基于檔案建設(shè)工作的中等職業(yè)學(xué)校特色檔案管理★

鄭青

（福建省泉州市機(jī)關(guān)文化干部學(xué)校 福建泉州 362000）

學(xué)校檔案即記錄學(xué)校一切活動(dòng)、歷史發(fā)展、教學(xué)工作、教師成長、財(cái)政開支等的文字材料或文件材料。檔案管理在中等職業(yè)學(xué)校發(fā)展中占據(jù)著重要地位，是學(xué)校管理工作的重要環(huán)節(jié)之一。

一、學(xué)校檔案管理的重要性

（一）學(xué)校檔案是評(píng)價(jià)學(xué)校辦學(xué)水平的直接條件。檔案管理工作是學(xué)校管理工作的重要組成部分之一，學(xué)校內(nèi)部的教學(xué)評(píng)估、質(zhì)量檢測、科研指導(dǎo)都需要借助檔案資料記錄，需要以檔案記錄為基礎(chǔ)。由于檔案管理工作自身的重要性與特殊性，學(xué)校檔案管理工作做得好與否，也是學(xué)校辦學(xué)水平的側(cè)面反映。一個(gè)學(xué)校內(nèi)部本職工作是否稱職，也是影響學(xué)校辦學(xué)水平的直接因素。

（二）學(xué)校檔案是學(xué)校發(fā)展的歷史記錄。學(xué)校檔案主要是學(xué)校以往的重要活動(dòng)、教學(xué)工作、行政工作、科研工作等等的以文字或者其他形式呈現(xiàn)的有意義的客觀文件材料記錄。從學(xué)校的檔案中可以查看到一個(gè)學(xué)校的成長過程與發(fā)展過程，其檔案記載了有關(guān)于學(xué)校發(fā)展的、具有重要價(jià)值的內(nèi)容以及學(xué)校個(gè)體的績效記錄，是學(xué)校歷史的活的呈現(xiàn)形式，對(duì)學(xué)校的穩(wěn)定發(fā)展具有重要的歷史參考意義。

（三）學(xué)校檔案是學(xué)校重要決策與發(fā)展規(guī)劃的重要基礎(chǔ)。基于學(xué)校檔案的真實(shí)性、客觀性、有效性特點(diǎn)，檔案是學(xué)校決策的重要基礎(chǔ)。在決策與規(guī)劃中，學(xué)校可以參考學(xué)校檔案的歷史發(fā)展，對(duì)于歷史發(fā)展中優(yōu)秀的部分進(jìn)行借鑒弘揚(yáng)，對(duì)于落后的部分進(jìn)行反思，為學(xué)校在將來的發(fā)展積累歷史經(jīng)驗(yàn)，可以有效地避免不必要的麻煩，吸取教訓(xùn)，防止重蹈覆轍。通過檔案，一方面可以有效地提高學(xué)校決策的精確性，實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量的決策目標(biāo)，另一方面也促進(jìn)了學(xué)校管理水平的提升。

（四）學(xué)校檔案是促進(jìn)學(xué)校可持續(xù)發(fā)展的基礎(chǔ)途徑與內(nèi)部動(dòng)力。一方面，學(xué)校檔案為學(xué)校的重要決策提供了良好基礎(chǔ)，在有效提高學(xué)校行政部門決策水平的同時(shí)還提升了學(xué)校的管理水平；另一方面，學(xué)校檔案建設(shè)工作有利于充分調(diào)動(dòng)學(xué)校員工的工作積極性，也能有效地激發(fā)學(xué)生的學(xué)習(xí)動(dòng)力。

二、中等職業(yè)學(xué)校檔案管理現(xiàn)狀

（一）缺乏充分的檔案管理意識(shí)。學(xué)校的檔案管理在近年來雖然受到越來越多的關(guān)注與重視，但在有些學(xué)校仍存在檔案管理意識(shí)缺乏的現(xiàn)象。檔案意識(shí)不足的現(xiàn)象是由多方面原因造成的，例如學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)部門與教師隊(duì)伍的忽視。由于他們?nèi)狈?duì)這一方面的正確認(rèn)識(shí)，沒有深刻意識(shí)到檔案工作在學(xué)校整體管理工作中的重要性，因而將檔案管理工作置于無足輕重的處地。又如學(xué)校整體的檔案建設(shè)工作氛圍不濃厚，檔案建設(shè)沒有得到確切落實(shí)，缺乏檔案意識(shí)的宣傳。

（二）學(xué)校檔案的管理機(jī)制與監(jiān)督機(jī)制不夠完善。學(xué)校在檔案管理機(jī)制與監(jiān)管機(jī)制方面基礎(chǔ)薄弱，沒有開展規(guī)范性的檔案建設(shè)工作，加上檔案主管部門對(duì)工作的懈怠，造成檔案管理水平低下，出現(xiàn)檔案丟失、檔案不符等問題。比如在檔案錄入信息的采集階段，收集信息的工作人員能力水平低下，忽視工作的重要性，沒有進(jìn)行有效收集，從而影響了信息的準(zhǔn)確性、有效性，阻礙了后續(xù)整理檔案工作的開展，同時(shí)也拉低了整體檔案工作的水平。

（三）檔案管理技術(shù)不成熟。由于對(duì)檔案工作的開展沒有清晰正確的認(rèn)識(shí)，沒有形成健全的檔案系統(tǒng)，因而檔案管理部門仍采用落后繁瑣的技術(shù)，這導(dǎo)致日常檔案工作效率低，檔案工作停滯不前。例如在整理檔案信息階段，檔案部門使用的方法停留在傳統(tǒng)的分類保存階段，沒有充分運(yùn)用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)。

（四）缺乏專業(yè)檔案管理工作人員。很多中等職業(yè)學(xué)校存在缺乏專業(yè)檔案工作人員的問題，少數(shù)學(xué)校存在沒有專門工作人員的現(xiàn)象。一方面，負(fù)責(zé)檔案工作的人員在專業(yè)能力方面的短缺沒有得到及時(shí)改善，相關(guān)的人力部門對(duì)工作人員要求寬松，而且沒有對(duì)這些人員進(jìn)行專業(yè)性的培訓(xùn)，對(duì)有價(jià)值的檔案辨識(shí)能力不足，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)生疏；這在一定程度上阻礙了檔案工作的推行發(fā)展，也造成檔案內(nèi)容精確性低下。

三、中等職業(yè)學(xué)校特色檔案建設(shè)的策略

針對(duì)目前中等職業(yè)學(xué)校檔案管理存在的問題，結(jié)合學(xué)校發(fā)展的實(shí)際情況，提出以下策略：

（一）抓住檔案建設(shè)工作重點(diǎn)。要想有效推進(jìn)檔案建設(shè)工作的開展，準(zhǔn)確把握中等職業(yè)學(xué)校檔案建設(shè)工作的重點(diǎn)是重中之重，應(yīng)先落實(shí)重點(diǎn)工作，再逐個(gè)擊破。首先明確中等職業(yè)學(xué)校檔案建設(shè)工作的立場與目標(biāo)，通過宣傳活動(dòng)提高檔案管理意識(shí)，并且在學(xué)校與社會(huì)中樹立中等職業(yè)學(xué)校的良好形象。其次是緊跟時(shí)代發(fā)展潮流，把握正確方向，投入信息化建設(shè)，提高檔案建設(shè)工作的有效性與科學(xué)性。再者是完善檔案工作管理機(jī)制與監(jiān)管機(jī)制，形成完備的檔案工作系統(tǒng)，為檔案工作的開展提供制度保障。

（二）形成特色檔案管理體系。中等職業(yè)學(xué)校進(jìn)行檔案建設(shè)工作時(shí)，應(yīng)形成具有特色的管理體系。根據(jù)學(xué)校自身的歷史發(fā)展特點(diǎn)，形成明確的辦學(xué)特色，營造良好的校園氛圍，提高社會(huì)地位從而加強(qiáng)社會(huì)影響。加強(qiáng)對(duì)教學(xué)質(zhì)量和學(xué)生的關(guān)注，根據(jù)社會(huì)發(fā)展需要培養(yǎng)人才，逐步提升辦學(xué)水平。其次在檔案信息采集方面，注重對(duì)優(yōu)秀人才、辦學(xué)成果、重要活動(dòng)等的檔案保存，將涉及到的一系列信息進(jìn)行分門別類，從而為教學(xué)評(píng)估和以后的教學(xué)規(guī)劃提供參考。

（三）提高檔案管理工作人員的管理能力。在選用檔案工作人員方面，應(yīng)選拔更多專業(yè)性人才，在正式開始工作之前進(jìn)行專業(yè)性培訓(xùn)，以此提高檔案工作人員的能力水平。除此之外，要提高工作人員的檔案建設(shè)工作意識(shí)，增強(qiáng)其社會(huì)責(zé)任感，提高職業(yè)素養(yǎng)；建立工作激勵(lì)制度，獎(jiǎng)懲分明，提高工作有效性。

四、結(jié)語

基于中等職業(yè)學(xué)校檔案管理的現(xiàn)存問題，學(xué)校相關(guān)部門應(yīng)加大改善力度，努力推動(dòng)學(xué)校特色檔案管理工作，充分發(fā)揮檔案在學(xué)校發(fā)展中的重要作用。抓住檔案建設(shè)重點(diǎn)，根據(jù)中等職業(yè)學(xué)校的實(shí)際情況構(gòu)建特色檔案管理制度，從而優(yōu)化學(xué)校內(nèi)部教育結(jié)構(gòu)，形成獨(dú)特的辦學(xué)特色，促進(jìn)中等職業(yè)學(xué)校的不斷進(jìn)步。