使用OA平臺辦公后檔案管理優勢分析

文/湖北省宜昌市中心血站 周定紅

隨著無紙化辦公形態的日漸成熟和完善。在新形勢下，傳統辦公模式早已不能滿足單位要求，開始使用OA平臺辦公。因此，大量電子文件應運而生，電子文件成為檔案工作的主流。由于OA軟件中沒有專門的檔案軟件將文件轉化成為電子檔案進行管理，文件與檔案這一密不可分的事務被分割、多頭管理，信息資料得不到有效整合，給檔案工作帶來了新的挑戰，需要不斷探索和創新。但它的信息共享功能使工作管理更加方便、快捷，不但加強了工作中的交流、溝通，還實現了信息采集、處理的高效性和準確性，提高辦公的效率和管理水平，這使OA平臺辦公給檔案管理工作揭開了新的篇章。

一、適應傳統檔案與OA平臺辦公檔案管理的轉變

（一）改變文件歸檔流程的思想觀念。在傳統辦公中，紙質文件是最為常用的信息記錄載體，對他們進行相應的收集整理和歸檔便可生成紙質檔案。OA平臺辦公系統是無紙化方式生成的電子文件，需要經過鑒定后，篩選出具有保存價值的電子文件，實行異質備份，并打印輸出“紙質文件”，這樣便生成了電子檔案和紙質檔案。由此可見，OA平臺辦公系統無紙化產生的檔案與傳統紙質檔案產生的方式完全不同，形成檔案的過程不同。在實際操作中必須突破傳統紙質文件材料到紙質檔案再加工，成為“電子檔案”的歸檔流程。

（二）改變文件歸檔時間。傳統的紙質檔案直觀，可以將全年度的紙質文件材料收集齊全完整后，集中鑒別，根據不同類別、不同保管期限和不同問題進行分類、排序和整理。歸檔時間都在第二年度上半年完成對上一年度文件材料的整理歸檔工作。使用OA平臺辦公系統辦公后，形成的都是電子文件，電子文件因自身編輯快捷、處理靈活的特性，處理完畢后直接將其歸檔在OA平臺系統里，隨時進行鑒定，有保存價值的文件材料打印輸出紙質檔案，并實現異質備份，分門別類存放，沒有保存價值的文件材料不用打印輸出，這樣既節約了紙張，也提高了工作效率，并且歸檔在OA平臺系統的所有文件材料還可以通過OA平臺系統進行查詢，查找利用方便。

（三）改變了平時文件材料存放規律。傳統的紙質文件材料，必須按問題集中的方式存放，這樣查找利用時才方便。而OA平臺系統里的文件材料都是電子文件，處理完畢及時歸檔，自動按時間順序或收文號順序排列。在查找利用方面，通過計算機檢索關鍵詞或其它元素信息，能很快顯示需要查找的文件，無需按問題相對集中的方式排序。

二、應用OA平臺辦公后檔案管理的優越性

（一）提高辦公效率，降低檔案管理成本。以往的檔案管理工作中，工作人員過多地依賴于手工操作，文件要進行手工登記簽收，要求用筆規范、耐用，字跡工整、清楚，要把文件送到領導手里簽批。使用OA平臺辦公后領導在手機上都可以操作，并隨時可以看到簽批處理情況。不用費時、費力到處收集文件，不用擔心漏掉文件，系統直接可以查到文件及辦理情況；文件歸檔工作只需將處理完畢的文件材料直接歸檔在OA系統里，隨時可以用關鍵詞查找，同時可以隨時鑒定并進行異質備份，這樣既節省時間，也不必花費大量人力、物力來進行紙質文件的歸檔。同時電子文檔保存空間小，調用時方便快捷，只要通過檢索查詢就可以將相關文件查閱出來。

（二）提高文件信息交流，實現資源共享。在原始的手工操作管理中，單位由于不能做到信息共享，使得大量信息閑置在文件柜中，不僅造成資金和資源的浪費，還造成文件和信息查找困難。而今實現OA辦公軟件的網絡化以后，就不需要查閱檔案的人到檔案室去查了，單位有權查此檔案的人都可以直接通過OA系統點擊、查閱。有密級的文件材料，通過審核，授權查閱，這樣為單位人員帶來了信息共享和高速傳遞的便利，從而極大地提高了檔案利用效率。

（三）OA系統歸檔的文件材料優勢突出。OA系統歸檔的文件材料都是電子文件，可以長期保存，可以異質備份，讀取方便快捷，易于傳遞，且貯存時間長，受外部環境影響小。

三、結束語

OA平臺辦公有效地促進辦公自動化，簡化工作程序，提高工作效率，平時查找利用快捷方便。但辦公自動化對檔案管理工作提出了更高的要求與標準，同時也促進檔案管理工作與各個部門進行有效對接，需要各個部門意識到檔案管理自動化建設的重要性，促使檔案管理與辦公自動化進行有效融合，保障檔案管理自動化建設高效、穩定地開展。同時要不斷對OA系統進行改進和創新，在實踐中探索新的方式和方法，以滿足檔案管理規范化管理的標準，進一步提高工作效率，保障檔案資料的安全性。