大型民營企業檔案存儲方式選擇

文/嵐橋集團有限公司 王曉艷

對大型民營企業來講，在不斷發展的過程中，由于涉及到的工作內容非常復雜，所以必須要加強對于各項工作的詳細記錄，并且形成完善的大型民營企業檔案管理體系，這樣才能夠促進大型民營企業的業務正常開展，并且也能夠為大型民營企業未來的發展提供真實全面的參考依據，所以在大型民營企業不斷發展的過程中，最主要的是選擇恰當的檔案管理模式，只有這樣才能夠保證大型民營企業自身的發展水平和整體質量得到全面提升。

一、當前大型民營企業檔案存儲存在的問題

（一）存儲條件比較惡劣。從目前來看，由于大型民營企業對檔案管理不夠重視，所以在檔案存儲方面往往會選擇利用庫房的方式，導致整個檔案存儲的環境非常的惡劣，不僅存在漏水的問題，而且有的庫房也存在一定的安全漏洞，這樣就導致大型民營企業檔案存儲受到影響，不僅導致檔案存放發生受潮變質的現象，而且還容易造成檔案存放丟失等問題。

（二）缺少獨立檔案室。很多大型民營企業在快速發展的過程中，對檔案管理的投入比較少，所以導致許多大型民營企業沒有專門存儲檔案的部門以及住房。另外由于很多大型民營企業自身的檔案資料數量不多，所以就取消了設立獨立檔案室的計劃。

（三）檔案管理設備有明顯欠缺。在大型民營企業檔案資料管理的過程中，必須要通過現代化的電子信息技術對各種檔案資料進行數字化轉換。由于大型民營企業自身往往不夠重視，所以造成檔案存儲技術比較落后，缺乏配套的檔案管理設施，此外，在人員管理的過程中，很多大型民營企業缺乏對于檔案管理人才的培育和選拔，導致大型民營企業自身的檔案管理體系建設不完善。

二、檔案存儲方式的選擇

對于大型民營企業來說，在檔案存儲室建設的過程中，最主要的是保證兩個方面：第一是按照國家和地方的相關標準來設置檔案管理室。第二是盡可能減少檔案管理室建設的費用，并且能夠保證最大限度存儲檔案。很多大型民營企業在檔案管理室設置的過程中往往會直接利用辦公房、庫房或者閱覽室等來作為檔案管理室，但是由于庫房的租金隨著時間的發展而不斷增加，所以在選擇庫房的過程中，最主要的是考慮房租價格，此外要嚴格按照國家針對檔案庫房建設以及配置的要求進行深入分析，并且要根據大型民營企業自身的實際檔案產生數量進行判斷，只有這樣才能夠科學合理地保證檔案管理室建設的質量和水平。在大型民營企業檔案存儲方式選擇時，最主要的是保證檔案的整體安全。此外還要加強對于檔案的成本方面的考慮，所以在大型民營企業檔案存儲方式選擇的過程中，要遵循以下原則:

（一）符合集團集約化管理的原則。由于大型民營企業在經營管理的過程中，最主要的目的就是有效控制成本并且提高大型民營企業的整體經濟收益，而通過利用中心庫房的建設方式，不僅能夠增強固定資產投入的整體效益，而且還可以縮小管理的時空差，增強大型民營企業的應變能力，符合大型民營企業的實際經營管理需求。此外通過對大型民營企業的檔案進行實體化規范整理和數字化的加工，讓每一個大型民營企業都能夠擁有完善的數字檔案管理室，保證減少大型民營企業檔案實體化管理的流程，也能夠提高檔案異地保管的質量。

（二）促進大型民營企業知識資源管理。在大型民營企業檔案形成的過程中，是對知識的輸入分類加工的過程，所以在這一過程中所形成的檔案就是知識文件，所以這些知識檔案具有顯性化的特點。通過建立大型民營企業檔案館，利用信息化技術不僅能夠保證大型民營企業的知識檔案實現共享，而且還能夠擴大大型民營企業檔案的整體覆蓋范圍。

（三）充分發揮大型民營企業檔案管理的文化功能。在大型民營企業檔案管理的過程中，最主要的是記錄大型民營企業自身的發展情況，通過將實物檔案以及紙質檔案展出的形式，既能夠增強對員工的宣傳與推廣，而且也能夠營造良好的大型民營企業文化環境，提高大型民營企業員工自身的歸屬感。

（四）加強檔案信息數字化存儲的質量。對大型民營企業來說，通過數字化檔案管理的方式可以有效增強檔案存儲的質量和水平，所以必須積極建設數字化檔案存儲平臺。在系統架構的過程中，必須堅持長遠規劃與發展的需求，既能夠保證符合檔案管理的本身需求，又可以適應未來發展，增強對于數字信息的保護。

三、結論

本文對大型民營企業民營檔案存儲方式進行分析，深入總結了當前大型民營企業檔案庫房在設置的過程中存在的不足，并且提供了相應的解決對策，明確了檔案存儲方式的選擇原則，希望能夠為同行業的人員提供重要的參考。