醫院編外人員人事檔案管理存在的問題及改進措施

謝玉梅

（廣西醫科大學附屬腫瘤醫院，廣西 南寧 530021）

近年來，隨著公立醫院規模的不斷擴大，需要通過簽訂勞動合同形式招募大量編制外聘用專業技術人員（以下簡稱“編外人員”），以解決當前醫務人員相對緊缺問題。編外人員主要承擔臨床一線工作，逐漸成為醫院發展不可或缺的一部分[1]。然而，醫院編外人員的人事檔案由人才服務機構管理，出現了人檔分離局面，導致其人事檔案管理不規范，存放有風險，利用價值不高。本文對當前醫院編外人員人事檔案管理存在的問題進行分析，并提出相應改進措施，以期更好地開發和利用醫院人才資源。

1 我院編外人員現狀

我院是一所集醫療、科研、教學、預防保健、社區服務與康復為一體的省級腫瘤防治研究機構和三級甲等腫瘤醫院，創建于1977年。隨著醫院的不斷發展，在國家人事體制改革的大環境下，編外人員已逐步成為我院發展的重要力量。2014年我院在職員工1 075人，編外人員659人，占61.3%；2015年在職員工1 092人，編外人員687人，占62.9%；2016年在職員工1 098人，編外人員692人，占63.0%；2017年在職員工1 155人，編外人員730人，占63.2%；截至2018年7月31日，我院在職員工1 294人，編外人員821人，占63.4%。由此可見，我院編外人員數量、比例逐年遞增，給人事檔案管理工作帶來了巨大挑戰。有效管理編外人員人事檔案，調動其工作積極性，激發其投身醫院建設的熱情，成為影響醫院未來發展的重要因素。

2 編外人員人事檔案管理存在的問題

2.1 人事檔案管理制度不健全

由于體制機制原因，醫院職工存在編內和編外身份的差別。編內職工納入國家機關事業單位人事管理，其福利待遇、技術職稱、人事檔案等均由國家統一管理，有完善的檔案管理辦法和法律法規。而編外職工由醫院自主招聘，福利待遇、技術職稱、人事檔案等主要由醫院根據實際情況確定，其檔案管理缺乏系統性和規范性。2016年以前，對于編外人員國家沒有出臺相應的人事檔案管理制度，其人事檔案管理依照人事代理制度和《流動人員人事檔案管理暫行規定》（以下簡稱“《暫行規定》”）執行[2]。根據《暫行規定》第四條，編外流動人員的檔案必須由當地的人才服務機構管理，其他任何單位和個人不得擅自管理[3]。醫院編外人員數量大，人事檔案材料多，檔案材料的收集、鑒定、歸檔、整理等工作難度大。許多醫療單位與人才服務機構缺乏溝通、協調，檔案材料移交制度不健全，執行不力，導致重要檔案材料收集不完整，不能及時歸檔，這使得編外人員檔案遺失嚴重，在不同程度上影響了其工作積極性。

2.2 對人事檔案管理的重要性認識不足

2.2.1醫院領導對檔案管理重視度不夠 目前，醫院普遍存在重醫療工作而輕人事管理現象，而且醫院領導重視編內人員的發展，而對編外人員的職稱晉升、提拔和工作調整等重視程度不夠，尤其是在提拔院級或科級領導時，很少考慮編外人員。醫院領導對編外人員的不重視，直接導致其人事檔案管理存在的問題長期得不到有效解決。

2.2.2編外人員對人事檔案的重要性認識不足 人事檔案是對職工在學習、工作過程中思想政治、德能勤績、專業能力以及科研水平等方面的真實記錄，是其學歷變動、職稱晉升、工資增減、獎懲情況、政治面貌等的詳細反映，是上級部門人員選調、職務變動的重要參考依據，更是醫院人員配比、技術力量和綜合素質的重要衡量指標[4]。但絕大多數編外人員沒有意識到人事檔案的重要性，在繼續教育、醫療工作、職稱晉升等過程中形成的檔案材料未及時交付人事檔案管理部門，容易造成檔案材料丟失甚至出現“斷檔”現象。

2.3 “人檔分離”問題突出

2.3.1“人檔分離”不利于檔案的及時更新 目前，編外人員檔案管理制度不健全，“人檔分離”問題日益突出，使得醫院和人才服務機構職責分工不明確、工作不銜接。醫院人事工作的繁忙性、資料整理的復雜性導致人事檔案信息提取、傳輸、交流困難，不能及時到人才服務機構更新職工人事檔案；人才服務機構的配置及服務能力有限，常常出現監督、匯總不到位現象，不能有效、及時和準確完成材料交接、材料補充、材料變更等工作，造成編外人員人事檔案“老化”嚴重。

2.3.2“人檔分離”不利于檔案的管理和開發利用 醫院要查閱編外人員的人事檔案，必須先向人才服務機構申請，經審批同意后方可查閱，這給醫院人事檔案管理工作帶來了不便，在一定程度上削弱了人事檔案的利用價值。另外，醫院要發展，人才是第一要素，打破任人唯親的人才培養模式、制訂任人唯賢的用人決策是醫院發展的基礎。而作為記錄編外人員政治思想、醫德醫風、工作經歷、業務能力、科研水平、進修學習和繼續教育等的人事檔案，是職工綜合素質的客觀反映，理應成為醫院人才培養、提拔的基礎性材料。但“人檔分離”導致編外人員人事檔案不準確、不完善，使醫院對醫學人才的培養缺少客觀依據。

2.4 人事檔案管理模式落后，信息化程度低

當前，醫院和人才服務機構的編外人員人事檔案管理模式相對比較落后，仍采用紙質形式，以手工勞動為主，出現了很多弊端，如效率低下、更新慢、失檔率高等問題突出。雖然部分人事檔案實現了信息化管理，但還是以初始化方式存儲、管理，未能實現基于檔案管理軟件的局域性、網絡化管理，不僅管理不規范，效能低下，還容易導致人事檔案材料丟失。

3 醫院編外人員人事檔案管理措施

3.1 健全人事檔案管理制度

根據國家及有關部門的規定，深化制度改革，建立健全人事檔案管理制度，在工作中做到有章可循、有法可依，適應新時代人事檔案管理需要。在新形勢下，醫院人事檔案管理部門和人才服務機構要齊心協力，不斷加強溝通和協作，明確各自在人事檔案收集、鑒定、整理、歸檔和移交等方面的職責，規范人事檔案管理流程，使編外人員人事檔案管理實現健康有序的發展。

3.2 強調人事檔案管理的重要性，提高管理人員自身素質

廣泛宣傳相關政策和法律法規，提高院領導、編外人員對人事檔案管理重要性的認識。檔案管理人員要努力學習，不斷創新工作模式，更新管理理念，提升業務能力，推進人事檔案管理工作的開展。

3.3 實行“人檔統一”的管理方法

人事檔案不是固定存放在某一單位、部門，而是隨著人員變動而不斷流動，“檔隨人走”是人事檔案管理的基本原則。一定要謹防發生“有檔無人”“有人無檔”現象，影響使用單位對編外流動人員的了解、培養和使用。因此，在檔案管理過程中，應改變傳統模式，實行“人檔統一”的管理方法，發揮編外人員人事檔案的真正價值。

3.4 運用現代化技術，提高人事檔案管理水平

醫院應基于現代化大數據和互聯網技術，加快建立人事檔案信息數據庫，實現網絡共聯、資源共享。拓寬檔案利用渠道，方便檢索查詢和開發利用，使編外人員檔案管理實現網絡化、信息化和科學化，既提升了檔案管理人員的工作效率，又使人事檔案信息流通、資源開發利用得到保障，為醫院人力資源管理提供科學依據。

總之，國家人事體制改革和衛生事業單位人事聘用制度的推行，既給人事檔案管理工作帶來了巨大的挑戰，也給編外人員發展提供了新的機遇。作為人事檔案管理人員，我們要創新制度，轉變觀念，積極探索編外人員人事檔案管理的新模式，推進人事檔案管理工作的開展，從而為醫院發展提供強有力的人才保障。