現代人力資源管理理念下的人事檔案管理研究★

賈朝莉

（四川天一學院 四川成都 610000）

人力資源是當前社會環境中，企業的重要資源條件。對于人力資源管理工作而言，需要重視其中人事檔案的作用與優勢。而在具體的實踐工作中，為了實現這一技術管理目標，應從基本的人事檔案管理重要性入手，突出其核心價值與研究意義，為實踐內容與方法的展開性探究提供基礎條件。

一、人事檔案管理的重要性

現代人力資源管理中的人事檔案管理工作與傳統的人力資源管理理念同宗同源，但在管理內容上，更加明確地強調管理工作中的精細化內容，需要在投入大量工作總量的同時，保證管理的有效性與針對性，從而更好地適應整體管理工作的客觀需要。從檔案管理內容角度出發，在形成人事檔案系統時，就會將以往的人事資料信息匯總成整體性的數據庫系統。然后，依據這種累積性的數據資料，對工作人員的各項人事資料信息進行分析，并從中提煉出與崗位工作相互匹配的應用型資料內容。由此，在強化檔案管理工作的過程中，應于人事檔案中確定當前的人力資源條件，對企業的人資情況進行適當調整，實現綜合性的企業人力資源管理。

二、現代化人資管理理念下的人事檔案管理策略

（一）加強對于人事檔案的認識

人事檔案資料是人力資源管理工作中的重要內容，在進行人資管理的過程中，務必要在整體工作體系的思想認識上進行強化，并從基礎的人資管理、檔案管理部門著手，將這種思想認識上的重視程度，逐漸擴大到企業環境中，以此為具體檔案工作建立堅實的思想基礎，維護后續工作的推進與落實。

方法上，需要從管理者層面展開思想認識強化，將人事檔案管理的覆蓋范圍拓展到更多的應用空間，并在制度內容與管理規范的約束下，影響各個部門，使其可以在協同配合中，完成人事檔案工作。

例如，在實際工作中，企業管理者可以通過頒布內部工作文件，或是建立新的管理制度，通過與部門主管領導的交流溝通，將人事檔案的具體管理工作，對接到各個部門的不同流程內容上。然后，將檔案的采集、整理、存儲、使用等一系列步驟，形成系統化工作序列，并在具體工作環節中，定位每個部門，甚至每個崗位人員的責任地位，在企業管理中，形成自上而下的管理認知梯度，通過全面覆蓋檔案管理工作，實現整體檔案資料的能力升級[1]。

（二）塑造崗位工作人員的能力

崗位工作人員的業務能力，是保證人事檔案管理工作執行結果的重要條件。作為上級主管部門，為了優化人事檔案工作的執行狀態，需要定期組織崗位工作人員參與培訓活動，并保證其思想意識與操作能力的成長狀態。從專業化領域出發，檔案管理工作帶有明顯的科學性與系統性特征，需要在檔案管理工作執行的過程中，不斷強調其方法的嚴謹性，并在樹立崗位人員責任心的同時，對接現代人力資源管理需要，保證人事檔案對于企業服務作用的充分展示。

例如，某單位以年度為周期，定期對檔案管理工作人員進行業務培訓。在這一培訓活動中，還穿插著進行新員工入職培訓，在新鮮血液注入企業團隊的同時，將其先進的理論知識與飽滿的工作熱情，與部門團隊進行融合，并在綜合性培訓的過程中，使其快速融入團隊環境，吸收團隊的經驗與方法，使新員工對團隊的激勵效果得到放大。而這種培訓，也可以有效地補充并升級原有工作方案，保證檔案管理工作的技術成長性。另外，管理部門為了激勵員工進行自學，還專門設置了崗位自學激勵，鼓勵工作人員主動學習創新業務與工作方法，保證人事檔案工作中，人員能力素質的持續性提高。

（三）規范人事檔案的管理制度

現代人資管理工作中的人事檔案管理需要從制度內容上優化調整，并在形成系統管理體系的基礎上，對工作人員行為、流程化內容、系統性操作等方面形成規范管理。由此形成完整的健康工作環境，并以制度為基礎，逐漸培養出制度環境下的文化氛圍，保證人事檔案工作適應性與服務現代人力資源管理。

（四）提高檔案管理信息化狀態

為了使人事檔案管理適應現代人力資源管理需要，應在檔案資料的管理工作中引入現代化的技術手段，實現人事檔案管理工作的建設升級。首先，在硬件系統上，需要通過打印機、復印近、掃描儀、刻錄機等設備，補充辦公方式，提高檔案資料數據化轉化的自由度。其次，在環境硬件上，應通過空調系統、吸塵器、去濕氣、溫度計等設備，保證檔案管理環境的健康狀態，使紙質資料的儲存更加安全。再次，在智能化程序中，應建立起電子信息系統，通過計算機軟件、數據庫系統、智能化程序、云存儲等先進信息化技術條件的應用，保證整體技術內容的建設效果[2]。最后，在信息化操作的過程中，工作人員要對軟件技術條件下的分類、立卷、歸檔、使用等內容，與數據庫建設結合起來，以此保證智能化技術條件對于人事檔案信息的升級建設。同時，在這種計算機數字化存儲的軟件程序中，也可以憑借技術手段的科技性與嚴謹性，實現檔案資料的規范化調整，延長并提高檔案資料的使用時間與服務效果。

（五）凸顯人事檔案資料服務性

從人力資源的角度出發，需要對工作人員的職業履歷進行系統性分析，而人事檔案的管理工作可以為此提供基礎材料，并為執行綜合化的人資管理工作提供保障。例如，在進行干部任命與考核的過程中，需要對其工作經歷進行分析，并在數據化檔案信息的支撐下，量化判斷其人資條件下的個人價值。由此，對個人不同時期能力狀態作出分析，并在橫向對比中，定位某位崗位人員的業務能力，由此實現對于職務任命的科學化管理，體現人事檔案資料在現代人力資源管理中的重要地位條件。另外，這種服務性內容，還可以形成人資系統的交流材料，在網絡經驗交流的同時，擴大人事信息的實用性狀態。

三、結語

綜上，在人事檔案中運用功能現代人力資源管理理念，需要在建立綜合管理體系的基礎上，保證整體系統的優化工作狀態，并盡可能地在工作方法與步驟上，落實具體工作原則。實現這一管理方案，不僅可以提高人事檔案的應用價值，也能從管理角度為企業的發展建設提供基礎性的保障。