試論電子文件檔案管理與傳統檔案管理

李媛媛

摘要：傳統檔案管理由于受到信息技術以及電子技術的影響，其在管理效率或者管理成本上都存在一定的缺陷。電子檔案管理方式的出現成為了傳統檔案管理的重要補充，對于提高檔案管理效率和降低檔案管理成本起到了重要的推動作用。 本文主要探究了電子檔案管理與傳統管理的相同點和區別，以供參考。

關鍵詞：電子檔案;傳統檔案;相同點;區別

一、檔案管理方式的概述

一般檔案管理采用的方式是對紙質資料進行保存，不但方式多樣而且紙質版的資料具有一定的保存價值。而電子檔案的管理模式主要的是利用計算機中的存貯介質進行保存，其主要的表現形式就是各種電子圖書和電子文件等等。區別于傳統的紙質保存方法，電子檔案不但可以對檔案進行長期保存，而且還可以對檔案進行迅速的傳送，處理比較方便。隨著信息化以及多元化的主題發展模式不斷的顯現，人們對檔案的管理有了更高的要求，而且需要及時的對檔案進行傳送和處理，而傳統的管理方式卻滿足不了這種日益增加的需求。但是不可否認的是傳統的管理方法能夠延續至今一定有其特定的原因，也體現著它的不可替代性。但是，電子檔案管理方式簡單高效，能夠同現代的經濟發展相接軌。因此，電子檔案的管理模式必將會成為未來管理的一種潮流和發展趨勢。

二、電子檔案管理與傳統管理的相同點

1、兩者的管理基礎相同

進行電子檔案管理的時候需要利用傳統的管理方法，電子管理就是將傳統的信息轉化為電子信息進行保存，而分類的方式以及資源的搜尋方法都與傳統管理方法類似，可以說電子的管理是傳統管理方法的延伸和完善。現在的電子管理方法就是依靠人力將需要的資源進行手動錄入，在收集和傳輸以后在進行分類歸檔。在操作過程中，需要利用傳統的分類模式對資源進行分類，進而對分好類的資源進行電子歸檔。另外，無論是電子檔案管理方法還是傳統檔案管理方法都需要科學的管理模式以及細心的管理人員，都需要利用人力進行資源的分類和存儲。因此，科學的管理方法對兩者的管理都有著十分重要的作用，如果管理人員不夠細心，在工作的過程中出現了差錯，那么這兩種管理方法都會受到影響。

2、兩者的管理原則基本相同

無論是電子管理和是其他管理模式都要依靠傳統的檔案管理原則進行管理，兩者的管理都采用相同的技術條件實現對檔案信息的整合，然后不斷的對管理方式方法進行改革和創新，尋找到滿足實際發展的管理方法，也就是滿足人們不斷追求的高效率和方便快捷的管理方法。雖然利用電子技術和傳統方法對于檔案的管理兩者各有利弊，但是它們之間的管理方法和原則本質是一致的，只不過電子管理模式的應用和發展更適應時代的潮流，能更好地滿足人們的各種需求，同時電子管理方法也進一步延伸和拓展了傳統管理方法的社會服務功能。

3、電子檔案管理是傳統檔案管理的延伸

電子檔案管理最重要的一個優點就是占用的體積小，能夠存儲很大的資源，這樣人們就可以高效的對檔案信息進行查閱，從而可以實現檔案信息的高效利用。在進行檔案搜索的過程中，可以根據整理好的文件信息在計算機上進行搜索，找到實際歸檔資料的存放位置后再提取實際歸檔資料進行利用。因此，利用電子檔案的管理方法可以有效地實現對傳統管理方法的延伸，不但使用人員尋找方便，而且還可以提高管理人員的管理效率。電子檔案的使用對于管理者來說是一種現代和傳統方法的結合，是未來主要的應用潮流。

三、電子檔案管理和傳統檔案管理的區別

1、檔案鑒別整理

傳統的檔案在歸檔之前就需要對檔案的價值進行鑒別，在鑒別的過程中要采取逐頁鑒別的方式，對每一份檔案文件的價值和保管期限進行審核，檔案的保管期限應該和檔案的價值相適應，不能夠虛報使用年限，在檔案歸檔之后還要對檔案進行鑒別，這個環節就是復核，這就是傳統檔案鑒別方式，這種方式的工作量龐大而且復雜的，對檔案工作有不利的影響。電子檔案的鑒別方式是系統進行自動識別，系統會從內容和技術兩個方面進行分析，要對檔案的可讀性和適用范圍進行分析，這兩個方面會直接對檔案的價值產生影響。另外，還可以對文件是否存在病毒進行分析，這樣就能夠分析是否有人通過電腦病毒來竊取文件，這一鑒別方式是非常快捷的，可以提高檔案鑒別的效率，但是檔案鑒別的質量不如傳統檔案鑒別的好。

2、檔案收集和歸檔

傳統檔案管理是人工對檔案進行分類和整理的，通過檔案管理人員將檔案按照具體的種類、來源、類型等進行分類整理，檔案文件一般按照行政類文件和科技類文件進行整理的，但是在整理的時間上是有著嚴格的區分的，如果是行政類文件，歸檔就要在第二年的上半年進行，如果是科技類文件，可以隨時進行歸檔處理，這就是傳統檔案基本的歸檔模式，這種收集和歸檔模式在檔案整理的初期是非常簡單的，但是在后期檔案整理的過程中，隨著檔案數量的增加，就會導致檔案工作量增加，對檔案的整理是非常不利的，增加了工作量。電子檔案在初期收集和整理的時候需要對檔案編號和分類標注，將電子檔案信息都標注到計算機上，在標注之后就要將檔案傳輸到上級管理部門，上級管理部門會對檔案進行存儲，這就是電子檔案的收集和歸檔方式，雖然在前期的時候有很大的工作量，但是在后期只需要輸入相關的標注就可以得到相關的檔案，這僅僅是幾秒鐘的事情，對后期檔案工作是非常有利的，使用計算機進行存儲，讓檔案的保存更加安全。

3、檔案保存和查詢

電子檔案的保存主要是以電子文件為主要載體，雖然保存較方便，但是利用電子文件的方式很容易發生老化以及變質的現象，一旦發生這些狀況就會造成檔案的可讀性受到一定的影響。目前防止出現以上問題的主要措施就是應用安全備份等方式，并且聯合形成專門的文件管理部門，轉換文件的格式，將文件的格式統一轉換后進行存儲。而傳統檔案管理存儲只需要保持紙質的完整性，令其不受破損即可，但是對于保護環境卻提出了較高的要求。所以，傳統檔案管理對于檔案的保存更具有困難性。另外，對于電子檔案的查詢，需要一定的條件，只有滿足條件方可進行正常的查詢。

四、結束語

綜上所述，電子檔案管理成為了一種新的檔案管理形式，對于提高檔案管理效率和降低檔案管理的成本具有重要作用。要想提高檔案管理的有效性，就應當把握傳統檔案管理與電子檔案管理的優勢，根據實際需要合理地選擇檔案管理方式，實現傳統檔案管理與電子檔案管理的融合。

參考文獻

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