省屬高校電子檔案異地備份新模式探索

丁振偉　劉偲偲

摘 要：基于省屬高校重要電子檔案異地備份難以普及實施的現實，指出高校現存電子檔案異地備份模式的弊端，創造性提出省屬高校與省級公共檔案館合作的新模式，并對校館合作模式的優選方案、利弊關系以及保障措施進行闡述，旨在為業內工作提供參考。

關鍵詞：省屬高校 電子檔案 異地備份 創新模式

中圖分類號 G273.3 文獻識別碼 A 收稿日期 2019-06-10

★作者簡介：丁振偉，沈陽師范大學檔案館，研究館員，碩士研究生，研究方向為檔案管理;劉偲偲，沈陽師范大學檔案館，館員，碩士研究生，研究方向為檔案管理。

Abstract Based on the fact that it is difficult to popularize remote backup of important electronic archives in provincial colleges and universities， this paper points out the drawbacks of the existing remote backup mode of electronic archives in colleges and universities， creatively puts forward a new mode of cooperation between provincial colleges and provincial public archives， and expounds the optimum scheme， advantages and disadvantages， and safeguard measures of the cooperation mode in order to provide reference for the work in the industry.

Keyword provincial colleges; electronic archives; remote backup; innovative mode

現階段省屬高校檔案數字化建設已進入發展的快車道，使館藏電子檔案的體量迅速增加，電子檔案在省屬高校檔案中的比例與日俱增。但是省屬高校重要電子檔案異地備份工作由于受到各種條件的限制，尚未得到實施。如何做好省屬高校重要電子檔案的異地備份是當前面臨的一項重要課題，關系到今后省屬高校重要檔案的安全管理和利用，值得引起關注。本文圍繞省屬高校檔案館如何開展重要電子檔案異地備份工作進行研究，探索一種數字化時代高校檔案文檔科學管理范式。

一、省屬高校重要電子檔案異地備份的必要性

目前，我國大多數省屬高校檔案館都采取實體檔案和電子檔案同地存儲方式來解決檔案的保管問題，雖然都制定了嚴密的安防制度，采用了安全的技術措施，但是誰也無法消除天災人禍對檔案安全造成的威脅。因此，加強省屬高校重要電子檔案異地備份工作非常必要。

1.避免互聯網對電子檔案安全的威脅。信息網絡技術突飛猛進式的發展無疑是一把雙刃劍，既可以推進社會的不斷創新、進步，給各行各業的發展帶來便利，同時也能夠帶來災難性的后果，“千年蟲”事件無疑為我們敲響了警鐘。省屬高校在教學、科研、管理、生產活動中產生了大量具有保存價值的電子檔案，網絡的普及使電子檔案的收集、利用變得更加方便、快捷，但同時也給電子檔案的安全管理帶來很大的挑戰。互聯網存在許多安全威脅，電子檔案極易受到黑客攻擊、病毒入侵及非法篡改、刪除等諸多危險，電子檔案的安全問題日益突出，確保重要電子檔案的安全成為當務之急。

2.防范天災人禍對電子檔案的損毀。地震、洪澇、冰雪、火災等突發性災害對電子檔案的危害是毀滅性的。如2008年汶川地震和2010年玉樹地震、“舟曲泥石流”，使得國家檔案資源損失慘重，這引起了檔案專業人士對災備的重視，意識到研究檔案危機管理的重要性[1]。一旦災害發生，位于災區的省屬高校同樣無法幸免，將會帶來無法彌補的嚴重損失。美國“911”事件后，在世貿大樓中的企業能夠在短時間內從災難中恢復過來，就是得益于事先的電子檔案“異地備份”[2]。為了有效應對突發事件和自然災害，確保各種災害發生時檔案不受到毀滅性損失，省屬各高校對重要電子檔案的異地備份工作迫在眉睫。

3.助力國家檔案信息化建設之當務之急。2002年，國家檔案局發布《全國檔案信息化建設實施綱要》，明確提出了加強檔案信息安全保障體系建設的具體要求。國家檔案局2008年進一步要求各級國家檔案館通過建立異地備份庫等形式，對本級重要檔案及電子文件實行異地備份，對重要的電子文件還要實行異質備份，確保電子文件的長期可讀，確保檔案信息的絕對安全。2017年，國家檔案局局長李明華在全國檔案安全工作會議上的講話指出：“抓好檔案基礎業務建設，對于確保檔案安全至關重要，可以說是檔案安全的第一道防線。從目前情況看，重點是要抓好國家檔案局8、9、10號令的貫徹執行，檔案館庫建設，國家重點檔案保護與開發，傳統載體檔案數字化，重點檔案異地異質備份，數字檔案館（室）建設，檔案信息系統安全保護。”[3]與全國的省市級各類綜合檔案館積極開展重要檔案異地備份工作相比，省屬高校卻顯得波瀾不驚，很少有人關注省屬高校重要電子檔案的異地備份問題，更沒有出臺切實可行的實施方案。

二、省屬高校重要電子檔案異地備份模式的弊端

1.建立檔案異地備份中心的制約。建設獨立的重要電子檔案異地備份中心無疑是解決電子文件的安全和持續利用的有效方法，能夠盡可能避開同一災害對檔案造成的破壞。但是在重要電子檔案異地備份中心規劃和建設過程中，必須要從地理位置的選擇、配套設施建設、交通便利程度、周邊環境情況、建設成本、維護成本等各方面因素進行綜合考慮。而省屬高校受到人力、物力、財力等多種條件的限制，要想建立獨立的重要電子檔案異地備份中心是不可能實現的。由省屬高校教育主管部門來牽頭，建設區域性的重要電子檔案異地備份中心，也會受到人員編制、財政經費、存儲標準、溝通協作、系統運營等方面的制約，無法實現重要電子檔案異地備份中心的建設。

2.異校檔案館間合作互存的障礙。異校館際之間合作互存是較為經濟實用和易于操作的一種模式。館際合作是指兩個或兩個以上的檔案館以資源共享為目的，秉持共同的服務理念，在平等互惠基礎上聯合起來，相互協作，互通有無[4]。異校館際之間的合作互存要求兩校檔案館所在地距離應在300公里以上，處在不同流域、不同地震帶，而且要避免在同一電網控制地區，最好不在同一氣候類型區域[5]。這樣既可有效地預防各種災害對檔案的破壞，又可充分利用各檔案館之間的信息資源共建共享，最大限度地發揮檔案的作用。省屬高校檔案館之間的合作互存會受到許多條件的制約，一是省屬高校之間的合作缺乏機制保障。開展館際合作需要各檔案館以合作協議為依據，履行相應職責。檔案館作為學校的二級單位，需要通過校領導來簽署合作協議，省屬高校領導之間雖然可以通過建立信任關系，達成共識，簽訂互存合同，但是遇到領導班子換屆，新領導是否履行和續簽原有合同，檔案管理合作互存能否持續開展下去存在諸多不確定因素。二是省屬教育主管部門缺乏系統規劃。教育主管部門牽頭建立省屬高校之間的檔案互存合作聯盟，也涉及制定統一的存儲標準，如何確保重要電子檔案在傳輸過程中的安全，各高校設備是否能夠達到運行要求，檔案館有無能夠完成這項工作的技術人才等實際問題。由于各省屬高校情況不同，省屬教育主管部門不可能進行統一、整體、系統的規劃，這些都是制約省屬高校開展重要電子檔案異地備份館際合作互存的障礙。

3.校企之間外包合作模式的局限。省屬高校通過項目招標、公平競爭的方式與企業進行合作，委托信譽好、實力強、經驗足、管理先進的企業對學校檔案館電子檔案進行備份。由于國內災難備份行業的發展并不完善，提供外包服務的企業相對比較少。而國外外包模式使用較多，根據災難備份供應商SunGuard的調查顯示：美國71%的公司采用了檔案災難備份中心，而其中使用外包模式的占56%[6]。校企合作這種模式有著省時省力、成本相對比較低、便于管理利用、易于擴展等諸多優勢，發展潛力巨大，是解決當前檔案異地備份的有效途徑。對于省屬高校來講，經費少，檔案館規模相對較小，這種模式值得推廣和使用，但對檔案的安全性、保密性需要特別的重視。與此同時，與省屬高校合作的企業能否發展得長久，一旦企業倒閉，所保管的檔案將如何處置，也是一個值得關注的問題。

三、省屬高校重要電子檔案異地備份的優選方案

在綜合考慮資金、技術、設備、電子檔案體量、重要性以及人員、業務、管理、利用等諸多因素后，筆者認為，校館合作能夠充分利用合作各方豐富的資源，發揮各自優勢，取長補短，是實現省屬高校重要電子檔案異地備份在工作效益、管理利用等方面既經濟又安全的優選模式。

1.校館合作模式的含義。合作是指相互配合做某事或共同完成某項任務。模式亦譯“范型”，一般指可以作為范本、模本、變本的式樣，其定義是某種事物的標準形式或使人可以照著做的標準樣式[7]。本文所指的校館合作模式是省屬高校與省級公共檔案館之間通過合作，即“省屬高校+省級檔案館”，將省屬高校重要電子檔案備份到省屬公共檔案館異地備份中心進行保存的模式。

2.校館合作模式的實施。目前，省屬高校電子檔案的保存處于各自為政的狀態。由于受到經費的限制，各省屬高校檔案館根據經費的情況選擇使用不同的檔案管理系統，有的理工科高校軟件開發能力較強，則使用自己研發的檔案管理系統，因此存儲格式各異，缺乏統一的標準，很難實現相互兼容和對接，不利于電子檔案的異地備份和共享利用。筆者認為：①由省教育主管部門負責與公共檔案館進行協商合作事宜。制定統一檔案存儲標準、應急機制、共享機制、合作協議等相關措施，完成省屬高校重要電子檔案的異地備份工作，并委托第三方機構進行監管。②由省高校檔案協會組織成立省屬高校重要電子檔案異地備份聯盟，協助教育主管部門來具體實施省屬高校檔案的整合，數字化檔案的規范存儲工作。③經省屬高校重要檔案異地備份聯盟進行統籌，加強各省屬高校檔案館之間的聯合協作，根據省級教育主管部門與省級公共檔案館制定出的異地備份存儲標準，推進各省屬高校檔案館嚴格按照統一的標準規范電子檔案收集歸檔工作流程，實現省屬各高校與省級公共檔案館電子檔案備份的無縫對接，促進省屬高校重要電子檔案異地備份工作的順利開展。

3.校館合作備份托管的優勢。

（1）公共檔案館與高校異地合作備份可互利互惠。電子檔案的異地存儲涉及場地、資金、設備、管理等方方面面，要耗費大量的人力、物力、財力，完成這項長期復雜的系統工作對于各省屬高校來講的確有一定的難度。然而省級公共館檔案異地存儲條件比較完善，如遼寧省檔案館率先在全國建立了第一家滿足電子數據容災備份國家標準的電子檔案備份中心，甘肅省檔案館在榆中縣銀山鄉建立了檔案異地備份庫，浙江省檔案局（館）在麗水市成立了災備中心，山東省檔案局（館）成立了電子檔案備份管理處等等[8]。完備的設施為省屬高校與省級檔案館之間的合作提供了物質前提，省屬高校借助其充足的設備資源，完成重要電子檔案的異地備份工作。由于省屬高校重要電子檔案的體量有限，各省屬高校可按照檔案的體量大小定期向省級檔案館繳納一定量的管理、維護費用，既解決了省屬高校重要電子檔案異地備份的問題，又消除了省級公共檔案館額外的管理、維護負擔;既能夠為省級公共檔案館帶來一定的經濟效益，又可以與省屬高校進行檔案資源的共享，達到雙贏的目的。

（2）專業檔案館的專業人員備份管理可保證安全。2018年5月7日，丁薛祥同志在中央檔案館國家檔案局調研時指出：“檔案安全是檔案工作的底線。一旦在安全方面出了問題，無論丟失損毀還是失泄密，都將造成難以估量和無法彌補的損失。如果說檔案信息開發利用工作帶有一定彈性的話，那么檔案安全保密工作則不能有任何彈性，在任何時候任何情況下都不允許有絲毫疏忽和放松。檔案部門所有同志都要深刻認識確保檔案安全對于維護國家安全、政權安全、意識形態安全的特殊重要意義，時刻繃緊檔案安全這根弦，本著對黨、對人民、對歷史高度負責的態度，毫不懈怠、一絲不茍、持之以恒地抓好檔案安全，切實做到思想上重視、行動上自覺、安全措施上到位，堅決避免各類安全保密事故的發生，確保檔案事業健康發展。”[9]國家對保障檔案安全的明確要求，體現出重要檔案異地備份在檔案信息長期安全保存中的重要性。各省屬高校要做好重要電子檔案異地備份的頂層設計，建立長效機制，按照制定的標準，及時移交備份檔案。這些檔案將通過省級公共檔案館專業人員對其進行規范管理，防止不法分子利用網絡技術竊取檔案數據信息，確保備份檔案數據信息的真實性、原始性以及存儲、利用系統的安全性、可靠性，始終做到可用可控。

（3）實現校館合作人員設備與檔案資源的優勢互補。隨著檔案信息化建設的不斷推進，檔案的收集、管理、利用等各方面與計算機、網絡技術結合得越來越緊密。公共檔案館對計算機、網絡方面的人才需求也如饑似渴。依靠大量引進技術人才，彌補這方面的不足無疑是個好辦法，但是由于受到編制數量的制約，要想實現難度可想而知。省屬高校一直致力于為當地的經濟建設、人才培養服務，在這方面有著得天獨厚的人才資源優勢，不但有具備創新創業意識和能力的計算機、網絡方面的師生隊伍，還有產教融合的科研隊伍。省屬高校可利用這些有利條件為公共檔案館解決人才、技術方面的實際問題。如派專業教師、優秀學生、科研團隊進行現場技術指導，高校專業教師去公共檔案館定期組織技術培訓，檔案專業的學生派到公共檔案館實習，組織志愿者活動等多種形式，提升公共檔案館從業人員計算機、網絡方面的業務素質，來彌補公共檔案館專業技術人才不足的短板。

四、校館合作中高校電子檔案異地備份保障措施

1.教育主管部門和檔案局對異地備份檔案聯合監管。檔案法賦予了檔案行政管理部門監管的職能，省檔案局是具有監管職能的機構，省級教育主管部門應主動與省檔案局協商，以共同制定監管政策和目標，并圍繞目標的實現以契約或其他形式明確各自權利義務且付諸實現的監管方式[10]，對異地備份檔案實施聯合監管。通過細化兩個機構的監管職責，建立起協同監管的管理體制。成立以兩個機構成員為主體的監管委員會，制定監管策略、方法，統籌協調監管檔案事務，雙方各盡職責，形成合力監管。

2.教育主管部門委托第三方機構對異地備份檔案實施監管。由省級教育主管部門通過購買服務的方式，委托第三方機構對異地備份的重要檔案，對項目合作的進程、成本、性能以及項目后期的管理、維護、，系統的穩定性和安全性等方面隨時進行監測和評估，明確具體的實施細節和雙方的責任及義務，建立長期穩定的合作關系[11]，如省文化廳、省組織部等，作為第三方機構要履行監督義務，發揮保障作用。檔案中介機構憑借其信息分析、處理能力，根據館際成員之間的合作進展情況，對其信任度進行定性評價[5]，對履約情況進行嚴格監管，所需費用由委托方負責解決，以達到重要電子檔案異地備份保護和利用的目的。

3.貫徹《全國檔案信息化建設實施綱要》，共同擔當檔案信息安全保護責任。省屬高校重要電子檔案異地備份管理工作的可持續發展，關系到省屬高校教育、教學和管理等各項工作。校館合作模式下的省屬高校重要電子檔案異地備份管理工作還有很多弊端需要改進和克服，需要更多地借鑒國內外先進經驗，使省屬高校重要電子檔案異地備份管理工作不斷完善，不斷推陳出新，讓省屬高校重要電子檔案異地備份工作盡快地得到實施，更好地適應未來的發展需要。筆者認為，省屬高校重要電子檔案異地備份工作要突破傳統思維的禁錮，打破條塊分割、各自為政的管理體制，通過與省級公共檔案館之間的相互合作，實現省屬高校重要電子檔案的異地備份，保障省屬高校重要電子檔案的安全與傳承。

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