視頻會議系統(tǒng)在集團型企業(yè)中的應(yīng)用研究

侯振堂?鄭志輝?趙娜?張素萍

[摘 要]隨著經(jīng)濟社會的發(fā)展，出現(xiàn)了一種新的會議模式——視頻會議。視頻會議主要指利用互聯(lián)網(wǎng)和計算機技術(shù)，能夠讓不同的用戶在不同的地點進行連接，突破空間限制和時間限制所舉行的會議模式。這類在線上所展開的視頻會議，可以發(fā)送與接收選擇性的視頻數(shù)據(jù)和音頻數(shù)據(jù)，視頻會議不僅僅可以讓所有數(shù)據(jù)在參會人員之間實現(xiàn)共享，還能夠提供一個交流平臺，讓與會者在此平臺中暢所欲言，表達自己的看法。市場的變化，節(jié)奏的加快，使集團型企業(yè)在注重提高自身辦公效率的同時，還應(yīng)該為降低辦公成本付出努力，從而增強集團的綜合競爭力，使其在市場競爭中立于不敗之地。本文基于視頻會議系統(tǒng)的特征，分析了目前視頻會議系統(tǒng)的應(yīng)用情況，有利于集團型企業(yè)通過視頻會議系統(tǒng)的方案設(shè)計，使項目快速實行和推廣。

[關(guān)鍵詞]視頻會議系統(tǒng);集團型企業(yè);應(yīng)用

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2019.22.033

[中圖分類號]TN948.63[文獻標(biāo)識碼]A[文章編號]1673-0194（2019）22-00-02

0? ? ?引 言

有研究數(shù)據(jù)顯示，在會議的進行過程之中，50%左右的有效信息基本傳遞途徑，都是人體面對面的視覺效果，其余的有效信息，依靠會議內(nèi)容進行傳遞的僅有10%，甚至不到10%，剩余的部分則基本上都是依賴語言傳遞。作為一種新型的會議模式，視頻會議具有很多優(yōu)點，如實用性強，操作難度低，穩(wěn)定性強，安全性高等，因為有效信息得以傳遞主要依賴于視覺與聽覺，所以運用視頻會議這一模式，能夠在參會人員沒有察覺之間提高會議質(zhì)量。與普通企業(yè)不同，集團型企業(yè)的規(guī)模較大，舉行會議的頻率較高，視頻會議系統(tǒng)建設(shè)加強，對提高企業(yè)的工作效率、節(jié)省辦公成本都有著非常重要的作用。

1? ? ?視頻會議的概述

1.1? ?優(yōu)勢

與傳統(tǒng)的會議模式相比較，視頻會議具有許多前者欠缺的優(yōu)勢，概括來說，主要分為3點：“硬件”上的優(yōu)勢、“軟件”上的優(yōu)勢，“戰(zhàn)略”上的優(yōu)勢。其中，“硬件”優(yōu)勢有具體的衡量方法，但是“軟件”和“戰(zhàn)略”卻難以用技術(shù)或者數(shù)據(jù)衡量，后兩者必須包含在視頻會議投資成本和企業(yè)利益分析之中。視頻會議系統(tǒng)對于減少會議開展所產(chǎn)生的費用有較大幫助，如可以減少住宿支出、交通支出等。而且視頻會議可以充分利用資源，減少不必要的旅途時間，從而提高工作效率。還可以在視頻會議的過程中進行充分交流，人們突破時間空間限制，可以更加頻繁地在一起，能夠迅速廣泛地進行信息分享，對于提高決策準(zhǔn)確度和節(jié)省決策時間非常有幫助。

除了支持視頻會議這一典型特征以外，視頻會議系統(tǒng)還有許多實用性強的功能，例如可以提供文件資源共享、電子白板、支持遠程桌面操作等功能，并且不論是單位還是個人，都可以通過網(wǎng)絡(luò)進行即時溝通。實現(xiàn)視頻會議系統(tǒng)的正常運轉(zhuǎn)，主要依靠兩部分：硬件安裝和軟件安裝。在硬件安裝上，最重要的硬件是一臺可以正常聯(lián)網(wǎng)，并且擁有視頻外接設(shè)備的計算機，然后通過連接輸出設(shè)備信號;在軟件安裝上，重要的則是安裝視頻通信軟件，并且通過相應(yīng)軟件，實現(xiàn)一個可以共享的服務(wù)器端，對服務(wù)器做好協(xié)議、規(guī)范等必備工作，與此同時，進行服務(wù)器的視頻效果、聲音效果測試，根據(jù)測試情況對其進行調(diào)試，調(diào)試完成后，主服務(wù)器和節(jié)點服務(wù)器分別通過呼叫和撥號進入視頻會議系統(tǒng)，通過鼠標(biāo)點擊主界面中的開始視頻鍵，與會人員即可發(fā)送視頻發(fā)言請求，并將請求發(fā)送到中心站服務(wù)器上，會場主持人決定是否接受傳達到中心站服務(wù)器上的發(fā)言請求，若確定可以發(fā)言，即可實現(xiàn)視頻通話交流。

1.2? ?應(yīng)用形式

視頻會議解決方案需要考慮的因素眾多，如最為常見的用戶需求、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、會場點數(shù)等。現(xiàn)階段，視頻會議的發(fā)展趨于成熟，正在拓展中低端消費市場，也在不斷擴大應(yīng)用范圍。如今在許多領(lǐng)域中，都已普遍地應(yīng)用到了視頻會議系統(tǒng)，如遠程會議、遠程教育、項目協(xié)同工作、政府行政會議等。

1.2.1? ?遠程會議應(yīng)用

遠程會議應(yīng)用是視頻會議應(yīng)用最為廣泛、最為普遍的一種應(yīng)用形式，如今企業(yè)商務(wù)會議逐漸增多，可以利用視頻會議這一方式，進行業(yè)務(wù)管理、遠程公司內(nèi)部會議和商務(wù)談判的組織與開展。

1.2.2? ?遠程教育應(yīng)用

遠程教育應(yīng)用在國外較為普遍，主要是通過視頻會議來開展教學(xué)活動，讓更多的學(xué)生能夠接受到有限的優(yōu)秀教師的教學(xué)與指導(dǎo)。在一些大學(xué)中，建立了較為完善的遠程教育網(wǎng)絡(luò)，數(shù)量繁多的學(xué)生可以通過視頻會議對大學(xué)的遠程教育網(wǎng)絡(luò)進行訪問，從而提高教學(xué)質(zhì)量。

1.2.3? ?遠程醫(yī)療應(yīng)用

遠程醫(yī)療應(yīng)用簡單來說，就是利用視頻會議，實現(xiàn)醫(yī)院之間疑難病癥的會診與護理，達到培訓(xùn)基層醫(yī)務(wù)人員的醫(yī)學(xué)目的。視頻通訊業(yè)務(wù)如果擁有較高的質(zhì)量，不同地方的醫(yī)生和護士就可以同時工作、相互協(xié)作。遠程醫(yī)療還能夠讓一些資源有限的中小醫(yī)院得到大醫(yī)院醫(yī)學(xué)專家的咨詢和會診，實現(xiàn)醫(yī)院間的交流合作。

1.2.4? ?項目協(xié)同工作應(yīng)用

項目組各成員的協(xié)作工作十分重要，通過視頻會議系統(tǒng)進行遠程協(xié)作，可以使原本分開的工作組通過網(wǎng)絡(luò)的方式迅速結(jié)合在一起，也擁有更高的靈活性。可以發(fā)揮桌面會議的優(yōu)勢，項目組成員在屏幕上進行各類資料共享，也可以在上面協(xié)作進行相關(guān)數(shù)據(jù)、圖表修改。

1.2.5? ?政府行政會議應(yīng)用

我國的地域關(guān)系復(fù)雜，政府下設(shè)許多行政機關(guān)，所以政府工作會議開展頻率較高，數(shù)量較多。視頻會議系統(tǒng)的便捷性可以使文件內(nèi)容即時上行下達，實現(xiàn)上下級之間及時、密切溝通，對于政府工作的銜接與協(xié)調(diào)十分有利，也能夠提高政府的工作效率，節(jié)省人力成本。

2? ? ?視頻會議系統(tǒng)在集團型企業(yè)中的應(yīng)用建議

視頻會議系統(tǒng)優(yōu)勢明顯，要想使其優(yōu)勢在應(yīng)用中大放異彩，必須重視視頻系統(tǒng)建設(shè)。在視頻系統(tǒng)建設(shè)過程中，要明確系統(tǒng)建設(shè)的實施步驟，注重其優(yōu)越性。尤為值得注意的是，在選擇軟件時，一定要考慮軟件的統(tǒng)一性，一定要按照規(guī)定好的相應(yīng)步驟進行操作，從而最大限度地降低系統(tǒng)建設(shè)風(fēng)險。視頻會議系統(tǒng)建設(shè)的第一步：取得集團型企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的支持，獲得他們的信任，組織好實施項目。第二步：確定建立視頻會議系統(tǒng)的公司等級，然后根據(jù)公司等級分成相應(yīng)的模塊進行系統(tǒng)建設(shè)，這一過程可以借鑒第一步驟的經(jīng)驗。建設(shè)視頻會議系統(tǒng)建設(shè)的過程是有風(fēng)險的，也是痛苦的，但是在建成之后，具有更廣泛的應(yīng)用性和優(yōu)越性，能夠更好地為集團型企業(yè)服務(wù)。

2.1? ?提升綜合實力

進行良好的信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，能夠為推進集團型企業(yè)的信息化總體建設(shè)做好準(zhǔn)備，建設(shè)合理規(guī)范的信息化硬件體系，提高企業(yè)的工作效率，同時減少企業(yè)的辦公成本，將企業(yè)資源進行及時歸納整合，從而提高集團型企業(yè)在行業(yè)中的競爭力和影響力，提升企業(yè)形象，提高企業(yè)的綜合實力。

2.2? ?提高信息化水平

通過升級網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施，能夠使信息服務(wù)保障水平得到進一步提升，實現(xiàn)視頻接入線路的增加，滿足基層單位需求。在完成系統(tǒng)升級與改造之后，在網(wǎng)絡(luò)方面主流的雙核心交換將大大提高網(wǎng)絡(luò)吞吐量，滿足各分公司對集團的接入線路需求。如河南能源化工集團擁有視頻會議專網(wǎng)，通過集團總部的STN設(shè)備傳輸設(shè)備，雙路閉環(huán)光纖連入運營商地市域傳輸STN自愈環(huán)網(wǎng)中，實現(xiàn)雙路對等倒換，業(yè)務(wù)信號采用雙發(fā)選取的自動保護倒換方式，能實現(xiàn)50 ms自動保護倒帶自愈功能。分支點配置一套STN網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，提供豐富設(shè)備接口及寬帶。今后如需增加帶網(wǎng)時終端設(shè)備，不需做改動或者中斷，直接增加線路的帶寬數(shù)量即可，非常靈活方便，從而提升視頻會議系統(tǒng)的服務(wù)質(zhì)量。

2.3? ?利用智能中控系統(tǒng)

部署一套會議智能中控系統(tǒng)，可以進行綜合性演示與控制，用于管理會議室電力、照明、音視頻輸入輸出設(shè)備及其他輔助設(shè)備。智能中控系統(tǒng)采用無線覆蓋方式完成控制信號傳輸，中控系統(tǒng)的平板控制、燈光管理、手機連接等。如河南能源化工集團視頻會議系統(tǒng)進行了升級優(yōu)化，實現(xiàn)了大屏、終端、攝像頭等設(shè)備統(tǒng)一控制。

2.4? ?和相關(guān)系統(tǒng)適當(dāng)融合

相關(guān)系統(tǒng)之間的融合交流，會擦出不一樣的火花，將視頻會議系統(tǒng)與相關(guān)系統(tǒng)融合，可以進一步提高視頻系統(tǒng)的可用性與實用性。如河南能源化工集團實現(xiàn)了與Skype系統(tǒng)相融合，可以在視頻會議的過程中，靈活邀請Skype終端加入會議，使溝通方式不受空間和時間等限制，更加靈活便捷，這是國內(nèi)首例實現(xiàn)華為視頻會議系統(tǒng)對接Skype客戶端。

3? ? ?結(jié) 語

視頻會議系統(tǒng)對集團型企業(yè)發(fā)展有著極其重要的作用，《2013-2017年中國視頻會議系統(tǒng)行業(yè)發(fā)展前景與投資戰(zhàn)略規(guī)劃分析報告》相關(guān)數(shù)據(jù)顯示，近年來，我國視頻會議系統(tǒng)普及規(guī)模在逐步擴大，應(yīng)用領(lǐng)域也在慢慢增加。在未來，視頻會議系統(tǒng)將一步一步滲入到更多的行業(yè)。從目前數(shù)據(jù)來看，我國政府使用視頻會議的用戶比例高達30%，金融、能源、通信、交通、醫(yī)療、教育等重點行業(yè)機構(gòu)的使用比例也在逐步提高。根據(jù)對辦公成本不斷降低的要求，企業(yè)要對成本費用進行嚴(yán)格控制，不斷提高經(jīng)營效益，所以在這樣的時代和社會要求下，正確應(yīng)用視頻系統(tǒng)，將其優(yōu)勢發(fā)揮到最大，能夠幫助集團型企業(yè)解決現(xiàn)存問題，提高企業(yè)的自身競爭力，促進企業(yè)長久、良好發(fā)展。

主要參考文獻

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