面向復雜工作流的農業科研協同辦公平臺設計

李昀　吳華瑞　顧靜秋　楊寶?！≈烊A吉

摘 要：

隨著計算機的普及和信息化技術的高速發展，協同辦公系統在商務領域得到了廣泛應用，但在農業領域尤其是農業科研領域的應用較少。與商務領域不同的是，農業科研領域具有截然不同的工作流程和協同辦公模式。若套用現成的商業OA系統會出現很多功能的缺陷和流程設計的不匹配，文章提出的農業科研協同辦公平臺，滿足農業科研對平臺各個子系統的信息共享和數據獨立，同時對辦公痕跡進行持久化保存，滿足科研工作快速、精準、高效的辦公流程。

關鍵詞：

科研辦公;協同辦公;工作流;流程管理;農業現代化

中圖分類號：S-1

文獻標識碼：A

DOI：10.19754/j.nyyjs.20191130002

基金項目：2019年度農業農村部農業信息軟硬件產品質量檢測重點實驗室建設項目（項目編號：PT2019-28）

為本文通訊作者

引言

隨著數據爆炸時代的來臨，信息技術在科學研究、科技開發、科研管理等工作中扮演著越來越重要的角色，“創新與服務”是農業科研的根本，而許多農業科研單位仍在采用傳統的辦公方式進行運作和管理，傳統的辦公方式下，各部門資源得不到最優化的利用，團隊之間協作效率不高，一定程度上影響研發、實驗能力和科研管理水平;多個各團隊之間信息共享不充分，在管理業務內容多、科研項目多、研究方向雜的情況下，無法避免的開展重復性工作，研發效率上受到較嚴重影響;信息匯總集成度不足，無法直觀、準確、實時地反映科研、人事、財務、推廣、產業化的發展情況，不能及時監控和管理科研部門的工作、科研項目的執行，難以協調材料供給、經費發放、科研攻關、信息共享等各環節的控制管理[1]。

近年來國家一號文件持續關注農業科技創新，2015年8月，國務院文件《關于加快轉變農業發展方式的意見》正式出臺，把轉變農業發展方式作為當前和今后一個時期加快推進農業現代化的根本途徑。順應時代的要求和國家的號召，愈來愈多的農業科研單位陸續開始起用信息化協同辦公平臺[3，4]，而國家級、省級農業科研院所普遍職能處室、研究所（中心）數量眾多，各個處室、所（中心）的管理方式、流程差異很大，且辦事流程會隨著業務的需要進行添加、改進、失效[5-7]，為了適應這種變化，本文設計了可調度的工作流管理方案，對業務流程進行封裝，以滿足日常業務靈活多變的需求，實現對協同科研辦公過程中對復雜工作流的處理，對大數量用戶、團隊、部門進行綜合性服務;對跨單位、跨部門項目申報、執行、成果推廣等工作進行高效、科學管理。用信息化的手段改變農業科研管理模式，提高管理與服務能力，助力農業科技創新發展。

1 設計與實現

1.1 平臺架構

平臺采用B/S 3層結構，運行環境分客戶端/移動終端、應用服務器端和數據庫服務器端3部分。平臺整合國家現代農業科技城網絡平臺、農業數字圖書館、農村遠程教育平臺、國家現代農業產業技術體系管理平臺、全國基層農技推廣體系[8]信息管理系統、農業專家系統平臺、農產品市場搜索引擎[9];研發農業科研行政辦公系統、科研管理系統、檔案管理系統、人事管理系統等信息化系統。建立統一資源服務門戶;覆蓋職能處室日常辦公功能;構建人事人才管理業務流程標準;規范檔案管理業務流程;構建一體化的財務管理系統;構建院、所兩級科管規范化業務流程;實現 “三農”科技服務[10]需求對接;實現對產業化工作的管理與服務;實現對已有系統的無縫整合;實現平臺與涉農信息資源共享平臺的數據注冊、接入與共享。結合工作流調度管理模塊，實現農業數據開放共享，科研辦公的有序開展和高效管理。

平臺子系統及功能設計如圖1所示。

1.2 工作流調度管理

在平臺框架的基礎上附加工作流調度管理模塊，實現流程的自動化處理。模塊以工作流引擎[11]和規則引擎[12]為核心，設計了上層和底層的各類適配器，并對平臺各子系統提供豐富的調用接口。

將工作流調度管理模塊架構分為為數據層、數據

連接層、引擎及適配器層、接口層和展現層5層。數據層處于架構最低端，用于存儲流程、實例、日志等數據;數據連接層承上啟下，連接底層數據庫與各類引擎、適配器，對數據的調用進行統一管理;引擎及適配器層是工作流調度管理的核心，聚合流程引擎、規則引擎、業務功能適配器等子模塊;接口層對平臺中需要進行工作流管理的各功能模塊提供接口;在圖形界面層，平臺業務模塊對工作流模塊的接口進行調用，實現工作流的定制與使用。

以流程引擎為核心，實現單一簽核、多人處理、多人順序、多人單一簽核4種辦理類型，支持表單審理流程，并且對角色權限信息進行管理，在業務處理、數據持久化等各個方面與平臺各業務子系統進行靈活集成。以工作流管理方法為支撐，提供系統、流程、組織機構以及應用管理功能，實現農業科研業務流程模式化集中管控，減輕平臺管理負擔。基于瀏覽器，采用圖形拖拽、屬性設置等可視化的方式進行順序、分支、并發、合并等基本工作流流轉模式，和異步并發、子流程嵌套、自由轉辦、退回、跳轉、取回、跳過、復雜合并等復雜工作流流轉模式的設置;對主辦、協辦、讀者、已辦者、創建者、管理者等角色和權限進行設計，以簡化模型設計方式實現業務流程模型的快速建立與展現，提升流程變更的靈活度和敏捷度。

2 辦公管理示例

工作流調度管理模塊為農業科研協同辦公平臺提供工作流技術實現，農業科研協同辦公管理主要涵蓋科研院所的所有流程審批業務[13]，包括請示事項、收文、發文、用章管等;支持院所兩級分級審批[14]。

2.1 請示事項

請示事項包括請示和報告，請示由所/中心向院長辦公室發起，需要院辦主任及相關處室、院領導審批后，返回結果;報告由所/中心向院處室或院領導提交的情況說明資料，可沒有返回結果。

適用用戶：

所/中心公文管理員、職能處室、院領導。

角色說明：

請示發起人：所/中心行文管理員、職能處室。

審批人：院領導、職能處室領導及業務人員。

承辦人：職能處室、所中心。

所/中心發起請示申請，交由院辦進行審批，院辦主任審批后，轉相關職能處室或主管副院長審批，經院長審定后，請示辦結;所有流程流轉必須由院辦轉發。

如圖3所示，所/中心科研員工在線填寫請示申請，保存并打印后，線下找所/中心負責人簽字，將簽字后掃描件作為請示附件提交，同時交給辦公室，辦公室確認后在線提交請示申請并將請示文件交院辦，院辦收到后，協助完成在線/線下審批。

場景1：任何一步的審核者如果審批不通過，請示結束并退至申請者。

場景2：院長辦公室主任審核后，若不需要院領導審批，可直接辦結。

場景3：院辦如果需要其他處室或領導協助審核，則可將請示轉到其他處室或相關領導;若領導需要其他領導或處室協辦，則流程流轉回支點處室，由支點處室轉交。

場景4：若院領導審批結果為拒絕，則支點處室可以直接退回發起單位。

場景5：若院辦（支點處室）拒絕，則直接退回發起單位。

場景6：若領導不通過在線審批，則由院辦打印內收公文批辦單（其中內容系統自動補充），請領導審批，審批后將領導意見補充到審批流程內。

場景7：當流程處于某個審批人處，但審批人無法審核需要重新委派審批人時，可以由院辦重新指派，原委辦記錄取消。

2.2 收文

收文主要為外收公文，一般流程為：首先將外收文件進行登記，填寫外收文件登記單，包含收文編號、日期、來文字號、來文機關、文件標題、密級、承辦單位、簽收人及處理結果。

角色說明：

請示發起人：所/中心行文管理員、職能處室。

審批人：院領導、職能處室領導及業務人員。

承辦人：職能處室、所中心。

外部單位發送公文到院長辦公室，院長辦公室登記、掃描后，轉交院領導審批，領導指定執行處室后，由院辦轉交相關處室，辦結。轉辦的職能處室/所中心可以同時多個。

2.3 發文

發文包括院外發文和院內發文，所有院外發文都必須經過院辦，經過領導審核確認后發出;院內發文一般由職能處室直接發起，并經領導審核確認后，面向院內發出。

2.3.1 院外公文

角色說明：

職能處室：發起發文申請;協助確認。

院辦：協助審核及發出。

院領導：審批確認。

流程說明：

職能處室/所（中心）發起公文外發申請，并交由院辦，由院辦主任審批后轉相關處室或領導審批，領導確認后，由院辦校準（包括校對格式、用語等）外發公文，辦結。

場景1：若領導需要其他處室協助確認，可以由院辦轉到其他相關處室協助確認。

場景2：所（中心）可將公文發到職能處室審核再到院辦，也可直接發給院辦，由院辦負責流程審核。

2.3.2 處室公文

業務流程：

角色說明：

職能處室：起草公文，分發公文;協助確認公文。

院領導：公文審核、確認。

所中心：接收公文。

流程說明：

院職能處室起草公文，并交由院領導審核，領導確認后，由職能處室分發給相關單位（處室、所中心）。如院領導需相關部門協助審核，則由發起處室，轉交其他處室進行審核。

2.4 用章申請

用章申請包括處室蓋章申請和院章申請;處室章由處室及相關領導審批;院章需由相關處室及領導審核確認后，院辦方可蓋章。

2.4.1 院章

業務流程：

角色說明：

所/中心：發起用章申請。

院辦：轉相關職能處室、領導協助審批;院辦蓋章，辦結。

院領導：審批、確認。

流程說明：

所中心發起院章用章申請，并上傳經所級單位審核通過憑證，發送給職能處室審批，主管院長審批，審批通過后，院辦蓋章，辦結。

場景1：職能處室需要找主管院長確認，則由直接轉交給主管院長。

場景2：職能處室和院辦可退回申請。

場景3：主管院長審批后，直接流轉到院辦，院辦根據審批意見決定蓋章或退回。

2.4.2 處室章

業務流程：

角色說明：

所/中心：發起用章申請。

院辦：轉相關職能處室、領導協助審批;院辦蓋章，辦結。

院領導：審批、確認。

流程說明：

所/中心發起處室章用章申請，處室審核通過后，蓋章，辦結。

分支：處室需要領導或其他處室協助審核，則由處室轉交領導或其他處室協助審核，審核通過后，蓋章。

2.5 流程可視化

流程審批過程中，提供可視化了解流程當前狀態及歷史審批過程[15]，支持反饋意見、反饋文件的在線實時查看;同時提供手機App接口以及微信服務號接口，實現可視化移動辦公。

3 結論

本文針對農業科研工作辦公各類業務場景研究設計了農業科研協同辦公平臺，無紙化了特定的農業科研工作流程，改善農業科研院所協同管理信息化支撐條件，構建項目、成果、人才、基地、設備與科學數據文獻等共性數據資源并開發部署數據共享服務系統，實現數據高密度匯聚與權限內一站式共享檢索;建立面向全體科研、管理人員、社會公眾的統一資源服務門戶、高度集成協同的院所兩級管理與服務信息化全覆蓋的大平臺，提升科研、人事、檔案信息化管理效率和能力，滿足科研單位日常事務數字化、流程化、規范化管理，資源統一調配和領導輔助決策服務的要求。

參考文獻

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[15]業務流程可視化建模方法的研究與設計[D]. 濟南：山東大學， 2012.

作者簡介：

李昀（1969-），男，高級工程師。研究方向：信息化管理應用;顧靜秋（1977-），男，副研究員。研究方向：農業智能系統研究。