高校檔案數字化管理實踐研究

文/淄博師范高等專科學校 萬真真

本文將立足于高校檔案管理的特點，針對當下高校檔案管理的現狀以及許多高校在向檔案數字化管理轉型中遇到的問題，分析得出相應的解決策略與優化辦法，以供業內人士參考并付諸實踐。

一、高校檔案數字化管理的優勢

（一）進行數字檔案管理有利于順應新時期的要求。新時期，指的是計算機技術通用、大數據時代潮流沖擊的時期。新時期對于高校檔案管理提出了更多更高的要求，比如說：檔案管理的信息容量必須更大，檔案管理對于信息的檢索必須更快速更精準，檔案管理對于檔案的保存也應當更加安全便捷。因此，檔案管理的數字化能夠有效順應新時期的要求，不至于在新時期的狀況下落后于時代，從而讓檔案管理嚴重拖高校行政管理的后腿。這種情況只有在檔案管理數字化中才能完成。

（二）進行數字檔案管理有利于提高檔案管理的工作效率。計算機技術以便捷、快速著稱。在這樣的情形之下，運用先進的計算機技術手段進行數字檔案管理有利于提供檔案管理部門的工作效率。首先，如果有人需要提取檔案相關信息，他可以通過技術平臺直接進行提取，或者通過檔案管理部門的幫助快速檢索，節省了中間許多手續與工作環節。其次，由于計算機技術平臺修改檔案的錯誤便捷快速，不像傳統的紙質檔案那樣出現錯誤訂正時需要經過多重手續，跑多個部門修改。最后，由于計算機容量空間較大，數字檔案管理能夠提供更大容量空間以供檔案信息的儲存，從而解決了傳統紙質檔案管理需要開辟儲存空間的一大難題，節省了辦公室的儲存空間，從而騰挪出更大空間進行其他方面的管理。數字化檔案管理對于提高檔案管理工作效率主要體現在以上三點。

（三）進行數字檔案管理有利于高校內的資源共享，拓寬資源整合渠道。看一個高校的水平，主要是看其教學水平和學術水平，那么這期間就少不了對資源的獲取利用過程。傳統的紙質檔案管理使得師生在獲取檔案信息的時候花費的時間較長、過程較繁瑣麻煩，不利于高校內信息資源的流通與共享。如若采用數字檔案管理的方式，就有利于各方使用計算機平臺直接進行資料的檢索，從而在平臺上能直接獲取電子信息，方便快捷。不僅如此，數字化檔案管理也利于師生對檔案信息自覺地進行有效歸檔，因為這一切可以直接在高校內部的技術平臺上完成。綜上，數字檔案管理有利于高校內的資源共享問題，也拓寬了高校內的資源整合渠道，從而為提高高校的教學學術水平提供了硬件支持。

二、高校檔案管理現狀與數字化過程中存在的問題

（一）高校行政管理體系對于檔案管理重視度不夠，資金投入不足。目前，許多高校行政管理體系對于檔案管理工作的認識不夠，對于檔案管理部門的重視度不夠。總是覺得檔案管理部門僅僅做了編號、整理和儲存的工作，并不覺得這是一份具有技術含量的工作。其實這種認識是錯誤的，它會直接導致高校行政管理體系中，忽視檔案管理工作資金投入。沒有資金，檔案管理部門的相關工作也就很難開展，推行數字化改革也是難上加難。不僅如此，對于檔案管理的忽視會直接導致檔案管理的管理制度不夠健全完善，沒有非常標準的體系，沒有一個準確的評價反饋機制，其數字化改革也就無章可循、無據可依。導致高校檔案管理的數字化改革舉步維艱。

（二）檔案管理工作人員數字化技術掌握程度不足。目前許多高校檔案管理工作人員是很久之前招聘的員工。他們所習得的專業知識往往還停留在傳統的檔案管理的方式與手段上。檔案管理團隊的工作人員數字化專業素養不足，將直接影響檔案管理數字化的改革。如果對檔案管理工作人員進行相應的學習操作計算機技術的培訓，由于這種培訓將占用員工的休息時間，所以也會被員工所排斥抵觸。再加上員工對于傳統紙質檔案管理方式非常熟悉，因此在最開始使用計算機技術進行檔案管理甚至還會比運用傳統紙質檔案管理方式更慢。導致檔案管理部門在最開始看不到數字化改革的成效所在，檔案管理工作人員也不愿意舍棄之前一直運用的傳統檔案管理手法，進一步造成了檔案管理數字化改革的推行難、實施難、推廣難。

三、高校檔案管理數字化進程的優化措施

（一）加強對檔案管理的重視程度，提高資金投入。首先，一切需要在意識上加以強調，才能讓這種觀念深入人心，從而更好地進行檔案管理工作。首先，高校的行政管理人員應當認識到檔案管理對于高校發展有著至關重要的作用。檔案管理部門所主導的資源信息的高效流通將直接影響著高校的學術水平和教學水平，從而促成高校整體素質與多方能力的提升，對于高校多方位發展、整體口碑信譽都有著良好的促進作用。除此之外，高校的行政管理人員應該弄清楚檔案管理的實質，改變以往“檔案管理是一勞永逸的工作”的錯誤觀念，認識到檔案管理的重要性，從而對其提高資金投入，以便于其吸引技術人才加入到高校檔案管理部門中，也可以對其數字化檔案管理設備進行硬件軟件上的更新，從物質上直接跟進檔案管理數字化改革的新要求。

（二）培養并選拔專業人才，提高檔案管理工作團隊的專業素養。人才，在高校檔案管理數字化改革的進程非常重要。由于高校是事業單位，其人員流通不夠頻繁活躍，甚至往往呈現出“一潭死水”沒有新鮮血液注入的狀態。在這種總體態勢下，傳統的檔案管理人員對數字化管理改革有著抵觸情緒，檔案管理部門上下并不能形成較普遍的數字化管理的意識。首先，高校檔案管理部門需要招聘相應的技術人才，對于計算機技術的操作能熟稔于心，從而也能帶動整個部門其他“老人”對于新技術進行學習。其次，高校檔案管理部門必須對現有的人才進行培養，設立完善的績效考核制度，并且將數字化技術認知和操作能力同選拔機制掛鉤，來激勵員工主動學習新的操作技術。比如說定期對其開展培訓課程，進行巡回講座，都有利于當前檔案管理部門對人才進行選拔。這將有利于促進檔案管理工作團隊的整體專業素養，從而進一步加強數字化檔案管理的改革推行工作。

（三）加快數字化檔案管理制度的建立健全與完善。大數據時代來得太快，因此，許多高校檔案管理部門措手不及，在相關的管理規章制度上面并不能很好地有效跟進。這也導致了目前正在踐行嘗試數字化檔案管理改革的高校找不到運用數字化的標準，不知道相關規章制度，不熟悉相應的行業標準，從而無意識地出現了違規等狀況，大大影響了檔案管理的整體效率。因此，高校行政體系必須將加快數字化檔案管理制度的建立健全與完善納入到目前的工作計劃中去，讓檔案管理工作人員能盡快在數字化的實踐與規章制度上有章可依，從而更好地規范在過渡期間的檔案管理工作。這樣也能提高檔案管理工作部門的整體管理效率，讓數字化的管理模式深入人心。

四、結語

綜上所述，在高校檔案數字化管理實踐過程當中，應當加強對檔案管理工作的重視程度，并對專業人才進行相應的培養與選拔，以提高檔案管理工作隊伍的整體素養。在數字化過渡進程中，應當緊密結合實際情況和學校行政管理工作的自身特點與風格，有的放矢地進行檔案管理的數字化轉型，從而為高校的檔案管理工作提供相應程度的保障，以最終達到提高工作效率的目標。