提高辦公室文秘工作質量和水平的有效策略分析

宋建明

摘要：隨著時代的進步，企業的發展也十分迅速。辦公室的文秘人員作為辦公室的主要工作人員，負責處理企業單位的各種繁雜事務，辦事效率直接影響著辦公室乃至整個企業單位的運轉。文秘人員的基本素質高低、職業技能強弱、處理關鍵問題的能力強弱都影響著企業的工作進度和質量，所以提高辦公室文秘工作的質量和水平是企業必須高度關注的重要工作。

關鍵詞：辦公室文秘;工作質量;有效策略？

引言

公司內部的辦公室部門是整個公司的綜合協調機構，因此很多公司的重要管理事務都必須由辦公室來開展處理，辦公室是公司內部政策制定、文件傳達的核心樞紐。因而，從事行政工作的文秘人員要具備極強的行政管理能力，高效處理行政工作。此外，文秘人員要具備一定的計算機操作能力，熟練使用辦公軟件，其中文秘人員的核心能力、寫作能力能夠有效滿足公司內部文案的編制需求，承擔起信息傳達、承上啟下的作用。

1提高辦公室文秘工作質量和水平的重要性

不論在機關單位還是政府組織機構中辦公室都處于中心位置，對其他部門工作具有領導地位，是政府組織機構或機關單位行政工作的重要場所。辦公室在日常工作中不但工作量較大且工作環節較多，且流程較復雜。作為辦公室的文秘工作人員，要及時向上級領導匯報工作情況，又要與下級部門進行溝通，并且要保證每一項工作都不出現差錯。文秘工作者是政府組織機構各部門工作信息的傳達者，要協調各部門完成工作內容。各政府組織機構領導在考慮辦公室工作效率的同時還要重視員工之間的關系，只有員工之間關系協調才能保證政府組織機構工作良好開展。所以在提高政府組織機構辦公室工作效率時，要著重提高文秘人員工作質量，確保其協調政府組織機構各部門之間的關系，保證工作效率適應政府組織機構整體工作運行速度。

2提高辦公室文秘工作質量和水平的有效策略

2.1強化培訓，并建立完善的工作制度

企業辦公室的負責人要加強文秘人員的培訓，結合辦公室內部行政工作的需要以及文秘工作者自身工作的短板，有針對性地給文秘人員開展專業技術培訓和管理培訓。結合文秘人員培訓的需求，制定年度文秘培訓計劃，并制定文秘培訓方案。將文秘人員的培訓資金納入部門的年度預算當中，給文秘人員培訓的內容，主要是提高文秘人員的心理素質、動手能力、綜合管理能力以及應急處理能力，保證文秘人員在緊急情況下快速處理異常突發情況。提升文秘人員的語言表達能力和寫作能力，文秘工作者主要工作就是開展溝通交流，以及撰寫公司的辦公紀要。因而，辦公室要著重給文秘工作者提供專業性的協作培訓和語言溝通培訓，增強文秘工作者人際關系處理能力，進而高效開展接待工作，為公司建立良好的企業形象。此外，辦公室主任還應組織部門的員工完善公司內部的行政管理制度和行政管理流程，通過制定科學的制度來規范文秘的工作行為。在部門內部建立文秘工作的職業道德規范，要求文秘人員嚴格管理自身行為，提高自身職業素養，保證文秘工作者可以嚴格遵守公司的制度，并提高辦事效率。文秘人員以自己的專業能力，來推動公司行政工作的開展。此外，辦公室還需要為文秘工作者建立完善的培訓機制，以此來提升文秘人員綜合素養能力。

2.2激發文秘人員的創新意識

創新是國家、企業獲得發展動力的重要前提。很多人認為我國辦公室文秘工作不具備靈活性，只需要按照固定程序來完成日常工作即可。但在實際工作中，文秘工作更需要在思想和行為上獲得創新。從文秘工作的工作性質來看，工作模式顯得十分重要，管理人員需要對文秘工作的工作模式進行反復思索，將工作效率過低的傳統模式剔除，通過激發文秘工作人員的思想創新，使其在實際工作中尋找更簡潔的工作方式，最終實現工作質量和水平的穩定提升。想要提升文秘工作的創新意識，可實施以下兩方面管理措施：第一，管理者可以鼓勵文秘人員在工作中進行大膽創新，以做好本職工作為前提，在辦公室中形成一種創新工作氛圍。例如，在進行通信信息收集時，除了報紙、內部雜質等傳統信息渠道，文秘人員可以對網絡技術進行合理應用，但網絡信息存在很多不真實情況，文秘人員在信息收集時需要逐一進行核實，避免信息的不準確而影響下一步工作的開展。第二，領導者應起到帶頭作用，將工作的前瞻性合理表現出來，利用合理方式將創新理念融入辦公室工作中，從而為其他工作人員帶來啟發。

2.3附加必要的獎勵制度

企業根據員工的工作制定獎勵制度可以說是關愛員工、激勵員工、督促員工的有效手段。制定合理的獎勵制度不僅適用于辦公室，同樣適用于企業所有部門，員工物質上或名譽上得到了獎勵，工作態度就會積極向上。制定辦公室文秘的獎勵制度，主要內容就是確定獎勵原則：多勞多得原則和公開性原則。文秘在工作量巨大的情況下基本完成任務的，應當給予“優秀獎”，可以獎勵生活用品、紀念品或適當的獎金;文秘在工作量巨大的情況下完成全部任務且質量較高的，應當給予“超越獎”，要獎勵數額合理的獎金。在獎勵制度中公開性原則也是十分必要的，它代表著公平性，能夠使文秘人員信服并且正視自己。辦公室文秘工作獎勵制度不斷激勵著文秘人員發揮自己的能量，使其得到滿意的回報。

3結語

綜上所述，在企事業單位辦公室管理工作中，主要的辦公場所便是辦公室，而辦公室的工作重點應放在文秘人員工作效率的提升上。但在實際工作中，想要將策略效果有效發揮出來，需要一個很長的過程。新工作模式的設施對文秘工作可以起到一些借鑒作用，在具體實施上還需要各個管理人員根據自身文秘工作特點進行選擇，確保辦公室文秘工作質量和水平的有效提高。

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（作者單位：國網河南省電力公司柘城縣供電公司）