如何提升房產檔案管理規范化水平

文/楊雪梅，山東省菏澤市鄆城縣房產管理局

房產檔案管理作為房產管理局的重要工作內容，在房產交易、房產抵押和房產評估中發揮著法律憑證作用。在我國房地產市場飛速發展的今天，更需要房產檔案管理做到規范化與科學化，才能滿足利用的要求。但是當前房產管理中還有諸多不足之處，主要表現在信息化建設滯后，在收集、整理與利用等環節不夠規范。基于此需要管理人員提高重視程度，積極創新房產檔案管理方法，推動房產檔案管理的現代化與信息化進程。

1 房產檔案規范化管理的重要性

在房屋權屬管理中會產生大量的歷史數據與記錄，能夠為房地產事業發展與經濟建設提供可靠依據。當前我國房地產發展速度很快，規模也越來越大，房地產交易類型也逐步增多，都大量房產檔案需要得到妥善管理，如房產位置、房屋權屬、房屋狀況和房屋建設年代等。這樣導致房產檔案管理難度大幅度提升，傳統檔案管理模式已經難以滿足實際要求，需要走科學化、規范化和信息化道路。基于此加強房產檔案規范化管理顯得尤為重要，管理人員應該增強思想認識，主動轉變工作方法，確保房產檔案價值進一步得到體現。

2 房產檔案規范化管理的策略

2.1 做好房產檔案收集與整理工作

為了保證房產檔案的完整性，應該做好收集工作，讓來源分散的房產檔案得到集中管理。1）將房產檔案歸檔范圍明確下來，合理確定檔案管理人員崗位職責。2）應該安排具備較強業務能力的人員負責房產檔案收集工作，保證房產檔案收集的及時性與完整性，確保房產檔案能夠順利移交。3）要關注檔案移交目錄、歸檔卷數和案卷質量，針對房產地址不明確、材料不完整、字跡不清晰的情況，必須要求重新整理，讓歸檔材料做到齊全與規范。

完成房產檔案收集工作以后，也要及時進行整理，做好分類與排列工作。1）房產檔案管理部門要認真篩選整理收集的文件資料，把好質量關，在重要材料上要妥善保管。2）由于房產檔案種類的增多，要將檔案管理規則明確下來，在收集到的文件資料上做到科學分類、合理排序、整齊裝訂。要想更加真實與直觀的反映房屋狀況，還需要在房產檔案中附加房屋照片，與房產材料共同進行保存。

2.2 完善房產檔案管理制度

房產檔案管理部門應該注重對管理制度的完善，逐步形成全面的網絡信息管理系統，督促檔案管理人員將自身職責履行到位。房產檔案管理部門應該維護檔案用戶合法權益，加大檔案信息開發與利用力度，在保證國家檔案完整與安全的基礎知識，注重對檔案法規的建設。要從現行國家檔案法規結合，結合房產管理局實際情況，建立起切實可行的房產管理制度。此外，也要加大對檔案管理人員的監督力度，用戶辦理完業務后必須第一時間把材料放回原處，避免房產檔案出現遺失與破損的現象。

2.3 建立房產檔案信息歸集系統

要想保證房產信息和資料收集的準確性與全面性，對于房產交易中形成的所有信息與資料，必須自動歸集至房產檔案管理系統中，讓檔案信息通過文本形式進行保存，讓房產檔案信息系統和房產交易系統真正結合起來。房產檔案管理部門要把房產信息資料處理成圖像，歸集至房產檔案信息系統中，并借助掃描儀、數碼照相機等形成圖像信息。將原始數據錄入計算機系統以后，要利用計算機檢索、分類、組合等功能，讓收集的房產檔案整理為數據庫。由于房產檔案有著動態變化性特點，要想讓房產檔案得到實時控制，讓檔案信息與產權變動更加協調，也要定期對房產檔案數據庫進行維護與更新。

2.4 重視房產信息安全

在房產檔案管理中也要關注安全問題，尤其是在信息技術支持下，房產檔案管理效率有了大幅度提升，但是也面臨著各種安全威脅。由于人員思想上的忽視，無法熟練運用信息技術處理方法，無法保障房產檔案的安全，具體來說表現在以下幾點：1）房產檔案管理缺乏可靠保護系統，極易被不法分子所攻擊，在入侵后能夠對后臺管理進行操控，對房產信息進行篡改。2）在計算機技術發展過程中，網絡病毒活動變得更加頻繁，也為房產檔案信息化管理造成了不利影響。3）管理人員思想上的忽視，極易引起房產信息丟失等問題。針對上述情況，不僅需要配置相應保護系統，還要加強病毒控制，提高警惕，才能讓房產檔案得到安全管理。

2.5 更新檔案人員知識結構

為了提升房產檔案管理規范化水平，要培養更多專業檔案管理人員，不僅要具備豐富計算機知識，也要掌握一定的房地產管理知識。在傳統檔案管理模式下，主要通過紙質方式存儲房產檔案，而現在通過對現代化技術與設備的應用，對檔案管理人員信息素養有較高要求。基于此檔案管理人員應該轉變思想認識，積極應用先進檔案管理技術，做好房產檔案收集、整理、存儲和利用等工作，為今后房產檔案利用創造良好的條件。此外，新時期房產檔案管理人員也應該具備多元化知識結構，主動進取，增強創新意識，提升文化素養，通過學習科技知識，拓寬知識面，能夠滿足當前房產檔案管理工作要求，也有利于更加規范管理房產檔案。

3 結語

總之，提升房產檔案規范化水平具有重要的意義，這關系著現代社會的發展，需要檔案管理部門提高重視程度，積極將先進技術應用到房產檔案管理中，既保證提升檔案管理工作效率，也有利于房產檔案價值的充分體現。對此房產檔案管理部門應該轉變工作理念，對房產檔案管理建設作出科學系統的規劃，通過先進科技手段與管理模式，此外，還要做好房產檔案管理安全工作，保證房產檔案的完整性、可靠性與全面性，這樣才能真正發揮出應有的作用，讓我國城市建設與房產經濟發展有更好的條件。