新時期文化館藝術(shù)檔案管理研究★

柯青

（玉環(huán)市文化館 浙江玉環(huán) 317600）

在國家文化事業(yè)發(fā)展過程中，需要重視文化館藝術(shù)檔案管理。在數(shù)字化建設(shè)不斷推進(jìn)的新時期，文化館藝術(shù)檔案包含紙質(zhì)和電子兩種，能夠?qū)崿F(xiàn)互補(bǔ)，體現(xiàn)不同的價值。為保證檔案管理工作的順利開展，還應(yīng)加強(qiáng)藝術(shù)檔案管理研究，提出合理的管理措施，保證文化館檔案工作有序開展。

一、文化館藝術(shù)檔案特點(diǎn)分析

文化館藝術(shù)檔案是文化藝術(shù)單位和工作者在文化交流、研究、藝術(shù)創(chuàng)作、社會文化藝術(shù)活動等過程中形成的資料，以文字、圖表、聲像等不同形式得到了記錄，對社會和國家具有保存價值。作為文化藝術(shù)的歷史成果，文化館的藝術(shù)檔案對時代發(fā)展進(jìn)行了見證，能夠使人類文化藝術(shù)活動中發(fā)生的事件和影像得到真實(shí)反映。由于藝術(shù)門類較多，文化館藝術(shù)檔案內(nèi)容豐富，包含語言、造型、表演等各種類型，能夠使文化藝術(shù)發(fā)展過程得到真實(shí)記錄，展現(xiàn)社會人文環(huán)境的變化。受編制人員的思想閱歷、文化底蘊(yùn)、審美等各種因素的影響，各種藝術(shù)檔案表達(dá)的思想、主題并不相同，帶有一定個體性特征，能夠從文、形、聲等不同角度進(jìn)行文化藝術(shù)現(xiàn)場的記錄，保證文檔的完善性。

二、新時期文化館藝術(shù)檔案管理問題

伴隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，文化館也取得了數(shù)字化發(fā)展，開始利用數(shù)字化形式進(jìn)行檔案管理。因此在新時期，文化館藝術(shù)檔案出現(xiàn)了兩種類型，一種為傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，另一種則為現(xiàn)代化的電子檔案。采用電子檔案，能夠使紙張因長久存儲發(fā)黃、折損等問題得到解決，避免檔案記錄遭到毀壞，通過離線備份做到檔案資料的永久保存，能夠?yàn)樗囆g(shù)檔案管理提供安全保障。然而電子檔案中的文字缺乏個人痕跡特征，無法體現(xiàn)藝術(shù)檔案帶有的個體性，不利于豐富藝術(shù)文化的傳承。相較于電子檔案，紙質(zhì)檔案對文化藝術(shù)歷史進(jìn)行了客觀記錄，是能夠使人信服的憑證。但在檔案資料利用上，卻存在查找難、存儲難等問題，無法實(shí)現(xiàn)資源充分利用。因此在文化館檔案管理上，紙質(zhì)檔案與電子檔案存在各自優(yōu)缺點(diǎn)，能夠?qū)崿F(xiàn)互補(bǔ)，還應(yīng)得到并行管理。然而目前文化館在紙質(zhì)檔案和電子檔案管理上，實(shí)行不同藝術(shù)檔案資料的獨(dú)立控制，容易導(dǎo)致檔案資料匯總、存儲等工作開展發(fā)生遺漏，無法使兩種檔案的優(yōu)勢得到充分發(fā)揮。受這些因素的限制，文化館藝術(shù)檔案管理水平較低，無法滿足新時期文化藝術(shù)事業(yè)的建設(shè)發(fā)展要求。

三、新時期加強(qiáng)文化館藝術(shù)檔案管理的對策

（一）建立檔案通道

為加強(qiáng)紙質(zhì)檔案與電子檔案的聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)文化館藝術(shù)檔案的統(tǒng)一管理，需要建立相應(yīng)的檔案通道，將紙質(zhì)檔案和電子檔案以文本形式在光盤上存儲，然后完成相應(yīng)搜索軟件和數(shù)據(jù)庫的開發(fā)，實(shí)現(xiàn)二者的融合，保證各種檔案能夠得到有效檢索與管理。采取該種方式，能夠使電子檔案優(yōu)勢得到充分發(fā)揮，滿足檔案信息快速傳遞和資源充分利用需求。針對庫存的紙質(zhì)檔案，需要轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮有问竭M(jìn)行備份，結(jié)合使用、儲存等因素需要得到對應(yīng)的電子檔案，在實(shí)現(xiàn)二者并行管理的同時，確保檔案資料能夠得到充分利用。在檔案互轉(zhuǎn)之前，還應(yīng)對文書檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案等各類藝術(shù)檔案進(jìn)行分門別類的整理，結(jié)合檔案性質(zhì)確定互轉(zhuǎn)后檔案的管理范疇[1]。在紙質(zhì)檔案向電子檔案轉(zhuǎn)換過程中，還應(yīng)完成電子檔案科學(xué)定義，確定檔案來源和渠道，保證檔案分類的合理性，從而完成檔案材料的全面收集與整理?？紤]到文化館藝術(shù)檔案資料真實(shí)性和明確性需要在對應(yīng)體制中得到突顯，因此需要在建立的檔案通道中加強(qiáng)檔案聯(lián)系，確保用戶能夠通過電子檔案完成需要的紙質(zhì)檔案查找，獲得紙質(zhì)檔案存儲位置、使用情況等信息，繼而為用戶使用紙質(zhì)檔案提供便利。

（二）完善管理制度

對新時期文化館藝術(shù)檔案進(jìn)行管理，還應(yīng)結(jié)合紙質(zhì)檔案和電子檔案各自的特點(diǎn)完成相應(yīng)管理制度的建立，制定科學(xué)的管理方法和標(biāo)準(zhǔn)，以便使兩種檔案得到明確區(qū)分和高效管理。相比較而言，紙質(zhì)檔案管理工作已經(jīng)開展了較長時間，擁有相對完善的管理制度。在制度改進(jìn)上，重點(diǎn)需要結(jié)合紙質(zhì)檔案數(shù)字化需求進(jìn)行相應(yīng)管理標(biāo)準(zhǔn)的制定，對數(shù)字化管理細(xì)節(jié)做出明確規(guī)定，保證紙質(zhì)檔案能夠得到高效數(shù)字化管理。針對電子檔案，需要重點(diǎn)加強(qiáng)檔案信息安全管理；針對電子檔案保管設(shè)施，還應(yīng)制定嚴(yán)格的管理制度，保證硬盤、磁盤等各種存儲介質(zhì)能夠在適宜的環(huán)境下得到保存，做到空間安全、合理。在電子檔案存儲管理方面，需要加強(qiáng)人員行為約束，做好檔案管理責(zé)任的劃分，保證人員能夠嚴(yán)格按照制度要求開展各項(xiàng)工作，實(shí)現(xiàn)對檔案結(jié)構(gòu)的有效管控。通過健全基礎(chǔ)統(tǒng)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)、信息儲存標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)庫管理標(biāo)準(zhǔn)等各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)，能夠加強(qiáng)電子檔案規(guī)范管理，使檔案管理工作有序開展。此外，需要建立人員培訓(xùn)制度，通過定期培訓(xùn)保證人員能夠熟練運(yùn)用信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等各種技術(shù)進(jìn)行電子檔案管理，保證文化館藝術(shù)檔案的管理能夠滿足信息時代的要求。

（三）創(chuàng)新管理模式

在新時期，還應(yīng)結(jié)合時代發(fā)展要求實(shí)現(xiàn)文化館藝術(shù)檔案管理模式創(chuàng)新，建立紙質(zhì)檔案與電子檔案的并行管理體系，使兩種檔案的同一內(nèi)容得到同步歸檔和有效分檔，并通過分類存儲管理和統(tǒng)一調(diào)用使藝術(shù)檔案的真實(shí)性和完整性得到保證。針對重大文化藝術(shù)活動和民間文化藝術(shù)資料，需要在加強(qiáng)藝術(shù)精華調(diào)查的同時，以文字、圖像、實(shí)物等不同形式進(jìn)行材料收集和整理，將具有個體性的文字資料編撰成為紙質(zhì)檔案，經(jīng)過數(shù)字化轉(zhuǎn)換后，與圖像資料一同以電子形式存儲，在體現(xiàn)檔案資料真實(shí)性的同時，使收集到的資料得到合理保護(hù)，確保文化藝術(shù)得到全面反映[2]。為發(fā)揮檔案的社會功能，還要將收集到的檔案作為第一手資料，在紙質(zhì)檔案編寫時對各歷史時期的文化藝術(shù)活動資料進(jìn)行查閱，然后完成相關(guān)檔案資料的編撰。在轉(zhuǎn)換為電子檔案的過程中，需要加強(qiáng)與原本檔案資料的聯(lián)系，為用戶提供豐富的文化藝術(shù)檔案信息，繼而使檔案數(shù)據(jù)得到充分利用。

四、結(jié)語

在文化藝術(shù)事業(yè)發(fā)展的過程中，紙質(zhì)檔案和現(xiàn)代化電子檔案擁有各自的作用，應(yīng)采取科學(xué)管理措施保證兩種檔案得到并行管理與發(fā)展，取得理想檔案管理效益。在實(shí)踐工作中，還應(yīng)通過建立檔案通道加強(qiáng)紙質(zhì)檔案與電子檔案的聯(lián)系，并通過完善管理制度和創(chuàng)新管理模式實(shí)現(xiàn)兩種檔案資料的有效收集、存儲和利用，繼而為推動文化藝術(shù)事業(yè)發(fā)展奠定良好基礎(chǔ)。