淺析如何提高高校辦公室檔案管理工作效率

摘要：高校辦公室檔案是檔案管理工作的重要組成部分，涉及面廣，信息量大。近年來，隨著教育體制改革的全面實(shí)施，原有的辦公室檔案管理以不適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，在這個(gè)信息時(shí)代，要重視網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的應(yīng)用，強(qiáng)化管理，充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)信息在辦公室檔案管理中的功能，才能使辦公室檔案管理工作更加完善。本文闡述了檔案管理工作的現(xiàn)狀以及提高檔案管理工作效率采取的措施。

關(guān)鍵詞：辦公室;檔案管理;現(xiàn)狀;措施

一、高校辦公室檔案管理工作現(xiàn)狀

（一）檔案管理意識(shí)淡薄，利用率不高

長期以來，檔案管理工作在大多數(shù)人眼里認(rèn)為無關(guān)緊要，沒有認(rèn)識(shí)不到檔案工作在學(xué)校建設(shè)中的重要性和必要性，這是檔案管理工作得不到重視的一個(gè)重要原因。

（二）檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高

現(xiàn)在的高職院校的檔案管理人員大多數(shù)就不是專業(yè)的檔案出身，缺乏系統(tǒng)的培訓(xùn)，管理檔案的手段就比較落后，嚴(yán)重制約學(xué)校檔案管理工作的發(fā)展。加之領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案的不重視，就臨時(shí)配備或者用教師兼職代替檔案管理員。

（三）硬件設(shè)施不達(dá)標(biāo)

學(xué)校檔案應(yīng)完整的記錄學(xué)校各方面的工作，為學(xué)校發(fā)展留下真實(shí)的軌跡。但目前很多學(xué)校普通存在的現(xiàn)象：一是檔案室的通風(fēng)、防潮、防霉、防盜、防火條件不符合要求，容易是檔案遭受缺失受損。二是檔案保管設(shè)備不齊全，規(guī)格不一，不能滿足新時(shí)期檔案多樣化的需要。

二、如何提高辦公室檔案管理工作的效率

（一）健全和完善辦公室辦檔案管理制度

要管理好檔案，需要檔案室的領(lǐng)導(dǎo)高度重視，有效推動(dòng)檔案管理機(jī)制的完善，強(qiáng)化辦公室檔案管理制度的建設(shè)。根據(jù)需要，設(shè)立專門的檔案資料室，對(duì)檔案進(jìn)行有序分類，保證其有序地存儲(chǔ)，同時(shí)，要進(jìn)行標(biāo)注，以方便后期進(jìn)行查閱;在進(jìn)行存放的時(shí)候，不讓將其存儲(chǔ)在安全性不高的低樓層，要對(duì)門窗進(jìn)行加固，安裝護(hù)欄，保證存放的安全性。對(duì)于內(nèi)部關(guān)鍵性文件，要進(jìn)行單獨(dú)保管，對(duì)保密期限進(jìn)行及時(shí)更新。隨著存放時(shí)間的久遠(yuǎn)，要進(jìn)行檔案機(jī)密程度的調(diào)整，根據(jù)需要升高或者降低保密級(jí)別。對(duì)于一些不具有保密性質(zhì)的文件，要進(jìn)行及時(shí)處理，進(jìn)行重新存放和標(biāo)注。對(duì)于這些工作，為了強(qiáng)化監(jiān)督，要兩個(gè)以上的人員同時(shí)在場，達(dá)到良好的互相監(jiān)督。在檔案管理的樓層和檔案是內(nèi)，需按照監(jiān)控器，目的是方便調(diào)查。

（二）提高檔案管理人員素質(zhì)

（1）檔案管理人員必須要有較高的思想素質(zhì)和職業(yè)道德素質(zhì)，要做到精通業(yè)務(wù)。一方面積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，學(xué)習(xí)檔案專業(yè)理論知識(shí)，結(jié)合實(shí)際，檔案人員需學(xué)習(xí)《檔案從業(yè)人員必讀》、《歸檔文件整理標(biāo)準(zhǔn)》、《機(jī)關(guān)文件材料歸檔和不歸檔的范圍》等，不斷提高了檔案人員的專業(yè)知識(shí)水平和文化理論素養(yǎng)，使檔案管理工作邁上新臺(tái)階奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ);另一方面建立檔案工作網(wǎng)絡(luò)，運(yùn)用現(xiàn)代化管理技術(shù)和先進(jìn)技術(shù)設(shè)備，提高管理水平，跟上辦公自動(dòng)化步伐。

（2）強(qiáng)化檔案收集 ?檔案的收集是辦公室檔案工作中最重要的環(huán)節(jié)，因此，要改進(jìn)檔案管理工作，必須得加強(qiáng)檔案的收集管理工作。首先，要規(guī)范檔案的范文，對(duì)檔案進(jìn)行分類和編排，再將收集到的檔案按類目進(jìn)行整理和保管;然后，要規(guī)范檔案的文書范文工作，在將收集到的檔案進(jìn)行分門別類之后，要對(duì)檔案再進(jìn)行文字編號(hào)和正文提料，對(duì)檔案提取主題詞，再做好附件處理，方便以后使用和管理檔案;再次，第二步實(shí)現(xiàn)以后，要對(duì)檔案再進(jìn)行目錄編號(hào)，以方便后期的檢索工作。

（3）促進(jìn)辦公室檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)的提升。對(duì)于辦公室檔案管理人員而言，要緊跟時(shí)代步伐，積極開展相關(guān)職業(yè)培訓(xùn)，深化對(duì)檔案管理及保密性的認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)思想觀念，在一定程度上提升檔案管理的水平。對(duì)于管理人員，要重視針對(duì)保密的法制教育，同時(shí)，也要帶動(dòng)企業(yè)人員增強(qiáng)對(duì)檔案管理的重要性的認(rèn)識(shí)，認(rèn)清其工作的復(fù)雜性和艱巨性，對(duì)檔案管理起到積極的協(xié)助和支持的作用。在培訓(xùn)和教育的作用下，增強(qiáng)人員的法律意識(shí)和責(zé)任意識(shí)，在具體的培訓(xùn)中，重視人員專業(yè)性的培養(yǎng)，保證管理人員都能夠獨(dú)立開展檔案管理工作，明確工作的核心，掌握操作技能。

（三）加強(qiáng)硬軟件建設(shè)，保證檔案管理工作質(zhì)量

（1）硬件建設(shè)是提高檔案水平的保障，同時(shí)也是保證檔案管理質(zhì)量的最佳手段。要專門設(shè)立綜合檔案室，添購檔案管理設(shè)施設(shè)備，分類存放，編檔管理，做足防火、防盜、防潮、防光、防蟲、防高溫、防霉、防塵措施，確保檔案材料保管安全、利用方便、管理規(guī)范。

（2）發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)電子信息技術(shù)在辦公室檔案管理工作中的作用，實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化。在辦公室檔案管理中，要充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)電子信息技術(shù)的功能，采用電子化的處理手段，強(qiáng)化對(duì)檔案文件的管理。這種模式能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)檔案資料的分類處理，提高檔案資料的管理效率，加強(qiáng)資料整理的及時(shí)性，方便資料的檢索;與傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件檔案管理，網(wǎng)絡(luò)電子信息化大大提高了工作效率，同時(shí)強(qiáng)化了辦公室檔案管理工作的精準(zhǔn)性。

近年來，我們依照《檔案法》《檔案法實(shí)施辦法》等法律、法規(guī)，不斷強(qiáng)化檔案工作，開展文書立卷當(dāng)年清工作，對(duì)上年度形成的各類有保存價(jià)值的文件材料全部整理歸檔。在做好文書檔案工作的同時(shí)，我們還注重了聲像、照片、電子文件等檔案的收集整理，從源頭上確保檔案資源在載體和門類上的齊全完整。結(jié)合實(shí)際，制定了《檔案管理制度》，指定專人負(fù)責(zé)管理，做到隨辦隨歸，開口管理。制度管理上做到了嚴(yán)格管理，規(guī)范使用，保證了檔案管理工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。對(duì)各類檔案的建立，堅(jiān)持四個(gè)統(tǒng)一，即明確統(tǒng)一的檔案盒、統(tǒng)一的檔案袋、統(tǒng)一編碼和代碼、統(tǒng)一檔案柜。為了依法、規(guī)范、有序地整合檔案資源建設(shè)，規(guī)范歸檔的檔案，按檔案類別規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)注冊(cè)、編目，及時(shí)入庫上架，檔案的規(guī)范管理，極大地提高了檢索速度和檔案的質(zhì)量。

結(jié)束語

管理好辦公室檔案對(duì)單位的其它工作具有輔助作用，所以，完善辦公室檔案管理制度，加強(qiáng)辦公室檔案管理人員的管理意識(shí)，實(shí)現(xiàn)信息化管理是提高檔案管理效率的有效途徑。信息網(wǎng)絡(luò)化改變了傳統(tǒng)的辦公室檔案管理模式，它的出現(xiàn)使辦公室檔案管理工作更加有序，對(duì)提高員工的工作效率也更加有效。

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作者簡介：

謝曉光（1966-），重慶墊江人，學(xué)士，副教授，重慶工貿(mào)職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案科科長，研究方向：機(jī)械、土壤肥料。