淺談人事檔案管理的現狀和對策

文/謝禧瑩，廣東省東莞市第一市區人民檢察院

人事檔案是管理人的主要依據，它不但記錄了個人的經歷、歷史、工作狀況，而且不同行業的人事檔案反映出行業的性質和發展情況。不僅對個人的發展具有重要推動作用，而且對于檢察機關人事檔案同時也反映了某些案件的代辦、更替、交接、辦結情況，具有很強的時效性和嚴謹性。對于偵破其他案件或者發現其他案子線索，具有參考價值，因此對檢察機關人事檔案管理必須認識其重要性。通過信息檔案和紙質檔案相結合的管理辦法進行雙重管理。以備人事管理的需要和檢察機關工作的需要。

1 檢察機關人事檔案管理工作的重要性

人事檔案作為真實、原始、嚴禁、全面反映個人信息記錄的管理依據，不但記錄了個人的經歷、歷史、工作狀況，而且也記錄了個人的實踐活動，即工作經歷。作為檢察機關的員工，其工作經歷必然記錄了當時各類代辦案件的發生、偵破、辦結、以及重要的各類信息，這些信息即反應出個人的工作能力和水平，同時各類重要的信息也關系到機關、受害人的重要信息，以及案件的偵破信息。隨著社會經濟發展的加快，起訴到檢察機關的各類案件不斷增多，因此加強檢查機關的人事檔案管理，對于員工個人發展、檢察機關聲譽具有非常重要的作用。是檢察機關寶貴的原始材料記錄，一旦發生損壞或者涂改、丟失等，都會對檢察機關開展工作造成不良的影響。進而對黨和事業、人民群眾利益造成莫大的損失。

2 檢察機關人事檔案管理現狀

2.1 人事檔案材料管理質量不高

檢察機關人事檔案材料記錄仍然存在涂改、記錄不全、材料不全的現象。檔案涂改對于執法部門是極其錯誤和嚴重的。因為每個員工的人事檔案不但反映了個人信息、工作經歷，而且工作經歷也反映了辦理的各類案件記錄，所以，一旦發生涂改或者記錄不全，那么意味著人事檔案管理就會存在虛假信息。作為嚴禁的檢察機關，人事檔案信息虛假，那么就會引起嚴重的后果。檢察機關辦理的各類案件有時會產生連鎖信息，即在偵破過程中很可能出現舊案件發現新案件的作用。所以人事檔案材料質量管理不高，就會喪失偵破的機會和線索。

2.2 “無頭緒檔案”較多

產生這種現象的原因在于平凡調動人事管理，人事調動與檔案管理之間存在銜接不夠緊密造成的。前面提到員工的人事檔案記錄了員工工作經歷，而工作經歷又反應了一定時期檢察機關偵破案件的過程記錄，因此一旦員工發生人事調動，那么正在辦理過程中的案件就會停止，如果不能做到及時交接，或者及時偵破，那么有些檢察機關案件就會喪失辦理機會，造成重新進行辦理，不但延長案件的辦理期限，而且帶來辦理困難。所以無頭緒檔案越多，給檢察機關工作造成了困難越大。

2.3 缺乏對人事檔案管理研究

人事檔案管理研究是將檔案進行徹底分析、淘汰不真實的信息記錄，或者不全信息記錄，以滿足個人管理需要和單位工作需要，充分發揮檔案管理的作用，使其產生可利用的價值。這一點對于檢察機關是非常重要的。如果失去了人事檔案管理研究、分析、推理，那么檔案只能作為記錄員工的原始信息而已，只能存放在檔案室檔案柜中保存，將會失去檔案管理的作用。很多檢察機關并沒有有效利用人事檔案管理的利用價值。這樣就會阻礙檢察機關工作的順利開展。

3 加強檢察機關人事檔案管理的措施

3.1 推進檔案管理工作的制度化、規范化建設

全面加強檢察機關人事檔案管理工作的制度化、規范化建設，從源頭上治理好檔案管理，為此做好這些方面：一、各級檢察機關領導重視，強化對人事檔案管理的指導和督導。全面從嚴管理檔案。以制度化、規范化加強人事檔案管理建設。認真全面復查員工個人檔案記錄整理，堅決杜絕發生涂改和信息不完整的檔案記錄，對于錯誤檔案記錄按照信息錯誤引起的嚴重程度及時進行更新和研究。并結合實際案件調查情況做好彌補工作。領導及時做好指導和督導人事檔案管理建設的標準化、規范化建設，提高檔案的利用價值，檔案真實信息記錄。二、加強檔案管理的基礎設施建設，設立專門的檔案管理室，做好紙質檔案管理，及時進行歸檔、整理檔案工作，確保檔案管理安全方式發生丟失和泄密現象。檢察機關的人事檔案記錄不僅關系到員工個人，而且關系到各類案件的管理，一旦發生丟失或者泄密，有可能引起嚴重的矛盾糾紛，甚至擾亂社會穩定秩序。

3.2 加強干部隊伍管理

人事檔案管理關系到每個員工的切身利益，為此做好這些方面：一、嚴格管理檢察機關干部隊伍。不管從思想上還是實際工作當中，必須嚴明工作紀律，認真履行檢察機關工作職能，認真工作摒除懶惰、工作不嚴謹現象。在檔案管理中發現的任何問題要及時進行上報、分析、研究。做好整改情況，力爭檔案記錄信息真實有效，對個人負責對集體負責。干部虛心接受領導的督察、檢查、指導。二、嚴格管理人事調動。做好人事調動的銜接工作，直到工作銜接妥善為止，并且主動向領導匯報工作銜接情況，特別是在案件辦理的銜接方面，必須認真、仔細、全面回報領導。以便掌握人事檔案管理狀況。

3.3 夯實基礎，著眼檔案管理信息化建設

干部人事檔案工作政策性強，專業技術水平要求較高，工作量大、比較枯燥，工作的保密性和原則性強，因此要充分利用計算機在干部檔案管理工作中的作用，切實提高干部人事檔案的數字化管理水平。做好檔案利用工作要具有過硬的業務水平。作為一名檔案管理者，要不斷加強業務學習，只有具備了嫻熟的業務知識和技能，掌握廣泛的知識面，才能提供優質高效的檔案利用。

4 結束語

總之，檔案管理者要加強學習，進一步增強做好人事檔案工作的自覺性和堅定性，樹立一種良好的心態，給檔案工作一個正確的定位。增強服務意識，提升服務質量，為司法機關檔案事業發展盡自己一分力量，做一份貢獻！