新環境下創新工程建設檔案管理的思路分析

文/陳俏俏，中國石油天然氣股份有限公司廣東石化分公司

1 引言

時代的變革帶來的是新舊交替的必然，傳統的管理體系面對現今的新環境產生新問題。為了更好地管理工程建設檔案，亟需在現有的管理體系上進行內容和理論的革新，借鑒其他行業的改革方法，在傳統精華的基礎上改革，結合新環境實現創新。

2 創新工程建設檔案管理的重要性分析

2.1 符合時代需求

時代的發展是流動的，不同時代具有不同的時代特征。想要實現創新和傳承就需要順應時代的發展，結合時代的特征進行創新，否則就會被時代拋棄。基于現狀分析，互聯網在全社會的高普及率為檔案管理電子化提供創新環境，以大數據技術為例，大數據技術依托互聯網進行傳播，實現高效的信息傳播以及廣泛的數據統計，能夠快速地處理信息，實現人們對信息的特殊需求。

2.2 拓寬服務范圍

傳統的工程建設檔案管理停留在淺層的檔案記錄，受限于人力成本的壓力，檔案管理人員只能對檔案信息進行最簡單的存儲，無法對數據進行精細化處理分析。然而，數據背后潛藏巨大的價值，相關企業可以通過分析數據綜合了解社會問題，挖掘社會效益，對促進社會發展實現社會價值轉化具有重要意義。通過檔案管理的變革，實現管理的統一化，精細化，利用互聯網技術對龐大的數據群進行分析，能夠挖掘數據背后的經濟效益，拓寬社會效益，對拉動社會經濟增長具有重要意義。

2.3 開發信息資源

長久以來，人們忽略了信息資源潛在的價值。各行各業可以通過信息數據的分析了解社會需求，根據市場的供求變化曲線，供不應求價值上升，所以在了解市場的需求導向之后可以做出預見性的舉措達成經濟效益。比如人們通過分析數據得出目前市場對該工程建設類型已趨飽和，那么可以相應地改變建造方案。如此通過信息資源的開發利用把握市場動向，能夠實現信息資源的價值挖掘。

3 如何實現工程檔案管理創新

3.1 建立電子管理系統

在信息社會實現電子信息存儲和運行離不開電子管理系統的建立。建立電子管理系統最重要的是挑選具備相關專業知識的人才，專業人才建立專門的數據管理系統后還需定期對系統進行檢測，保障系統安全，防止數據泄露。面對龐大的信息，電子管理系統要求具備高存儲、多內容、高效率等優點，通過專業人才對電子管理系統的管理工作實現信息轉化工作。

3.2 建立內部局域網

工程建設檔案管理中記錄的信息對許多部門都有重要價值，同時檔案管理工作的正常進行少不了其他部門的合作。建立內部局域網，疏通內部信息交流的通道，緊密提升信息管理效率，加強不同部門之間的聯系，對促進工程建設現代化具有重要意義。另一方面，內部局域網的建立有利于打破人們對信息利用的傳統思維，傳統的檔案管理系統受限現實壁壘，無法實現信息價值的轉化。通過建立內部局域網，即在工程建設的過程中打開了總體信息交互的渠道，能夠實現大范圍內的信息交互，實現統一管理，統一布局，大大提高了整體優勢。整體力量的發揮有利于凝聚能量減少不必要的浪費，在實現信息資源共享的同時也保障了高效的生產力。

3.3 革新存儲方式

傳統的工程建設檔案管理主要是通過紙質保存完成紙質管理，但信息化存儲意味著通過電子檔案的管理和搜集實現，需要進行文檔的上傳和下載。配合電子信息管理的思路，要求傳統的檔案部門轉變檔案的存儲方式，將紙質存儲變成電子存儲。在專業工作者在網絡平臺建成電子信息管理系統后，檔案部門在電子文件上傳的窗口上傳電子文件，而后對其進行分類歸檔，在服務器上實現存儲。

3.4 開展線上服務

相較以往的紙質保存，電子存儲的特點是可以擺脫時間空間的局限。在十年前翻閱檔案需要到檔案管理部門查看檔案原件，現今查看原件只需打開電腦登錄IP，在互聯網上就可以完成一系列查閱操作，大大提高了管理的便利和效率。同時，服務的群體由單位轉向社會，能夠滿足不同群體的迫切需求。電子信息系統的革新意味著將原有的檔案管理這類被動服務體系變成主動服務，通過挖掘信息資源實現產業鏈構造，發展檔案產業，切實發揮檔案管理工作的實際價值，促進社會產業變革，為社會發展創造收益。另外，從社會現狀來看，專門從事工程建設檔案管理工作的專業人才稀缺。為了完成人才梯度建設，高校應當進行專業人才的培養，企業內部也需要定期開展培訓，為實現檔案管理電子創新保駕護航。

4 結束語

綜上所述，為了檔案管理的長遠發展，結合時代特征進行創新是必要的，也是符合市場運行規律的。在創新過程中切忌脫離現實空談創新，需要經過長時間的探索檢驗才能實現檔案管理建設的創新，完成產業變革。希望本文能為創新工程建設檔案管理提供綿薄之力。