供應商管理存在的問題及解決策略

1 供應商管理工作概述

本文所稱供應商主要是指在企業采購活動中提供產品或服務的法人或組織，包括工程、物資和服務類供應商。隨著市場經濟的不斷發展，企業之間的競爭日益加劇，為企業提供物資保障的供應商的重要性日益凸顯，選擇優秀供應商有利于提高供應商管理水平，符合企業發展的長遠利益[1]。目前，包神鐵路集團物資供應分公司已建立比較完善的供應商管理體系，制定了本單位供應商管理制度，涵蓋了供應商準入管理、供應商績效管理、供應商短名單管理及供應商失信行為管理。

2 當前供應商管理可能存在的問題

雖然目前公司已經建立起較為完善的供應商管理體系，在這個體系下對供應商進行日常行為管理，但可能還存在諸多問題，具體包括：在尋源采購過程中出現的問題，合同簽訂與執行過程中出現的問題，物資交驗過程中存在的問題等，下文將具體進行闡述。

2.1 供應商違規操作，損害公司利益

供應商參與采購活動時可能存在涉嫌違法、違規的行為。如違背公平、公正、誠實信用的原則，通過各種關系提前與招標人或者招標單位接觸，獲取相關信息，謀求中標，這種行為嚴重擾亂了招投標環境，損害了企業的合法利益，供應的物資質量得不到保障，給公司正常生產帶來安全隱患。

2.2 供應商未能按照合同約定及時交貨，影響公司正常生產

及時保障供應對企業至關重要，供應商及時準確交貨，能降低倉儲成本，提高周轉率。供應商中標后與企業簽訂采購合同，但在合同執行過程中出現違背合同規定的情形，未及時交貨，影響公司正常生產。

2.3 供應商交驗的物資存在質量問題，給企業帶來損失

供應商交貨時產品質量存在問題，導致不合格產品入庫，給公司正常生產帶來安全隱患。

3 供應商管理問題的解決策略

針對以上問題，公司制定了切實可行的措施，有效防控了風險。公司加強了供應商準入管理、供應商調查管理、供應商績效考核管理等。明確供應商考核內容、考核范圍和考核標準。

3.1 加強供應商的準入管理

第一，做好供應商準入工作。我公司實行供應商準入制，供應商準入時需要審核供應商是否具備有效的營業執照、一般納稅人相關證明、需要核實供應商財務資金狀況及供貨能力等，審查通過后，將其納入公司供應商門戶系統[2]。

第二，明確供應商準入流程。首先，供應商在供應商門戶提出申請，簽訂供應商恪守商業道德協議書及相關服務協議；其次，供應商須上傳營業執照、開戶許可證等相關證照，并對自己填寫的信息及上傳的證照負責；最后，物資管理部門對供應商提交和上傳的信息進行審核，審核通過后進入到供應商管理系統。

第三，開展供應商準入審核工作。供應商準入工作審核的重點是：供應商信息是否真實有效、各類證照是否在有效期之內；供應商營業執照及其他資質證書是否符合其應申請的供應商類別；供應商是否處在失信行為處罰內；供應商近三年有無重大社會責任風險，包括但不限于重大質量事故、重大環境污染事故、負主要責任的重大安全事故。

3.2 加強供應商調查管理

加強供應商調查工作，調查目的是為供應商準入提供依據，同時在調查過程中及時發現供應商是否存在違規違法問題。調查主要從以下幾點展開：(1)供應商的基本信息情況：注冊資金、經營范圍、經營業績、經營地點、是否為生產廠家等。(2)人員組成情況：職工人數、技術工人組成、職工職稱情況、一般工人及管理人員等相關信息。(3)銷售業績：銷售業績是反映企業經營狀況的主要指標，主要查看銷售業績、合同簽訂狀況。(4)加工制造及設備檢測能力：調查設備名稱、數量、規格型號及加工范圍。(5)售后服務情況：服務人員數量、服務預算、處理應急事故能力，有無計劃在公司附近設立售后服務站。(6)資質證書情況：是否具有質量體系認證證書、行業強制認證證書、知識產權證書及其他證書。(7)財務狀況：固定資產、流動資金、應收款項、應付款項、年度銷售總額、庫存總額、周轉資金等。

3.3 加強供應商的績效考核管理

第一，明確供應商考核的內容。供應商考核內容應詳盡具體，涵蓋整個物資采購及供應過程。為此，公司從物資采購環節、合同簽訂環節、到貨驗收環節等方面制定并明確了供應商考核內容，主要包括：采購活動配合度、采購物資質量、采購物資價格、貨物交貨及時性、供應商服務態度等[3]。

第二，制定合理的供應商考核方式。明確供應商績效考核周期，供應商考核周期按照一個自然年起算，即每年對供應商進行考核，具體考核時間應在年底或年初進行。(1)明確供應商考核分值，供應商考核總分為100分，得分在90分以上的為優秀供應商；得分在60分以上的為合格供應商；得分在60分以下的為不合格供應商。(2)在一個考核周期滿后，供應商的分值清零，不轉入下一年度。其中供應商在一次履約中有兩種及兩種以上不良行為的，應當分別扣分，累加分值。

第三，組建供應商考核小組，明確考核人員的職責。物資管理部門組建供應商考核小組，考核組成員按照職責分工了解并掌握供應商經營行為及供貨情況。制定供應商考核記錄表，詳細記錄供應商履約過程中存在的問題，做好供應商每一單業務產品質量記錄、產品價格記錄、履約服務記錄，作為對供應商不良行為扣分的依據。考核組成員將供應商考核記錄表等相關信息、證據做好檔案留存。考核組成員的主要職責是：

(1)制定供應商考核記錄表，考核組成員實事求是的進行考核打分，實時記錄供應商表現。

(2)采購員在采購尋源及合同簽訂環節收集供應商失信行為相關信息和相關證據，做好產品價格記錄，履約服務工作。

(3)參與驗收人員在驗收環節收集供應商失信行為相關信息和有關證據，做好產品質量記錄工作。

(4)其他考核人員發現供應商有失信行為的，應在供應商考核記錄表中做好詳細登記。

(5)定期組織召開供應商考核會議，審議考核情況；對供應商嚴重損害公司行為的情況及時召開專題會議。

(6)考核組成員對履約不良的供應商以書面或電子郵件形式進行通報批評，督促其限期進行整改。如果產品質量存在問題應及時進行退換貨，情節嚴重的，應及時進行追責，啟動追責程序。

第四，明確供應商績效考核標準。根據供應商考核內容，明確供應商績效考核標準，并對每項內容進行考核打分。主要包括：采購活動配合度、產品質量、產品價格、貨物及票據交付、售后服務等五項內容，供應商績效考核滿分為100分，優秀為90分，合格為60分。供應商績效考核進行累計扣分制[4]，以下分別闡述每項績效考核標準及供應商最終得分是如何進行統計的，最終完成供應商績效考核工作。

(1)采購活動配合度。供應商在采購環節存在串標、圍標等不正當競爭行為的，提供虛假材料騙取中標的，在評標過程中干擾或影響評標工作的，每件(次)扣40分；供應商參與采購活動時包括尋源、合同簽訂過程提供的信息不準確，每件(次)扣5分；供應商已接受邀請談判，未能按時參加談判的，要在開標前兩天回放棄函。如未在前兩天內回函，每件(次)扣3分；對招標及談判結果惡意投訴，每件(次)扣10分。

(2)產品質量。供應商所提供的產品發生質量問題，在驗收中被發現或對生產影響輕微的，一次扣5分；對生產造成影響，需要更換或返工或被使用單位投訴屬實的，每件(次)扣10分；造成嚴重后果，導致重大質量事故或人身傷害或生產終止的，每件(次)扣40分； 經認定為提供翻新產品等嚴重不誠信行為的，一次扣30分；未按照合同(訂單)所約定的質量標準供貨的，一次扣10分；所供貨物數量短缺的，每項貨物扣5分；提供過期產品的，一次扣20分；不按照招標或合同等文件約定品牌供貨的，每項貨物扣10分；在各類檢查、考核中發現產品存在質量問題的，每件(次)扣10分； 產品外觀有嚴重污毀的，每件(次)扣5分。

(3)產品價格。故意抬高產品價格，單價在5000元以上的貨物，當次報價超過該供應商歷史供貨價格20%的，每有1項貨物，扣3分；單價在5000元以下的貨物，當次報價超過該供應商歷史供貨價格30%的，每批次貨物，扣5分；供應商詢價價格偏離市場價格50%的，每件(次)扣5分；框架合同中，供應商由于報價錯誤或錯誤理解規格型號等原因導致不能按照約定單價執行的，每有1項扣10分。

(4)貨物、票據交付。不按照約定時間內供貨，每批次扣5分；因遲交貨物對運輸生產造成重大影響或停工的，每批次扣20分；未按照采購訂單中物料描述供貨的，每有一項物料，扣3分；貨到未按要求開具發票的，每件(次)扣5分；所供貨物應提供檢驗報告、合格證等附件而未提供的，每件(次)扣5分。

(5)售后服務。中標后，無正當理由拒簽合同的，每件(次)扣40分；無正當理由拒不履行合同的，每件(次)扣40分；因質量存在問題，但拒絕退換貨的，每件(次)扣40分；無法按照合同約定提供有效售后服務的，每次扣10分；無故拖延換貨，超過要求期限的，每件(次)扣5分；設備的零配件價格明顯超過設備采購時合同約定價格的，或在合同內沒有約定但價格明顯高于同水平供應商的，每批次扣10分。

3.4 供應商績效評估結果的應用

第一，考核得分大于90分的供應商，可獲邀參與集團公司相關工作的經驗交流和研究討論[5]。對于優秀供應商，可以根據公司具體情況與其簽訂長期框架協議。

第二，加強對供應商的懲罰措施。(1)在一個自然年度考核得分60分及以下的供應商，為不合格供應商，對于年度考核不合格的供應商須啟動供應商失信行為管理。(2)考核得分低于80分的供應商，要求其根據考核結果，針對性地進行整改，整改期限3個月，并在后續考核評價中作為重點考核對象。(3)根據考核發現問題的嚴重程度，經上級公司審定對供應商采取臨時限制性措施，具體包括：強化檢驗；暫時提高質保金比例；暫停當前合同執行或付款；暫停新業務參與權限等。

3.5 加強供應商失信行為管理

第一，供應商在日常活動中出現以下問題，應啟動供應商失信行為管理。對供應商存在的誠信問題、重大違法行為、常考核不合格的情形，啟動供應商行為管理。

第二，供應商失信行為根據情節嚴重程度分為“警告”“暫停資格”和“取消資格”三種方式。受到“警告”處置的供應商，經過限期整改合格后可以正常參與業務；對于“暫停資格”和“取消資格”處置的供應商，情節嚴重的被拉入黑名單，禁止參與公司業務。

第三，明確“警告”處置工作流程：

(1)物資管理部門收集供應商失信行為相關信息和證據，擬定處置報告，經分公司供應商管理考核小組審批后，報請上級公司招標領導小組審定。

(2)物資管理部門向受處置的供應商開具警告通知單，約談責任人，要求供應商在規定的時間內進行整改。

(3)整改驗收合格后，擬定解除處置報告，經分公司供應商管理考核小組審批后，報請上級公司招標領導小組審定。

(4)每月物資管理部門匯總當月處置、解除處置相關資料，報集團公司備案。報送資料包括：供應商處置、解除處置月度報等內容。集團公司將受處置的供應商下發至專業采購機構、招標代理機構，并統一在采購平臺發布公告。

4 結語

本文主要從公司實際情況對供應商管理存在的問題進行了剖析，并針對存在的問題制定了詳細的解決方案。供應商對物資及時供應及產品質量承擔著主要責任，為保證企業自身的正常運轉，應對供應商管理工作重視起來，科學合理地做好供應商的管理及績效評估工作，結合評估結果選擇適合公司發展的供應商，并建立一支優質、穩定的供應商隊伍，為企業提供優質穩定的物資供給，進一步促進公司的順利生產，并為公司安全生產提供物資保障。