新形勢下醫院人事檔案管理工作應對措施探討

文/河北省榮軍醫院 王楠

當前社會背景下，加強醫院人事檔案管理是醫院推進人力資源管理的有效方式之一，現階段，醫院要加強對人事檔案管理工作的重視，本文結合醫院實際發展情況以及醫院人事檔案管理中出現的問題，對管理工作的創新發展措施加以研究，提出相關管理建議，促進醫院人事檔案管理的科學性提升。

一、新形勢下醫院人事檔案管理工作問題分析

（一）傳統紙質檔案管理的缺陷性。對于醫院的人事檔案來講，醫院基本上都是采用最傳統的紙質檔案保存，從性質上講，紙質檔案固然方便，但是其自身存在的缺陷（如：易受潮發霉、出現蟲蛀、不防水不防火等）卻成為人事檔案保存的難題。這樣的人事檔案管理方式，很容易使很多重要的人事信息出現不同程度的損傷、缺失，甚至出現很嚴重的管理人員信息泄露等狀況。

（二）人事檔案信息更新出現滯后性。醫院人事變動較為穩定，一般的人事變動都是遵循的“人檔不分離”“檔隨人走”，但是人事檔案的信息理論上是應該隨著醫院的發展及時更新的，有的人事出現調動，但是卻未對基本情況進行更新登記，導致人事信息出現了一定程度的斷層，使得很多的原始人事檔案沒有跟上醫院發展的進程，出現了很嚴重的滯后性，導致了新時期醫院檔案管理無法掌握醫院工作人員的基本情況，對檔案管理工作產生一定的影響。

（三）電子檔案系統的管理安全性得不到有效保障。隨著新時代的進步與發展，很多醫院對于人事管理也基本上都是采用電子信息庫進行現代化管理，但是信息化帶來便利的同時，也存在一定的風險性。比如說：電子檔案管理系統時常會受到病毒的侵犯，很容易使得一部分人事信息出現泄露甚至是丟失，這會對醫院工作人員帶來很多的困擾（如：推銷電話、貸款介紹等電話騷擾）。

（四）檔案調閱、歸還存在的問題。對于很多的人事檔案，在很多情況下也是避免不了調閱和查閱的，如果是電子檔案還好一點，一般不會出現損壞或者丟失等現象，但是，對于紙質檔案來講，由于缺乏完善的調閱、歸還流程規定，使得檔案在流轉過程中缺乏必要的監督，使得人事檔案很容易在調閱、歸還的過程中產生缺頁、破損等情況，對檔案信息的安全產生重大威脅。

二、醫院人事檔案管理工作問題的應對措施

（一）加強對紙質檔案的保存完整性措施。1.防火。對于醫院紙質版的人事檔案庫房管理上，要重視燈具、線路等其它電器的安裝安全性，選取相對較好的材料，消除這幾方面出現的火災隱患，保證紙質檔案庫的安全性。2.防水、防潮、防霉、防蟲。對醫院的紙質人事檔案庫房管理，要注重做好庫房的溫濕控制，及時對庫房進行溫濕度調整，積極做好防潮、防霉、防蟲，潮易生蟲，檔案易霉變，因此，檔案庫房中需要時刻備著防霉、防蟲藥品。3.防盜。人事檔案關系到很多工作人員隱私等情況，做好基本的防盜也很容易理解，就是檔案管理時，檔案存放地閑人免進，安裝防盜報警裝置，假時安排工作人員值班，檢查庫房狀況。

（二）提升人事檔案的信息更新及時性。在醫院的人事變動中，基本上都是“人檔不分離”“檔隨人走”，這就要求在很多情況下，醫院要注重人事檔案信息的及時更新，例如家庭住址、手機號碼、人事履歷記錄或者是一些培訓總結等情況都需要在發生人事變動是及時對這些信息進行補充，重點關注那些常變動的信息。在這一方面還要注意的是就是那些已經退休離職的干部檔案問題，對于這些檔案管理人員不能忽視，雖然已經保存了很長時間，也不能對這些檔案進行實質性的處理，需要檔案管理人員對這些檔案進行整理，裝訂成冊進行密封，如發現問題及時聯系本人及時修正。

（三）推進電子信息化進行檔案管理。檔案現代化管理就是利用現代技術對以往的、現有的檔案進行科學、合理的管制、利用。加深計算機電子檔案管理，減少檔案的儲存空間，操作簡便，易于保存，也能很大程度上節約人力、物力、財力，提高檔案管理的工作效率。用現代化電子信息對檔案進行精細化管理模式，將人事檔案管理工作按照職位、類型、科室等進行劃分，針對每個劃分進行管理，擴大檔案的存儲內容和范圍，節省檔案管理時間，提高管理效率。與此同時還需要加強電子檔案管理系統更新，及時做好系統網絡安全的防護措施，以避免網絡病毒或者黑客對系統的侵害和人事信息的保密性。

（四）優化檔案調閱、歸還流程。檔案的調閱、歸還工作單靠人去監督是萬萬不行的，必須要有程序上和證據的保障。首先，檔案調閱、歸還時都必須走正規手續，不能出現人來了就拿，拿了就走，歸還無定期，他人代替歸還等情況。其次，檔案調閱、歸還都必須有錄像取證，確保責任到人，不留紕漏。

三、結束語

醫院人事檔案管理工作是醫院人力資源管理的重要組成部分，在新時期，醫院對于人事檔案管理要引入科學的管理理念和現代化的管理技術進行管理創新，提升人事檔案管理水平，促進醫院良好發展。