芻議新時期高校檔案服務利用工作

文/黑龍江工程學院 盧寒

檔案工作是一項在歷史發展進程中持續至今的工作，新時期建立高校檔案庫可以根據檔案對信息進行查詢和利用。互聯網時代的到來，使新時期的高校檔案利用服務工作逐漸走向數字化，網絡化的工作方式可以優化整合高校檔案的信息內容，合理利用高校檔案。所以新時期做好高校檔案利用服務工作，能夠對高校內容更好地記錄，數字化的檔案實施，促使高校教學朝著更好的方向發展。

一、新時期高校檔案服務利用工作遇到的困難

高校的檔案服務利用工作在社會科技的發展下，有所推動，但在實施的過程中遇到了很多困難，主要有以下幾點：

（一）普遍的問題是學校及教師不了解高校檔案利用服務工作的具體實施方法和內涵。甚至不清楚高校檔案的利用工作是否存在。雖然有部分學校及教師想要開展高校檔案的服務利用工作，但是不知道應該如何具體實施。

（二）高校檔案利用服務工作人員沒有進行過專業知識技能的培訓。工作人員不清楚自己所做的工作具體的內容是什么，對高校檔案利用的系統不會操作，在遇到問題的時候不能第一時間的想到解決的措施。

（三）高校普遍忽視對檔案利用服務工作的開展。無法認識到高校檔案利用服務工作的重要地位，實施的不徹底，不能合理有效地開展工作，認為其工作內容存在與否并不重要。

因此，這些問題的出現阻礙了高校檔案利用服務工作的開展，如果不能清楚認識問題并加以解決，會使工作的進程停滯不前，浪費時間、精力、人力和物力。

二、如何解決高校檔案服務利用工作出現的問題

（一）樹立高校檔案利用的觀念。首先，創新對高校檔案利用的推廣方式，使高校檔案使用觀念深入人心，重視高校檔案利用工作的重要地位。其次，定期合理組織對高校檔案利用工作的培訓課程，促使每位使用者都能夠發揮高校檔案利用的作用，及時掌握高校檔案利用的相關理論知識，增強使用者的整體素質。比如，可以印刷高校檔案利用方面的宣傳手冊與海報，增加高校檔案利用的推廣方式，將工作的內容落實到具體的行動上。最后，高校檔案工作的開展，能夠提高使用者和服務人員的正確利用意識，掌握工作人員的工作內容，促進工作的合理開展。

（二）發掘高校檔案利用工作方面的人才。新時期的高校檔案利用服務工作，要求工作人員必須具備專業知識素養，了解檔案工作在利用的過程中遇到的問題及相應的解決措施。所以，在進行高校檔案利用服務工作的過程中，需要發掘工作經驗豐富的專業性人才，能夠合理規劃管理工作的內容，在發生問題的第一時間給予相應的解決措施，安排相應的人員對問題進行解決，促使工作能夠順利開展。比如，在遇到問題時，服務人員與管理人員進行協商解決，做出降低損失最小化的措施，減少因知識儲備不豐富而解決不了問題的情況發生。

（三）科學利用高校檔案服務工作。雖然我國的高校檔案利用服務工作沒有形成完整的體系，但是在逐漸開展工作的進程中摸索前進。一方面，高校在開展的過程中，建立高校檔案合理利用模式，及時發現檔案管理過程中遇到的困難，并且記錄困難的原因，在一次次的記錄中找到相應問題的解決策略。另一方面，科學構建高校檔案服務體系，對管理人員的具體工作內容及方式合理規劃，對分工合理細化，使不同的管理人員都能發揮自己的長處，完成自己的職責，展現自身的價值；合理規劃工作人員的工作時間及內容，能夠減少疲勞工作對人的身體造成的傷害，及對工作內容達到最佳的效果。因此，合理構建科學的檔案管理方式，能夠充分利用檔案資源，增加檔案利用服務的效果，提高工作效率，明確工作人員的工作范圍，促使高校建設健康發展。細化檔案工作管理，引導正確使用檔案的方法，減少服務人員的工作負擔。

三、結束語

綜上所述，在科技時代，高校檔案的服務利用工作逐漸趨于科學化和數字網絡化。雖然，在現實的發展過程中，高校檔案服務工作遇到許多阻礙，工作進程落后于發達國家，但是可以在發展的過程中及時解決遇到的問題，對高校檔案的服務工作進行推廣，加大宣傳力度。培養利用網絡數字化操作方面的人才，對高校檔案的內容合理整合與管理，推動高校檔案服務利用工作的發展。