試論“互聯網+”時代高校檔案管理

文/河南醫學高等專科學校 王瑞利

檔案管理是高校管理工作的組成部分，關系到高校各種日常工作，并且與高校的發展有著緊密的聯系。提升高校檔案管理工作的效率，利于高校長遠發展。因此，在“互聯網+”時代，高校檔案管理人員要對自己的工作進行重視，創新管理思路，加強檔案管理，以此實現高校檔案管理信息化與智能化。

一、高校檔案管理工作面臨的機遇

（一）管理手段的創新。在“互聯網+”時代，高校管理人員可以借助互聯網技術，進行文檔編輯工作，將紙質檔案轉變為電子檔案，并且對于電子檔案來說，可以隨時按照相應的情況對其進行復制及修改，這不僅可以有效減少高校檔案管理者的工作負擔，還能夠有效提高檔案管理水平及效率。在傳統檔案管理中，對于檔案的查看、調閱要采取人工的方式，這不僅增添了管理人員的工作量，同時也需要花費大量的時間。但是利用計算機網絡技術，檔案管理者只需要在檢索欄中輸入關鍵字詞或是檔案編碼等，就能夠快速查找到所需信息。另外，傳統檔案管理中對于文字檔案與聲像檔案的管理是分開的，兩者不能夠有效進行整合，所以在查找資料時，需要有關人員進行多次翻找，十分麻煩。但是使用多媒體技術，能夠有效解決這一問題，因為多媒體技術可以將文字及聲像信息進行統一保存，在查找信息時，能夠快速查找出自己所需資料及相關資料。

（二）增添高校檔案管理的服務功能。互聯網是現階段一種新傳輸物質，可以提升高校檔案管理工作的服務水平，在某種程度上，能夠增添其服務功能。在傳統檔案管理服務中，檔案信息所具有的服務功能有查詢、利用等，這些服務功能的實現需要浪費許多時間成本及人力成本，并且服務范圍較狹窄。但是隨著互聯網技術的不斷發展，應用力度的提升，將檔案信息管理和互聯網技術進行有效的融合，可以增加檔案管理服務功能，提升服務效率。

（三）加強檔案信息的時效性。雖然檔案都是記錄已發生的事情，但是在進行檔案管理時也要注重時效性，在“互聯網+”時代背景下，對于檔案的管理都是直接在計算機上進行編輯，并且第一時間在網絡中發布，以確保其具有較強的時效性。與此同時，網絡的容量較大，不受時間、空間的束縛，可以直接進行信息共享，并且查閱檔案也十分便捷，可以按照自身的需求查找檔案信息并利用。在此時代中，檔案管理工作得到了進一步的發展，高校檔案管理者應追隨時代發展的潮流，不斷學習先進的管理技術，并將其應用于自己的工作之中，利用互聯網技術的優勢，促進高校管理更好發展。

二、高校檔案管理工作面臨的挑戰

在“互聯網+”時代，信息技術被廣泛應用于各個領域之中。對于高校檔案管理來說，不管是管理模式，或是工作方法，都要對其進行一定的優化及完善。

（一）觀念要轉變。傳統高校檔案管理的工作內容包括檔案的收集、管理、編制以及查詢等，其收藏觀念大于使用觀念。此種管理觀念不利于高校檔案管理工作進一步發展，所以要轉變傳統觀念，利用互聯網技術來整合有關檔案資源，進而提升檔案管理工作效率。

（二）現階段大部分高校都要使用卷宗制度，因為此種制度的標準不統一。各個高校都按照自己的想法進行檔案管理工作，這使得檔案的管理、收集及整理等存在混亂現象。但是在“互聯網+”時代，信息交流方式得到了很大的改變，計算機網絡技術的發展，使得新媒體出現在公眾視野之中，各種網站或是微博都存有一定的數據資源，這些數據資源可以看作是電子檔案。所以高校也可以利用此種方式，將紙質檔案轉換成電子檔案，把學校各種信息資源的收錄工作在網絡中完成，實現無紙化辦公。與此同時，也要做好紙質檔案的管理，以此增強檔案信息的真實性。除此之外，在“互聯網+”背景下進行檔案管理工作，需要高校檔案管理者具備一定的計算機技術及操作知識。若是管理人員不學習新技術、新知識，依舊憑借經驗及已有知識進行檔案管理工作，就不能滿足現代社會發展的要求。因此，高校檔案管理人員要進行有效的學習，進而提升技術水平及管理水平。

三、對高校檔案管理工作的思考

（一）轉變思想，創新思維。在“互聯網+”時代背景下，高校檔案管理人員應具備一定的互聯網思維，尤其是移動網絡思維，要學會借助網絡的力量進行管理工作。另外，在此時代中，高校檔案管理部門可以發揮新媒體的作用，通過微博、公眾號、官方網站等形式擴展檔案服務功能，使用網絡進行遠程業務指導、學術交流或是教育培訓等。并且使用網絡還可以組織檔案管理者進行檔案編目以及關鍵詞錄入等工作，以此提升檔案管理工作質量。現階段，高校檔案管理工作雖以互聯網進行融合，但是思維上還缺少一些創新性，依舊沿用傳統思想開展工作，使用網絡簡單進行資料整合，思維創新性較差，不能夠解決一些問題。因此高校檔案管理者要轉變其自身思想，培養思維創新意識。

（二）加強培訓，提升職業素養。在網絡時代，高校要對檔案管理人員進行適當的培訓，以此提升其技術水平，了解并熟悉新設備的功能與操作，以此實現高校信息化檔案管理，提升檔案管理工作的效率及質量。首先，對于管理技術及設備的使用來說，高校應對檔案管理者進行計算機、多媒體技術操作的培訓，以此增強其計算機操作水平。其次，要使用激勵制度，使檔案管理人員積極主動地參與到培訓中去，認真進行培訓，從而使其能夠具備較強的信息技術水準及操作能力。比如：依據激勵制度及考核辦法，獎勵那些進步較快，具有較高技術技能的員工，以此增強其學習自信心，掌握更多的技能與技術。

（三）建設數字化檔案，整合數字資源。當下，高校檔案管理人員正在將紙質檔案轉為數字化檔案，但是缺乏利用計算機與新媒體進行信息收集、整理等意識。現階段網絡信息占有較大比重，若不對其進行重視，就會使檔案信息不完整。因此，高校檔案管理者要了解新媒體、網絡的信息分類方式，依照其方法轉變傳統檔案分類方式。另外，政府要發揮一定的作用，使各大高校的檔案管理部門可以相互協作，進行高校檔案資源平臺建設，實現網絡與檔案的有效融合，并運用合理的方式將其完善，收集網絡中開放性的檔案信息，進行信息資源共享。

（四）加強防范，提升檔案信息的安全性。傳統高校檔案管理工作中，會涉及到檔案的實體安全與信息安全，在網絡時代，高校同樣要對檔案進行安全防范，對于檔案保存問題，可以使用計算機技術予以解決；對于檔案信息泄密問題來說，要使用信息技術，對平臺登錄及信息調取操作進行身份認證權限設置，只有核實登錄者身份，確保其具有查看、使用等權限后，才可以調取信息，以此來確保檔案信息不被泄露，增強檔案信息的安全性。另外各大高校在建設檔案信息服務平臺時，可以將其登錄賬號與身份證進行綁定，實現實名制登錄。與此同時，還可以按照登錄者的信息設置應用權限，對于目錄、資源等信息的查看及使用進行規范化處理，以此提升檔案信息的安全性，避免出現信息泄露、篡改等問題。此外，還要進行備份管理，當管理系統或其他原因出現故障后，可以利用備份信息完善數據庫。

四、結束語

綜上所述，在“互聯網+”時代，高校檔案管理工作會遇到一些機遇與挑戰，所以對于傳統檔案管理工作中的一些問題，可以通過轉變思想，創新思維；加強培訓，提升職業素養；建設數字化檔案，整合數字資源；加強防范，提升檔案信息的安全性等方式解決，進而提升檔案管理工作的效率及質量。