檔案管理信息化建設初探

張妍

摘 ?要：檔案材料是我國一筆寶貴的文化與知識財富，檔案材料的收集與管理也是一項重要的社會任務。隨著信息技術的飛速發展，檔案材料管理的信息化不斷提升，數據庫技術的應用與數字化信息處理技術的推廣，信息化、數字化的檔案材料形式已經成為主流的管理模式。我國相關單位就應加大專項資金投入，頒布檔案信息化管理的標準與規范，建立數字化檔案館，提升檔案信息化管理的安全意識，充分利用信息技術紅利，加快檔案管理信息化的建設力度。

關鍵詞：檔案管理 ?信息化 ?建設

中圖分類號：D926.3 ? 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2019）10（b）-0219-02

我國社會生產生活中形成的大量檔案材料，是一筆寶貴的文化與知識財富，這些材料的保存與管理形式，從傳統的紙質檔案管理慢慢發展為電子檔案管理，隨著近幾年信息技術的飛速發展，檔案材料管理的信息化不斷提升，信息化、數字化的檔案材料形式已經成為主流的管理模式。隨著信息技術的優化升級、數據庫技術的應用與數字化信息處理技術的推廣，我國檔案管理信息化建設正處于深入發展的階段，相關單位和檔案管理人員就應充分利用信息技術，充分利用信息技術紅利，加快檔案管理信息化的建設力度。

1 ?檔案管理信息化建設的社會意義

1.1 可以提升檔案材料的社會服務功能

隨著信息技術充分應用與社會各行各業，人們對知識、書籍材料的認知方式正不斷發生改變，閱讀方式也發生了重大變化，從單純依賴傳統的紙質材料，正逐漸呈現出傾向利用電子化材料的特征，數字化閱讀逐漸成為深受大眾歡迎的閱讀方式。在這種時代趨勢中，我國檔案管理部門與工作人員就應與時俱進，順應時代發展潮流，滿足讀者的數字化閱讀需求，實施檔案材料多重化管理、保存方式，在做好傳統紙質檔案材料收集與整理的基礎上，提升檔案管理信息化程度，向社會各界提供多方便閱讀、便于檢索、自由下載、信息實時共享、數據在線傳輸的信息化檔案材料，提升檔案材料的社會服務功能，讓紀檢、法律、監察檔案材料的各種檔案材料成為深受社會各界歡迎的文獻數據材料之一。

1.2 有助于檔案信息材料與電子政務信息實現實時共享

為了向社會各界提供便利，方便市民自由查閱各種信息，我國各級政府都重點建設了電子政務信息平臺，人們只要借助于終端設備，就可以在信息平臺上查詢到大量有用的數據信息，如購物、房產、公交、金融等，這些信息方便了人民的生活，也給生產與經營行業提供了大量經濟價值較高的信息與數據。我國各類檔案材料也是具有較高經濟與社會價值的文獻材料，這些材料也具有相應的開發利用價值，如果這些材料一直以紙質材料保存在檔案館的話，讀者或利用者就需要花大力氣來進行查閱與閱讀，但是，這些檔案材料一旦轉化為數字化、信息化材料，就可以實現與政務信息平臺的有效連接，讓檔案文獻資料成為政務信息的有效組成部分。

2 ?我國檔案管理信息化建設過程中需要改進的環節

2.1 缺乏必要的資金投入

眾所周知，檔案管理信息化建設不是一個階段性的任務，而是一個不斷發展、不斷進步的過程，檔案管理信息化不單單是把紙質材料轉化為電子檔案，而是涉及到紙質材料數字化轉化、電子檔案材料的著錄與保存、信息化檔案材料的傳輸、數據存儲接受與傳遞等各個環節的內容，是一個系統化工程，需要利用到數據庫技術、文字圖片材料的數字化轉化與處理技術、文獻資料壓縮技術、實施掃描技術等，這些技術的應用就需要檔案管理機構加大資金投入，購置相應的硬件設備，購買相關軟件技術，確保檔案管理信息化工作的順利開展。不可否認的是，由于不是直接從事生產與經營的單位，我國各級檔案管理機構要么獨立開展工作，要么從屬于上級管理機構，但都普遍存在著資金不足的難題，一些單位維持了正常的辦公經費投入已經顯得很吃力，再加大投入購置數字化辦公設備，更是捉襟見肘了。這種問題的解決不是一時一刻的事，需要相關部門的共同努力，尤其是財政機構應加大對檔案信息化建設的支持力度，適當增加財政預算，緩解資金不足的問題。

2.2 檔案管理信息化建設的制度規范建設稍顯滯后

我國檔案管理信息化建設是最近幾年飛速發展起來的一種潮流，是隨著信息技術的發展而興起的。為了應對信息技術的沖擊，為了更好地滿足讀者數字化閱讀需求，我國檔案行業興起了信息化建設潮流，有的地區發展較快，有的地區則稍顯滯后，甚至出現了各自為戰的局面，缺乏統一的行業規劃。同時，檔案管理信息化是一種新鮮事物，跟以往的紙質檔案管理與電子檔案管理有相同的環節，但也有不同的地方，這就需要有統一的國家行業標準進行指導、規范，但是，檔案管理信息化建設的制度規范建設稍顯滯后，這就不利于檔案管理信息化建設的規范化發展。只有在統一的國家行業規范與標準的指導下，檔案管理信息化建設才會朝著健康、可持續的方向發展，迅速解決發展過程中出現的種種問題，提升信息化功能，增強信息服務能力，加速檔案管理信息化建設步伐。

2.3 安全防范意識需要進一步提升

檔案管理信息化建設離不開互聯網，需要使用信息技術，但信息劃時代、互聯網環境蘊含著大量的安全隱患，就會影響到檔案管理信息化的建設進程，稍有不慎就會出現數據失竊、數據丟失、數據竊取等問題，這就需要檔案管理部門、工作人員與技術人員提升安全防護意識。檔案管理信息化的安全防范意識不同于傳統的紙質檔案管理時代，不單單是防火防盜防水那么簡單，需要引進相應的安全技術設備，需要專業人員的指引，購買加密技術與監控設施，實施多種加密管理與身份認證等，確保檔案管理信息化建設進程中的信息安全。

3 ?我國檔案材料信息化建設措施

3.1 增加專項資金投入

現階段檔案管理工作的主要經費來源是財政預算，想要開展信息化建設就必須拓展額外的資金來源渠道。對地方政府而言，應加大專項預算，擴大電子政務建設規劃，確保信息化建設有著充足的資金支持。除此之外，還應積極引導其他社會組織參與檔案管理的信息化建設，例如，與電信部門合作以獲取免費或優惠的網絡資源和支持、與計算機企業合作以獲取優秀的市場可用資源，甚至來自資金、技術以及服務方面的支持。

3.2 頒布檔案信息化管理的標準與規范

統一的規范和標準是確保檔案管理信息化建設能更好地整合外部信息資源的關鍵，同時也能促進資源共享以及長期保存。有鑒于此，必須對檔案管理信息化建設進行規范，用嚴格、合理的標準來確保信息化建設工作的開展，促進檔案管理信息化建設在軟硬件設備及資源方面都能實現共享，為檔案業務流程的優化以及檔案管理整體水平的提高提供助力。

3.3 提升檔案信息化管理的安全意識

針對檔案管理信息化建設中的網絡安全問題，檔案管理人員應具備較高的安全和風險防范意識，主動加強安保措施，確保檔案信息資料的完整性和安全性。具體而言，需要對檔案信息在采集、分析、保存和使用等方面進行完善，用更科學的安全管理辦法來保障檔案安全，正確處理檔案共享與檔案保密的關系，同時備份好重要數據，不斷優化安全防范技術。

3.4 建設數字化檔案館

檔案管理信息化建設過程中必須要對數字檔案館進行內容豐富和結構優化，盡可能實現檔案目錄數字化、編研成果數字化、檔案全文數字化等。與此同時，結合用戶的實際查閱需要，對一些常用的檔案資源以及珍貴的檔案原件進行掃描備份，確保用戶能夠實現全文瀏覽。

參考文獻

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