淺談新時期縣級檔案館信息化建設問題及應對措施

馮秀琴

摘要：隨著社會科技的快速發展，使得信息技術已經得到了廣泛的應用，有效的提高了工作的效率和質量。檔案館作為檔案收集和保管的機構，是我國檔案事業的主體，直接影響著我國社會經濟的發展。在當前信息化時代背景下，傳統的工作模式已經不再適應時代發展的需求，亟需檔案館在開展工作時加強檔案管理的信息化建設，創新檔案管理模式，從而提高工作的有效性，促進檔案館的可持續發展。基于此，本文就新時期縣級檔案館信息化建設中存在的問題進行分析，并提出一些解決對策，希望能提供一些有價值的參考。

關鍵詞：新時期;縣級檔案館;信息化建設;存在問題;應對策略

引言：

檔案管理工作是一項具有保密性和專業性的系統工作，近年來，全國各級檔案館都加強了檔案信息資源的開發力度，旨在為社會發展提供優秀的檔案服務工作。但在實際的檔案工作中仍存在諸多的問題，如檔案管理工作人員業務能力不強，檔案管理模式單一、陳舊、缺乏現代信息技術的有效應用等等，嚴重的影響了檔案館檔案管理工作的質量和效率。因此，在新時期下對縣級檔案館工作進行變革十分重要，縣級檔案館需要加強信息化的建設，提高檔案信息的收集、歸納、整理和運用的效率，使檔案工作朝著現代化管理方向發展。

一、檔案館信息化建設的意義

1、提高了檔案管理的工作效率

檔案管理工作是對檔案信息的收集、分類、整理、歸納和保管，具有很大的工作量，在傳統的檔案管理工作中需要投入大量的人力和物力，并且工作效率較為低下。而檔案管理的信息化建設，使得檔案管理工作實現了數字化、自動化和網絡化。工作人員通過計算機進行檔案信息的錄入，可借助網絡實現數據的共享，有效的提高了工作的效率。同時，信息化檔案管理還便捷了對數據信息的分類和保管，使工作人員能快速的對檔案信息進行統計和打印，進而有效的提高了檔案管理工作的有效性。

2、便于信息的檢索查詢

傳統紙質的檔案管理模式不利于檔案的保存、檢索和查閱，檔案管理人員在進行檔案信息檢索時，需要花費大量的時間進行查找，嚴重的影響了工作的效率。通過信息化建設，在進行檔案的檢索和查詢時，可以借助互聯網實現即時查詢，豐富了檔案管理人員對信息查詢的方式，有效的節省了檔案檢索查詢工作的時間，提高了工作的效率[1]。

3、提高了檔案工作的可控性

傳統的檔案管理工作大都是人力手工進行的，既費時費力，又容易出現各種錯誤。而通過信息化管理模式的應用，使得檔案管理通過計算機進行操作，有效的提高了檔案工作的可控性，減少了錯誤出現的幾率，加強了檔案信息管理的效率。此外，信息化檔案管理能夠進一步拓展檔案館社會職能的發揮，更加完善的管理黨和國家以及地方、行業有長久保存需求的檔案和史料，更加好的保存社會記憶、維護歷史真實面貌。

二、縣級檔案館信息化建設中存在的問題

1、檔案館信息化建設缺乏科學的指導

當前，我國檔案館信息化建設工作仍處于不斷探索的過程，國家及有關部門暫時還缺乏對檔案館信息化建設的科學指導，這就使得縣級檔案館雖然認識到了信息化建設的重要性，可在具體實施過程中卻由于缺乏科學的指導，導致信息化建設中存在各種問題，埋下了安全隱患，并沒有形成系統化的建設體系，只是死板的按照上級的要求執行，從而影響了檔案信息化建設的效果[2]。同時，由于地域之間存在的差異性，不少縣級檔案館都沒有針對本地區的實際情況進行信息化建設，從而導致信息化建設脫離實際，沒有滿足本地區發展的需求。

2、檔案館信息化建設資金投入不足

資金問題是影響檔案館信息化建設的重要因素，檔案館作為非營利性機構，其資金的主要來源為政府的撥款。但由于檔案館信息化建設的周期較長，并且需要購進大量的基礎設施，搭建內外部的網絡系統，同時，還需要定期的進行維護，這就需要大量資金的投入。但在實際工作中，政府部門的資金投入有限，檔案館缺乏資金來源的渠道，從而在信息化建設過程中捉襟見肘，導致各種問題頻發。

3、檔案館信息化建設人才嚴重缺乏

人才是實施科教興國的關鍵，但在檔案館信息化建設中卻存在人才嚴重缺乏的問題。產生這一問題的原因有很多種，其主要為：首先，檔案館工作人員編制較少，而且流動性較小。其次，檔案館被人們認為是“清水衙門”，薪資待遇相比其他單位存在一定的差異，導致很少有人才愿意來到檔案館工作。最后，大部分人都認為檔案館屬于養老單位，使得檔案館人員老齡化嚴重，工作人員的工作意識存在偏差，缺乏工作的積極主動性，從而無法有效的吸引更多的人才，并且也留不住人才。

4、檔案館信息化建設地域差異明顯

我國國土幅員遼闊，這就使得不同區域的經濟發展也不盡相同，一些發達地區在進行檔案館信息化建設時具有良好的條件，財政支持力度也較大，使得信息化建設的水平和進程都較高。而一些相對經濟不是很發達的地區，則不具備良好的信息化建設條件，使得檔案館信息化建設進程緩慢，限制了本地區檔案館的可持續發展[3]。

三、縣級檔案館信息化建設中問題的應對策略

1、完善檔案管理的基礎設施

完善的基礎設施和管理設備是檔案管理工作高效率和高質量的前提性保障，也是信息化背景下檔案管理工作創新的必要措施。當前檔案信息資料數量的不斷增加，需要全新的設備給予支持，因此，檔案館要充分的認識到檔案管理工作的重要性，積極的引入先進的設備和設施，例如溫度和濕度調節設備，紫外線消毒設施以及檔案查閱設備等，防治檔案受到潮濕和溫度的破壞，保證檔案保存的質量，為今后的檔案信息查詢提供良好的基礎[4]。同時，加強信息化、數字化檔案管理的建設，將傳統的紙質檔案工作管理模式轉化為信息化的管理模式，確保紙質檔案與電子檔案的一致性，建立起檔案數據庫以及各個部門和檔案數據庫之間的聯系，將工作數據和檔案信息及時的上傳至數據庫，保證檔案管理工作的效率和質量。

2、加強檔案管理人才的培養

人才是檔案管理中的主力軍，在當前新時期背景下，檔案館要樹立以人為本的工作理念，加大對檔案管理人員能力的培養，采取有效的措施吸引更多的人才投身到檔案管理工作之中，進而推進信息化建設的進程。首先，檔案館要改善當前的工作環境，積極的改進工作人員的福利待遇，從而有效的吸引高素質的專業人才。其次，加強檔案管理隊伍年輕化建設，解決當前老齡化的問題，鼓勵更多的年輕人參與到工作之中，提高檔案管理信息化建設的有效性。最后，加強對在職人員的培訓，一方面加強對檔案管理人員信息素養的培養，定期的組織檔案管理人員參加培訓活動和座談會，使其能與時俱進的學習和掌握先進的檔案管理理念和手段，能熟練地掌握各種信息技術以及軟硬件設備的使用，從而提高檔案管理人員的信息化水平[5]。另一方面要加強對檔案管理人員的職業道德培養，提高工作人員的責任感，進而在信息化建設過程中能做好認真負責。另外檔案管理人員自身要樹立正確的工作觀念，要意識到檔案的管理工作對于檔案館的發展和員工的利益都是重要的保障手段。

3、整合檔案信息資源

在新時期背景下，檔案館信息化建設的重點在于建立檔案信息的共享平臺，從而借助信息化技術實現檔案信息開發和利用的效率。對此，縣級檔案館要加強檔案信息數字化的建設，使原本紙質的檔案信息實現信息化，建立完善的檔案數據庫，提高檔案信息的分類、檢索以及保管工作的效率，保證紙質檔案與電子檔案的一致性。同時，加強符合國家標準的檔案管理軟件的應用，推進檔案數據的技術整合，并且加強網絡平臺的建設，向公眾提供檔案信息查詢平臺，實現檔案資源的共享。

4、加強檔案信息安全保障體系建設

安全性是檔案管理工作的基本原則，因此，縣級檔案館在信息化建設中要加強安全體系的建設，從而保障檔案管理的安全性。首先，做好內部局域網與公眾網之間的隔離，保障檔案信息傳輸的安全性。其次，加強對計算機設備的安全管理，做到專人專管，防止檔案數據信息的泄露。再次，做好檔案數據的備份，建立恢復系統，從而在出現意外或人為事故，導致檔案數據的破損和丟失時，能通過備份恢復系統實現對檔案數據的恢復，保障檔案數據的準確性。最后，加強檔案信息安全防范技術的應用，要在安裝監測系統和報警系統，防止外界的入侵，保障檔案數據及設備的安全。

結語：

總而言之，在當前新時期背景下，縣級檔案館要及時的轉變工作理念，加強檔案管理信息化建設，加強對人才的培養，加強檔案安全系統的建立，從而有效的提高檔案管理的信息化水平，提高檔案管理的工作效率。

參考文獻：

[1]蓋廈.淺談檔案信息化建設存在的問題及應對措施[J].辦公室業務，2018（07）：42

[2]陳向平.縣級綜合檔案館信息化建設的幾點思考[J].辦公室業務，2019（09）：36-37

[3]李長海.對縣級檔案館檔案信息化建設的創新研究[J].才智，2018（25）：200

[4]葛艷梅.縣級檔案館信息化建設的現狀與對策[J].蘭臺內外，2015（02）：30

[5]侯靜波，馮翠芝.檔案信息化建設存在的問題及應對措施[J].黑龍江檔案，2009（01）：56