大數據時代背景下的檔案管理工作研究★

賈秀平

（嵩縣陸渾水庫管理處 河南洛陽 471000）

在新時期對檔案進行管理，管理人員可以依托多種先進的管理手段，這是基于大數據時代的便利。先進的檔案管理手段都是基于信息技術時代發展而來的。在搜集檔案資料時，通過大數據技術，可以對檔案數據信息進行高效整理與處理。基于當前檔案管理工作的革新發展需求來看，管理人員必須在日常的管理活動中加強對大數據技術、云計算等技術的應用，確保提高檔案管理工作成效。

一、大數據時代下檔案管理工作現狀

結合大數據時代的發展要求，檔案管理工作需要不斷更新自己的管理方法才能跟上時代發展步伐。而對當前檔案管理工作發展現狀進行分析可知，現在還存在諸多與大數據時代發展背景不相符合的問題，主要表現在檔案信息安全性無法得到有效保障以及檔案管理人員工作能力不足的問題上。對于大數據時代的檔案管理工作而言，由于信息共享程度更高，因而很容易在處理信息的過程中出現信息泄露等問題，且管理人員缺乏專業的數據信息安全監控及管理技術的支持，更容易導致檔案存在信息安全風險；而對于管理人員而言，當前的檔案管理人員大多數還延續著傳統的檔案管理手法，對大數據時代下的管理手段掌握還不夠透徹，對計算機相關操作也不夠了解。且檔案管理人員中占比較多的為中年管理者，這部分管理人員對新事物的接受相對較慢，因而很難實現大數據時代下檔案管理工作的創新發展，也無法實現對檔案資源的有效利用，從而阻礙其社會服務價值的發揮。

二、大數據時代檔案職業可持續發展策略

（一）加強大數據背景下的檔案安全管理

在大數據發展背景下，面對海量的檔案數據，通過應用大數據技術能夠得到高效的處理。管理人員需要高度重視檔案信息安全，加強對檔案安全的管理。作為檔案管理人員，在工作中要按照規范應用殺毒軟件及時地更新系統補丁、查殺病毒，杜絕惡意軟件的入侵現象。在實際的管理工作中，檔案管理人員還要與大數據公司的技術人員進行高效對接，通過加強技術交流的方式來幫助檔案管理人員提升危機處理能力。最后，還要積極制定檔案數據安全保障制度，進一步規范檔案管理工作的操作流程，包括收集、整理以及調取等，并加強對檔案數據突發情況的緊急預案，確保檔案管理工作穩中有序、安全快捷。

（二）加強對高水準檔案管理人才的培養

對于檔案管理工作而言，管理人員的綜合素質將直接影響檔案管理工作質量。檔案管理機構需對檔案管理人才專門培養，并根據不同的行業進行專項人才培養。以不動產檔案管理部門為例，在對人才進行培養時，要做好對房地產專業領域知識的培訓，可以通過聘請專業的檔案管理人員對管理者進行全面的培訓。此外還可以通過構建科學的激勵機制的方式，督促管理人員不斷通過自我學習提升個人能力。

（三）拓展檔案職業合作領域

大數據時代的一個基本特點在于信息的開放與共享性。檔案管理工作要具備跨專業和跨地域的服務意識，積極進行多領域的檔案管理工作合作。對于檔案管理人員而言，要對現有的檔案領域局限進行積極突破，并深入地與其他領域進行交流，利用新技術和新方法對檔案進行管理。管理人員還要對其他信息學科的先進理論和方法進行借鑒，并與自己的檔案管理工作相融合，實現管理理念和實踐方法的創新。

（四）保障公民檔案利用的數據權

在當前的時代背景下，檔案管理工作也要遵循“以人為本”和“為人民服務”的原則。基于此，要進一步增加檔案數據信息的開放與共享程度，以此來保證公民對檔案利用的數據權。在信息管理行業，檔案管理工作人員則要重視對公民數據隱私的保護。如何對檔案信息資源進行有效開發與利用，并同時保障好公民的隱私應作為管理人員重點關注的課題，以確保在對檔案信息進行利用時，既能夠為公民提供更加全面的服務，又能夠避免公民個人信息受到侵害。

（五）構建完善的檔案管理的準入制度及管理機制

檔案管理工作的規范執行需要檔案管理制度的約束，確保對檔案數據進行合理的應用。首先針對大數據背景下檔案管理的準入條件，要進行適當提高。對于進入檔案系統的人員而言，要對其準入條件進行明確規定。要在檔案管理系統中安裝防火墻，避免黑客入侵，實現對數據的有效保護。同時要建立檔案數據安全的責任機制，對平臺上的數據進行法律責任劃分，明確責任人，提高管理人員對檔案數據保護的重視程度。此外，還要針對檔案管理工作制定完善的監督機制，防止檔案管理工作出現混亂。在具體的管理過程中，應配備專門的監督機構和監督人員，對每一個管理環節都進行嚴格地監督，以及時地發現檔案管理工作中管理人員出現的不當行為和失職行為，確保加強對檔案數據的有效保護。

（六）創新服務項目

對大數據時代下的檔案進行管理，目的在于實現對檔案資源的高效利用。而要想真正地挖掘出檔案資源的更多價值，檔案管理人員要借助專業的大數據技術不斷地對檔案資源進行分析。在新時代下，檔案管理工作人員應具備檔案服務項目的創新意識，通過對知識服務框架以及服務方式的改變，來奠定服務項目創新的根基。此外，還要不斷健全服務體系，對檔案資源價值進行有效對接。檔案管理機構應做到層級完善、責任明確，要不斷地提高檔案信息的共享程度與開放程度；基于當前用戶的個性化需求，檔案管理人員更要善于從不同角度挖掘檔案資源價值，并積極構建檔案管理的開放性體系，使檔案資源變得更加易得，但同時也需要關注檔案利用模式以及信息檢索方式等的創新，提高用戶對檔案資源的利用效率，并力求滿足社會對各種檔案資源的廣泛需求。

三、結語

大數據時代的到來為檔案管理工作提供了全新的發展路徑，但面臨的情況也更加復雜，因此，作為檔案管理人員，必須要對大數據時代的相關技術進行應用，以改善當前檔案管理工作現狀。在具體的管理工作中，要重視檔案信息安全管理，積極培養檔案管理高端人才；此外，還要不斷拓展檔案管理的職業領域，通過科學的管理，可以進一步保障公民使用檔案信息的權利，幫助發揮檔案資源的社會價值。