“互聯網+”環境下高職院校檔案信息化建設中的問題及對策研究

白茹玉

摘 ?要：“互聯網+”的發展推動了高職院校檔案信息化建設，為了適應時代發展以及有效提升高職院校檔案管理和服務水平，高職院校的檔案信息化建設成為當前檔案工作的重要方向，該文以長春金融高等專科學校為例，從檔案信息化概念、管理投入、基礎設施、專業人才幾方面對高職院校在“互聯網+”背景下檔案信息化建設中存在的問題進行了探討，并提出了相應的解決策略。

關鍵詞：“互聯網+” ?高職院校檔案 ?檔案信息化

中圖分類號：G270.7 ? 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2019）10（b）-0079-02

2015年李克強總理在政府工作報告中首次提出“互聯網+”行動計劃，正式將“互聯網+”作為引領我國傳統行業改革的國家級戰略，這一戰略對檔案事業產生深遠影響，我國檔案信息化步入新的階段。為適應時代發展及有效提升高職院校檔案的管理和服務水平，如何在“互聯網+”環境下實現檔案信息化已成為檔案部門和檔案人員亟待解決的問題。

1 ?長金高專檔案管理信息化現狀及存在問題

1.1 長金高專檔案管理信息化工作現狀

長春金融高等專科學校（以下簡稱長金高專）檔案室于1978年設立，后成立檔案科，隸屬于學校黨政辦公室，2018年設置為檔案與數據管理科。該校檔案的管理方式主要是由各形成單位、部門自行保存與管理，檔案室保存學校部分檔案。檔案主要分為黨群、行政、基建、教學、科研、出版、財會、聲像以及實物9個類別，其中教學、科研、基建、出版類多為建校初期二三十年內檔案。2018年學校引進檔案管理系統，實現辦公系統與檔案管理系統對接，文書檔案可直接歸檔至檔案管理系統，實行檔案“雙軌制”管理模式。

1.2 長金高專檔案信息化建設存在的問題

1.2.1 檔案信息化認識不到位

不少高校的管理者和檔案工作人員將檔案信息化等同于檔案數字化，常常混淆檔案數字化、檔案信息化以及檔案網絡化概念，認為把紙質檔案加工為數字檔案就完成了檔案的信息化建設。“互聯網+”行動計劃的概念提出已有5年，但是高職院校對于“互聯網+檔案”認識仍不到位，對融合目的與意義不明確，紙質檔案的數字化加工只是檔案信息化建設的基礎，檔案信息化應該是以數字化校園網絡為基礎平臺，以信息技術為手段，對檔案信息資源進行獲取、共享、利用，由傳統檔案管理轉變為數字化、網絡化、開放化和智能化管理[1]。如何結合“互聯網+”環境進行檔案信息化建設仍有待深入探索。

1.2.2 基礎設施不完善

基礎設施是檔案信息化的基礎，包括如打印機、掃描儀、計算機、服務器等硬件設備、檔案管理系統等軟件設施以及良好穩定的網絡環境。高校檔案信息化建設對基礎設施有較高的性能需求，既要保證檔案數字化質量、電子檔案信息的存儲容量與交互速度等，又要保障檔案信息的安全，基礎設施不完善會阻礙高校檔案信息化的發展。另外，高職院校受辦學規模所限，存在實體檔案存儲空間不足的現象。長金高專檔案與數據科辦公室與文秘科共用，檔案室共有兩個庫房，總計不足5m2，計算機、掃描儀等設備無處放置，這對檔案的管理工作帶來很大不便。

1.2.3 管理投入不充足

近幾年高職院校得到了大力發展，學校規模不斷擴大，招生人數急劇增加，檔案信息資源數量增多，但是檔案信息化進程卻越來越緩慢，其主要原因是高職院校領導對檔案信息化意識不夠，在信息化建設和管理上投入不充足。（1）未將檔案信息化劃入學校發展計劃。由于高職院校擴大辦學規模，學校領導將學校校區的建設、招生工作、引進先進教學設備、建設智慧校園等作為規劃的重點，忽略對檔案信息化的建設，導致高職院校檔案信息化工作停滯不前。（2）未形成與檔案信息化相適應的管理體制。高職院校原檔案管理制度主要適用于紙質等實體檔案，對于電子檔案的移交、整理、歸檔、利用等流程沒有明確的規定。以長金高專為例，雖然該校已初步使用檔案管理系統，但目前只有針對紙質檔案的管理制度，并且多年來沒有完善和修訂，其中多條規定已完全不適用于當前的檔案管理工作。（3）未投入充足資金。資金缺乏是許多高職院校檔案信息化工作面臨的難題，以長金高專為例，該校目前在進行新校區的建設，大部分預算經費重點投入校園擴建，檔案信息化方面的資金難以保證。

1.2.4 信息化人才缺失

由于待遇、工作環境以及自身發展等問題，高職院校缺少能夠適應新時代檔案信息化建設的復合型檔案人才。高職院校普遍存在檔案工作人員專業性不強、專職人員過少、計算機相關人才缺失等問題，未形成專業的檔案管理隊伍。如長金高專檔案與數據管理科共兩人，同時還負責辦公室其他工作，檔案管理方面的工作精力有限。管理人員專業方面，其中一人專業與檔案學相關，兩人均缺少信息化方面的知識背景，難以跟上新技術發展的步伐。

2 ?高職院校檔案信息化建設對策分析

2.1 建立完善的檔案管理機制

高職院校原檔案管理機制已不能適應“互聯網+”環境下的檔案管理工作，建立完善的檔案管理機制是檔案信息化工作順利開展的基礎。（1）應結合高職院校自身情況，依據國家現有的法律政策，制定符合高職院校檔案管理的法律法規，尤其對電子檔案的管理、保密、傳輸等問題建立嚴格的規定。（2）制定信息化建設方案，高職院校的檔案管理人員應對信息化程度較高的學校進行實地調研，通過考察制定“互聯網+”環境下檔案信息化工作的可行性方案。長金高專由于歷史遺留問題以及受資金限制，不能一次性完成檔案信息化建設，應將其分為幾個階段進行。建議將“互聯網+”背景下的檔案信息化工作分為制定法律法規、紙質檔案整理、引進基礎設施、紙質檔案數字化、數字檔案管理與應用5個階段。（3）強化檔案管理系統建設，高職院校各部門有各自的應用平臺，如教務處的教學管理平臺、科研處的科研平臺、辦公室的公文處理系統、圖書館文獻管理系統等，每個平臺依據的數據標準和技術標準都不相同，這不便于各平臺間的數據溝通，增加了數字檔案管理的難度。“互聯網+”帶來了先進的技術以及網絡一切的環境，高職院校應基于數字化技術、數據技術等先進的技術手段，加強檔案管理系統建設，規范和統一各平臺的數據標準、技術標準，使檔案管理平臺可與校內其他平臺技術對接，解決信息孤島和數據共享等問題。

2.2 培養“互聯網+”思維

筆者認為“互聯網+”的核心在于應用技術手段實現數據互聯，而檔案信息化的目的是使實現檔案的管理與利用更加便捷，“互聯網+”為檔案的信息化帶來了先進的技術和網絡環境，高職院校檔案管理人員應當充分認識“互聯網+檔案”的意義，培養“互聯網+”思維，形成“院院都有檔案室、人人都是檔案員、個個都為利用者”的大檔案工作格局[2]。在檔案管理方面，高職院校應結合自身的業務情況，將信息化技術與檔案管理深度融合，改變檔案的管理方式，提高檔案管理的工作效率。長金高專檔案管理方式落后，管理責任劃分不清晰，應明確各單位檔案管理范圍，提高各分院各處室對檔案價值的認識，在“互聯網+”背景下設計檔案管理平臺，重塑檔案管理業務流程，利用技術手段進行檔案的著錄、歸檔等工作。在檔案利用方面，通過檔案管理平臺實現檔案的網上辦理，用戶足不出戶即可辦理所有業務，真正實現檔案無紙化管理與利用。同時，開發檔案的深度價值，探索“互聯網+”環境下檔案服務新方式。

2.3 注重檔案網絡安全

“互聯網+”環境下檔案網絡安全問題是檔案信息化的重點和難點，高職院校在信息化建設中要將檔案網絡安全問題列入新校區建設規劃;要對檔案管理人員進行信息安全教育，要有嚴密的權限設置、分配與身份認證，對各類信息要進行安全分級，確定可以公開的范圍等[3];要依托網絡安全技術加強檔案網絡防火墻建設，以免出現網絡漏洞、病毒攻擊等問題;要有數字檔案的長期保存意識，對歸檔的檔案及時進行數據備份。

2.4 構建專業人才隊伍

隨著新興技術不斷發展和升級，信息技術日益成熟，“互聯網+”為檔案行業的發展帶來了機遇與挑戰，大數據、云計算、社交媒體、物聯網技術、虛擬現實技術以及新興的檔案存儲等技術已經在檔案行業有所應用，高職院校的檔案工作人員不僅要掌握傳統的檔案管理知識和技能，同時應與時俱進，學習和應用檔案信息化相關技術。具體而言，領導應組織檔案工作人員參與檔案信息化相關技術的培訓，提高檔案管理的信息化技術水平;合理設置檔案專業人才隊伍結構和人數，招聘檔案專業、計算機技術等相關專業人才;合理設置檔案工作人員職稱評審制度，提高檔案工作人員的晉升機會與工作積極性。

3 ?結語

高職院校的檔案信息化建設與“互聯網+”融合是一項系統的工程，是一個長期的過程，信息化建設過程中不僅要解決資金、人員、技術等問題，同時還要結合高職院校自身條件，不斷探索“互聯網+”環境下檔案信息化建設模式和數字檔案服務方式，實現高職院校檔案的自身價值，更好地為師生、高職教育和社會服務。

參考文獻

[1] 魏曉琳.新時代高職院校檔案信息化建設實證研究——以遼寧金融職業學院為例[J].城建檔案，2019（2）：31-33.

[2] 喬碩功，向禹.高校檔案信息化建設的實踐與思考——以中南大學檔案信息化建設為例[J].資源信息與工程，2019，34（2）：193-196.

[3] 郎文香.高校檔案信息化建設的制約因素分析[J].吉林廣播電視大學學報，2019（3）：122-124.