論計算機軟件在企業辦公自動化管理中的有效運用

張鵬

【摘?要】隨著經濟和信息技術的快速發展，計算機技術也得到了快速的發展，在越來越多的領域中，計算機技術得到了廣泛且深入的應用，這將極大地促進社會的進步以及經濟的發展。自動化辦公是具有綜合性特點的辦公模式，對企業經濟效益的提升具有顯著的促進作用，受到企業領導者以及基層工作人員的普遍歡迎。論文主要圍繞計算機軟件在企業辦公自動化管理中的有效應用展開了討論。

【關鍵詞】計算機;辦公室自動化;應用

引言

為實現辦公自動化這一目標，合理運用計算機技術是成本最低的方式。一旦離開了計算機技術，辦公自動化將無從談起。就好比普通的建筑物，少不了鋼筋和混凝土，一旦缺少，很快會土崩瓦解。新技術的推廣應用需要一定的時間，計算機辦公自動化并未達到事先預想的理想狀態，仍然存在不少亟待解決的問題。

1辦公自動化的涵義

1.1提升辦公效率，實現協同工作

就個人辦公來說，一系列的辦公軟件，比方說：Office以及Lotus等，極大程度的提升了工作的效率，各種通知、總結、報告以及文件等主要依靠書面材料的寫作不會再猶豫效率非常的低下，而非常容易出現歧義，導致辦公的過程當中出現不應當出現的延誤。更為主要的是，群體與群體之間以及每一個個體之間，都進一步的實現了協同辦公。因為計算機技術的充分運用，工作的合作以及信息的接收、傳遞都可以非常的及時、精準。比方說領導批閱完畢以后的辦公文件，相關的工作人員可以按照文書管控的相關規定，將文件同一時間傳輸給不同的用戶，或者向指定的用戶進行單獨傳輸，進一步的實現辦公文件的上情下達以及各級傳閱。

1.2節約辦公成本，實現無紙化公文流轉

就以往較為傳統的辦公工作來說，需要應用大量的紙張來進行實施，這一定程度上浪費了材料成本。很多原本需要進行交代的事項，現如今自動化辦公體系都能夠易如反掌的取而代之。不僅可以進一步的實現對電話費用以及碳粉、墨盒、紙張等消耗材料的控制，進一步的解決了辦公費用浪費多以及成本高的問題，并且還有利于設施資源的保養、維護以及共享。

1.3內部之間的溝通，增強外部與內部的聯系

在以往的辦公環境之下，受到工作紀律以及工作場所的約束，員工之間以及部門之間極為缺少互動性的溝通。但是在實現了自動化辦公之后，則沖破了空間以及時間的約束，使得工作人員在不影響辦公的情況之下，能夠像面對面一樣便捷的對業務進行學習以及交流。與此同時使得全部的工作業務極為密切的聯系在一起，工作人員只需要按下一個按鈕，就能夠進一步的完成信息解析以及信息采集等密切聯系具體的工作，進而使得領導的決策以及管控更為便捷。除此之外，各個intranet互聯網能夠通過intranet與整個世界進行溝通，挖掘出更多的資源，聯絡合作伙伴，尋求潛在客戶。伴隨著自動化辦公的不斷推廣，越來越多的資源都將傳輸到Internet當中，使得互聯網線上聯系以及交流的潛力十分龐大。

1.4企業辦公管理工作更加規范化

計算機軟件廣泛應用于企業辦公自動化管理之中，辦公管理中的各種人為操作將得到顯著減少，各種工作的開展都將按照標準制度來實施，在計算機技術的支持下，考評系統也將得到有效創建，企業員工在工作行為意識方面將得到強化規范，各種越權行為將得到限制，企業內部的監督管理工作將得到加強，企業在運營管理中所面臨的風險也將得到降低。

2在企業辦公自動化管理中有效應用計算機軟件的策略

2.1文字處理軟件在企業辦公自動化管理中的應用

現階段，企業內部常用的辦公文字處理軟件主要包括WPS辦公軟件、Office系列辦公軟件等，其中Office系列辦公軟件在功能方面最具全面性，Office系列辦公軟件與其他文字處理軟件相比，具有更高的兼容性及操作性。WPS軟件是國內自主研發的文字處理軟件，具有占據空間小且可以提供免費版本等優勢，所以，WPS軟件一經問世，就獲得了很多企業的好評與認可，得到了廣泛的應用。在企業辦公自動化管理中，文字處理軟件的應用具有十分重要的價值：第一，企業應用辦公文字處理軟件，可以幫助企業員工高效開展文字編輯、打印等相關的工作;第二，現階段得到企業廣泛使用的文字處理軟件，普遍具有體積小、內存占用量不大等特點，在U盤等便攜式存儲空間的幫助下，企業辦公文件可以實現備份和轉存。企業在計算機軟件應用的基礎上，工作效率及工作質量都得到了提升，為企業實現辦公自動化管理，提供了重要的工具支持。

2.2實現信息處理的自動化

信息處理階段的辦公工作內容較多且煩瑣，會耗費工作者大量的時間，以至于有限的時間被用于煩瑣的工作，抽不出太多的時間用于深度思考和科學決策。因此，信息處理方面，要想達到辦公自動化的目的，則需要堅持快速、實用、安全三個基本原則。一方面，持續更新辦公軟件，優化辦公軟件性能。比如，市面上部分付費軟件的辦公功能十分齊全，如可實現批量處理圖片和文件，能夠節省不少時間。另一方面，采用信息加密制度提高信息的安全性。與此同時，隨著計算機技術的進一步發展，信息處理的人為工作量將減少。比如，辦公室人員的日常工作包括文件擬寫，在未來可利用AI智能化系統分析以往稿件的風格和組成部分，幾分鐘即可生成初稿，再由人工修改。就好比阿里智能文案，幾秒鐘可寫幾萬條文案。

2.3以計算機技術創建信息發布平臺

在企業內部或者機關內部創建一個高效的信息交流以及信息發布的平臺，比方說電子刊物、電子論壇以及電子公告等，使得企業內部或者機關內部的公告事項、技術交流以及規章制度等可以在單位內部得到進一步的傳播，使得單位內部工作人員能夠對單位的實時動態進行進一步的了解。提供單位內部工作人員的電話號碼查詢：進一步的加強單位內部工作人員與外界以及單位的溝通;提供國家內外有關法規以及法律查詢。公共信息服務不但可以使得單位內部共享其余數據資源，還可以使得社會各個行業可以共享企事業單位以及政府可公開的信息，比方說企業形象宣傳以及政務公開等等。

2.4數據存儲軟件在企業辦公自動化管理中的應用

數據存儲是企業日常辦公管理的重要環節，現階段，企業常用的數據存儲軟件包括三大類，三類存儲方式各具優缺點。首先是軟件存儲，其優點是易于上手，操作過程簡便，缺點是對后續數據進行分析和查找時，存在一定的難度;其次是數據庫存儲方式，這種存儲方式有效節省了數據存儲的空間，更有利于開展數據的備份及分析工作;最后是通過云盤、文件服務器來進行存儲，這種存儲方式在分類和整理上更為簡便。不同的數據存儲軟件具有不同的特點，在不同的時間、不同的場合中，每種存儲方式所發揮的作用也是各不相同的，這就需要企業在對存儲方式進行選擇時，要根據具體的情況來進行合理的選擇，這樣才能進一步促進企業辦公自動化管理的開展。

結語

計算機與辦公自動化屬于工具與目標的關系，要想實現并提高辦公自動化水平，需要合理利用計算機技術和系統。因此，根據辦公工作內容，可利用辦公自動化系統提高信息處理和傳輸的速度和準確度，提高判斷和決策的科學性和正確性，最終使工作者又快又好地完成工作。

參考文獻：

[1]闞靜.計算機辦公自動化應用[J].計算機工程與應用，2018（2）：3.

[2]房海青.淺析計算機辦公自動化的應用及進展[J].邢臺職業技術學院學報，2019，29（1）：72-73.

[3]高愛輝.計算機信息數據傳輸技術在通信工程和辦公自動化中的應用解析[J].電子測試，2019（13）：93+86.

（作者單位：國網山東省電力公司昌邑市供電公司）