)，在信息技術(shù)研發(fā)、引入方面還存在較大的滯后性，難以滿足近年來快速增長(zhǎng)的社會(huì)保險(xiǎn)檔案信息數(shù)量。

（三）檔案管理規(guī)范不夠完善

由于社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理本身的特殊性，檔案管理涉及的業(yè)務(wù)部門、規(guī)章制度相對(duì)較為復(fù)雜，社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理規(guī)章制度難以進(jìn)行有效的規(guī)范。正是因?yàn)樯鲜鲆蛩氐挠绊懀沟蒙鐣?huì)保險(xiǎn)檔案管理規(guī)章制度存在諸多不夠完善的地方，對(duì)于不同業(yè)務(wù)部門、規(guī)章制度方面缺乏有效的協(xié)調(diào)統(tǒng)一，導(dǎo)致社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作實(shí)際缺乏制度規(guī)范。

（四）隊(duì)伍專業(yè)水平亟待提升

正如上文所述，社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作近年來的不斷發(fā)展，要求社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理隊(duì)伍不僅僅需要具備過硬的檔案管理專業(yè)知識(shí)，同時(shí)還需要具備社會(huì)保險(xiǎn)相關(guān)的專業(yè)知識(shí)、信息化素養(yǎng)等等。但從社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理實(shí)際情況來看，現(xiàn)有檔案管理隊(duì)伍綜合素質(zhì)參差不齊，部分職工的信息化素養(yǎng)相對(duì)較低，難以滿足社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作發(fā)展趨勢(shì)，檔案管理隊(duì)伍專業(yè)水平亟待提升。

二、優(yōu)化社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的措施與建議

（一）基于宣傳加強(qiáng)內(nèi)部社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理意識(shí)

理念決定行動(dòng)，要想優(yōu)化社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作，首要任務(wù)在于全面加強(qiáng)社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)服務(wù)中心內(nèi)部對(duì)于社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理意識(shí)，使得內(nèi)部能夠意識(shí)到社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作的重要性，能夠主動(dòng)配合、參與社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作的開展。對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)服務(wù)中心來說，需要在內(nèi)部大力宣傳社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作的重要性，同時(shí)全面宣傳社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的整個(gè)流程、細(xì)節(jié)，引導(dǎo)保險(xiǎn)事業(yè)服務(wù)中心內(nèi)部工作人員系統(tǒng)學(xué)習(xí)社會(huì)保險(xiǎn)檔案相關(guān)的知識(shí)內(nèi)容，使得內(nèi)部能夠在觀念方面完全達(dá)成一致，同時(shí)明確自身在社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理方面的責(zé)任、義務(wù)，主動(dòng)支持、配合社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)服務(wù)中心內(nèi)部各項(xiàng)工作進(jìn)行高效的對(duì)接，促進(jìn)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作朝著規(guī)范化、系統(tǒng)化的趨勢(shì)發(fā)展。

（二）圍繞信息化技術(shù)發(fā)展動(dòng)態(tài)推進(jìn)信息化建設(shè)

“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的全面到來，高速發(fā)展的信息化技術(shù)開始不斷普及，意味著諸多新興信息化技術(shù)的應(yīng)用，而這些新興信息化技術(shù)在社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作的應(yīng)用，必然離不開軟硬件的有效支持。從現(xiàn)階段社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作對(duì)應(yīng)的基礎(chǔ)設(shè)施整體情況來看，相應(yīng)的軟硬件設(shè)備整體情況不夠理想，顯然無法滿足各種新興信息化技術(shù)的應(yīng)用。這個(gè)就需要社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)服務(wù)中心內(nèi)部意識(shí)到軟硬件建設(shè)的重要性，充分圍繞社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作發(fā)展現(xiàn)狀、信息化建設(shè)趨勢(shì)、信息化技術(shù)發(fā)展動(dòng)態(tài)，全面更新相關(guān)的硬件設(shè)備，不僅僅需要提升計(jì)算機(jī)、服務(wù)器性能，同時(shí)還需要主動(dòng)配置有關(guān)的檔案管理設(shè)備，能夠滿足未來一段時(shí)間的信息技術(shù)應(yīng)用[3]。對(duì)于社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)服務(wù)中心來說，為進(jìn)一步提升軟件的實(shí)用性，應(yīng)當(dāng)致力于與軟件開發(fā)企業(yè)之間進(jìn)行良好的交流溝通，將在實(shí)際使用進(jìn)程中暴露出來的問題、尚需完善的功能反饋給軟件開發(fā)企業(yè)，與軟件開發(fā)企業(yè)之間建立長(zhǎng)期合作關(guān)系，在定制的基礎(chǔ)上，可以始終跟隨社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理發(fā)展進(jìn)行動(dòng)態(tài)的優(yōu)化調(diào)整，從而有效推動(dòng)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展。此外，面對(duì)即將到來的5G時(shí)代，社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)服務(wù)中心需要全面加大信息技術(shù)的研發(fā)及引進(jìn)力度，以此來推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)，更好的適應(yīng)5G時(shí)代、社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)的發(fā)展。根據(jù)現(xiàn)階段信息技術(shù)發(fā)展現(xiàn)狀來看，充分利用云計(jì)算技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)大力推進(jìn)社會(huì)保險(xiǎn)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)是首要任務(wù)，在充分利用現(xiàn)有物理數(shù)據(jù)庫(kù)的同時(shí)，全面加大技術(shù)研發(fā)力度，致力于引進(jìn)大數(shù)據(jù)、云計(jì)算以及物聯(lián)網(wǎng)等新興信息化技術(shù)，以此來構(gòu)建云計(jì)算數(shù)據(jù)庫(kù)，利用大數(shù)據(jù)進(jìn)行相關(guān)數(shù)據(jù)的整理、收集、梳理，同時(shí)綜合利用物聯(lián)網(wǎng)開展有關(guān)功能的拓展，使得檔案管理工作不僅僅能夠?yàn)樯鐣?huì)保險(xiǎn)所服務(wù)，同時(shí)還能夠?yàn)檎麄€(gè)社會(huì)事業(yè)所服務(wù)，將檔案管理的作用、職能充分發(fā)揮出來[4]。

（三）推進(jìn)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理制度建設(shè)

無規(guī)矩不成方圓，科學(xué)合理的規(guī)章制度是保障各項(xiàng)工作有序開展的重要基礎(chǔ)。對(duì)于社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作來說，其應(yīng)當(dāng)充分結(jié)合社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理動(dòng)態(tài)，致力于推進(jìn)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理制度建設(shè)，在全面參考《保密法》、《檔案法》等有關(guān)法律規(guī)章制度的基礎(chǔ)之上，針對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)檔案開展大綱分類工作，針對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理整個(gè)流程制定針對(duì)性的管理制度，統(tǒng)一規(guī)范社會(huì)保險(xiǎn)辦理流程，使得社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作可以實(shí)現(xiàn)有法可依、執(zhí)法必嚴(yán)、違法必究的管理模式。與此同時(shí)，在不斷完善社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理制度的同時(shí)，還需要綜合參考社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作實(shí)際，建立對(duì)應(yīng)的獎(jiǎng)懲體系，將相應(yīng)的責(zé)任明確到各個(gè)部門、個(gè)人，充分調(diào)動(dòng)廣大職工參與社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作的能動(dòng)性，在制度規(guī)范下全面履行自身的責(zé)任、義務(wù)，切實(shí)推進(jìn)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作的有序開展。