新醫(yī)改背景下提高醫(yī)院人事檔案管理效率研究

文/山東省鄒城市人民醫(yī)院 鄭士柱

作為一個相對復(fù)雜的醫(yī)療機構(gòu)運作系統(tǒng)，醫(yī)院在其工作開展中往往會遇到各種復(fù)雜的問題。醫(yī)院的人事部門作為醫(yī)院人事檔案管理中的關(guān)鍵一環(huán)，對醫(yī)院人員檔案管理工作的正常運行起到非常重要的作用。隨著我國醫(yī)院人事管理改革的發(fā)展，傳統(tǒng)人事檔案管理模式已顯得有些落后，不適應(yīng)當(dāng)前醫(yī)院人事檔案管理效率的提高。為確保醫(yī)院的高效運轉(zhuǎn)，醫(yī)院人事檔案管理部門必須按照國家及社會發(fā)展的要求，針對存在的問題，提出有針對性的措施，以優(yōu)化其管理。

一、醫(yī)院人事檔案管理的必要性

新醫(yī)改以來，醫(yī)療環(huán)境都發(fā)生了很大的變化，整個醫(yī)療體系都受到了影響。首先，在社會大環(huán)境變化的情況下，必須適應(yīng)時代的發(fā)展要求，為廣大患者提供出更為優(yōu)良的醫(yī)療服務(wù)。人事檔案承載了醫(yī)院所有醫(yī)護工作者的信息，優(yōu)化醫(yī)院人事檔案管理，可為醫(yī)院整體醫(yī)療管理奠定更為有利的基礎(chǔ)。其次，醫(yī)院人事檔案管理的優(yōu)化，對于建立醫(yī)院形象、緩和醫(yī)患關(guān)系、提高醫(yī)院信任度都具有積極的作用。最后，做好醫(yī)院人事檔案管理工作對于醫(yī)院檔案管理體系的建立，和諧工作氛圍的營造同樣具有積極的意義。因此，當(dāng)前醫(yī)院人事檔案管理的必要性不言而喻。

二、當(dāng)前醫(yī)院人事檔案管理工作中存在的問題

（一）人事檔案管理觀念相對落后。隨著醫(yī)療改革政策的實施，醫(yī)院的人事檔案管理理念也必須緊跟時代步伐，否則繼續(xù)使用傳統(tǒng)的人事檔案管理辦法就會給醫(yī)院的管理工作造成了一定困難。以往醫(yī)院人事檔案管理一般采取將工作任務(wù)逐級向下分配的方式，使基層醫(yī)務(wù)工作者面臨收集整理檔案資料的繁雜繁重工作，增加了基層工作人員的工作難度，以致影響基層工作者的工作效率，使他們無法及時有效地完成諸多任務(wù)。這種情況久而久之，就會打擊基層工作人員的工作積極性，最終還會影響醫(yī)院人事檔案管理的健康運行。

（二）人事檔案管理不健全。醫(yī)院進行人事管理和人員安排依據(jù)的就是人事檔案。如果沒有準(zhǔn)確的人事檔案，那么醫(yī)院的各項人事管理工作就很難開展。但現(xiàn)實情況是當(dāng)前的一些醫(yī)院，特別現(xiàn)代化醫(yī)療信息技術(shù)不成熟，加上醫(yī)院醫(yī)護工作者眾多，從而造成諸多醫(yī)院人事檔案管理不健全，諸多醫(yī)護工作者的人事信息不健全。這就造成了醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)在人事調(diào)整人事檔案管理上，無法準(zhǔn)確掌握相關(guān)信息，從而出現(xiàn)決策偏差，影響了醫(yī)院工作效率的提升。

（三）醫(yī)院科室缺乏配合。醫(yī)院人事檔案管理工作涉及對象是醫(yī)護工作人員的檔案，因此，醫(yī)院人事檔案管理部門需要跟各個科室進行緊密聯(lián)系，同樣要想做好人事檔案管理工作需得到各科室的配合支持。此外,在醫(yī)院日常工作中比較忙碌，各個部門醫(yī)務(wù)工作人員的流動性比較大。因此，醫(yī)院人事檔案管理部門在傳達過程中往往忽略各科室人員的具體情況，而醫(yī)務(wù)工作人員往往會又忽視人事檔案管理部門的重要性。針對這些問題，要求人事檔案管理部門保證各科室之間的密切配合，切實有效地將相關(guān)檔案管理信息傳達到各個科室，認真做好人事檔案管理工作，提升醫(yī)院人事檔案管理工作水平和效率。

三、提高醫(yī)院人事檔案管理效率的舉措

（一）轉(zhuǎn)變?nèi)耸聶n案管理觀念。提高人事檔案管理工作效率的根本就是轉(zhuǎn)變?nèi)耸鹿芾碛^念，因而，提升醫(yī)院人事檔案管理效率和水平的根本是轉(zhuǎn)變醫(yī)院人事檔案管理觀念。一方面，醫(yī)院要摒棄落后的人事檔案管理理念，自上而下轉(zhuǎn)變?nèi)耸聶n案管理觀念。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要引進人事檔案管理的先進觀念，積極支持人事檔案管理部門，提高人事檔案管理水平。

（二）提高人事檔案管理的專業(yè)化水平。人事管理工作順利開展的重要依據(jù)是人事管理檔案的完整性和準(zhǔn)確性。因此，保證對每一位醫(yī)護工作者的人事信息都能夠及時進行準(zhǔn)確有效的收集，從而健全醫(yī)院人事檔案管理。一方面，醫(yī)院要督促檔案管理人員的工作，將人事檔案信息準(zhǔn)確及時錄入檔案管理平臺，并對人事檔案的錄入情況進行定期檢查，建立監(jiān)督審查機制。同時，增強檔案管理人員的責(zé)任感，培養(yǎng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力，加強檔案管理人員的專業(yè)程度，以提高人事檔案管理的有效性。另一方面，人事檔案需要嚴(yán)格執(zhí)行國家的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，進行妥善的保管，對于涉及醫(yī)院重要決策的會議、制度等檔案要按照流程操作，按照相關(guān)規(guī)定進行管理，以便有效提升醫(yī)院人事管理的效率，做好人事檔案管理工作，從而精確地調(diào)整醫(yī)院人事工作，保證醫(yī)院高效率運轉(zhuǎn)。

（三）加強人事檔案管理部門與其他部門之間的配合。聯(lián)系醫(yī)院各科室、各部門的樞紐是醫(yī)院人事檔案管理部門，因此，只有建立統(tǒng)一的信息反饋平臺，增強人事檔案管理部門與其他部門之間的配合，才能使醫(yī)院的人事檔案管理信息及時準(zhǔn)確傳遞到各個部門。人事檔案管理部門可以采用建立內(nèi)部信息交流平臺、召開會議等方式，合理聽取不同部門的醫(yī)療工作者的意見和建議，增強對醫(yī)院其他科室的了解，從而將人事檔案管理的觀念傳輸給每一位醫(yī)護人員。