淺談醫院房改檔案的管理與利用

文/江蘇省中醫院 甄敏

一、房改檔案的內容

房改檔案主要包括：職工和配偶姓名、職位、參加工作時間；職工住房的地址、面積、結構、類型及產權；住房補貼的領取情況；職工住房上市交易情況；房屋抵押、查封等糾紛情況；房屋是否屬于不宜公開上市出售范圍；其它需要說明的情況。職工的房改檔案需要由單位代為建立，其建立為單位申請和發放住房補貼、核定職工住房面積、職工購買經濟適用住房、已購公有住房參與市場交易等活動提供了重要依據。

因此，醫院應充分認識到房改檔案的重要性，認真做好職工的住房普查和住房檔案的建立、審核、立卷、歸檔及變更工作，并加強檔案的利用，促進我國住房體制改革進一步發展。

二、醫院房改檔案管理中存在的問題

房改檔案的發展雖然已經持續了一段時間，但就醫院目前的檔案管理現狀而言，房改檔案管理工作仍存在較大的不足，具體表現在以下方面：

一是醫院領導和各個部門沒有認識到房改檔案的重要性，房改檔案的相關管理措施和制度流于表面。二是職工住房材料的收集工作不到位，有的調查員只是簡單、表面地收集職工的住房信息，沒有對其進行深入調查。三是缺乏規范的指導，住房檔案管理相關政策法規的制定還處于摸索階段，相對于其他領域的檔案業務規范而言較不成熟。同時醫院對于職工住房資料的調查和監督不夠嚴密，導致房改檔案材料不齊全，缺乏規范性，從而制約了醫院房改檔案的有效、科學管理。

三、加強房改檔案管理的具體措施

（一）提高醫院工作人員的房改檔案意識和專業素質。房改檔案的有效管理離不開醫院各個部門工作人員的支持與理解，因此，醫院領導要加大房改檔案重要性的宣傳力度，并將員工誠實、積極地填寫檔案內容納入評價體系，以保證檔案信息的可靠性。同時也要加強檔案管理人員的房改檔案意識，使其意識到員工第一信息的重要性，并加強調查員的培訓力度，使其提高收集檔案資料的能力和有效管理檔案的業務水平，從而不斷發展房改檔案管理工作。

（二）重視房改資料的收集工作。房改資料是關系檔案真實性、有效性的重要依據，因此調查員在入戶收集資料時，要秉持負責任的態度，對于職工資料的收集不要只憑“一面之詞”，要通過走訪、調查周圍鄰居收集到準確的檔案信息。

（三）完善房改檔案管理體系。1.建立健全檔案管理體制。醫院房改檔案內容復雜、專業性強，相關管理體制的建立和完善有助于房改檔案的有效管理。健全的房改檔案體制包含分管院長、檔案室及各科室的三級管理體系，這三個管理部門要明確自身的檔案管理職責，分管院長負責統籌把握房改檔案的管理方向并組織相關部門落實檔案管理工作；檔案室負責檔案的最終整理、保管和利用，并對檔案制度的落實情況進行監督管理；各科室主負責檔案信息的收集與上報工作，保證檔案信息的真實性是其主要責任。2.落實檔案管理制度。目前，針對房改檔案的管理工作，有關部門和地區已經制定了相應的管理制度。然而大部分制度流于形式，還未真正落到實處。因此醫院相關檔案負責人需要組織并監督檔案管理工作人員嚴格執行規章制度，并將檔案的歸檔、移交、接收、存儲以及利用等一系列流程具體化，并將實施結果反饋到員工績效中，以促進檔案管理規章制度貫徹落實，保證醫院房改檔案管理工作的科學化和規范化。

（四）加強檔案的信息化建設。隨著檔案信息的不斷增加，傳統的紙質管理方式已經無法適應高效率的管理需要，同時隨著網絡技術的不斷成熟，檔案信息化管理已經是未來檔案管理的必然趨勢。因此，醫院需要加大投資力度，加強房改檔案的信息化建設。首先，醫院需要引進必要的檔案管理系統，并建立專門的房改檔案數據庫，以保證檔案信息的長期儲存。同時醫院需要加大檔案管理人員的計算機技術方面的培訓，為檔案信息化管理的有效發展提供重要的人力資源保障。

四、結語

綜上所述，醫院房改檔案存在房改檔案意識薄弱、職工住房材料的收集工作不到位、缺乏規范的指導等問題。因此，醫院應該從提高醫院工作人員的房改檔案意識和專業素質、重視房改資料的收集工作、完善房改檔案管理體系、加強檔案的信息化建設這四個方面入手，加強醫院房改檔案的管理與利用，從而保證醫院檔案管理質量。