試析數(shù)字時(shí)代高校檔案管理轉(zhuǎn)型升級(jí)

文/武漢東湖學(xué)院 王冀

數(shù)字時(shí)代的檔案管理是將數(shù)字化檔案的信息資源進(jìn)行完整保存之后，以網(wǎng)絡(luò)化的方式進(jìn)行信息之間的連接，從而實(shí)現(xiàn)信息資源共享，在不久的將來(lái)，數(shù)字化將在提高人們的生活質(zhì)量方面帶來(lái)許多好處。高校檔案數(shù)字化的工作必須要做到與時(shí)俱進(jìn)，將更好的檔案管理水平展現(xiàn)出來(lái)，真正做到高校檔案的現(xiàn)代化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化管理。但是在高校檔案數(shù)字化當(dāng)中也存在著一些如安全保障之類的問(wèn)題，這些問(wèn)題很有可能會(huì)對(duì)高校的檔案信息造成丟失、泄露等，因此高校必須將這些問(wèn)題進(jìn)行解決，才能真正實(shí)現(xiàn)高校的檔案數(shù)字化。

一、高校檔案管理現(xiàn)狀

高校本身比較看重學(xué)校的管理技術(shù)，也只有好的技術(shù)才能將高校的發(fā)展向前推進(jìn)，但是這種技術(shù)大多指的是學(xué)習(xí)資源上的，對(duì)于檔案的管理技術(shù)卻不是很關(guān)心，甚至很多高校的工作人員認(rèn)為檔案并不重要，只是一個(gè)面子工程而已，讓學(xué)生覺(jué)得學(xué)校夠?qū)I(yè)，其實(shí)并不是，高校的黨群類、行政類、學(xué)生類、教學(xué)類、科研類、基本建設(shè)類、儀器設(shè)備類、產(chǎn)品生產(chǎn)類、出版物類、外事類、財(cái)會(huì)類11類檔案以及重要資料都在檔案庫(kù)里，這些檔案資料如果外泄，可能會(huì)影響學(xué)校未來(lái)的發(fā)展建設(shè)。高校如果對(duì)于數(shù)字化檔案管理工作沒(méi)有一個(gè)正確的認(rèn)識(shí)，就會(huì)導(dǎo)致數(shù)字化得不到正確的使用，數(shù)字化得不到發(fā)揮就不會(huì)推動(dòng)高校信息化的建設(shè)發(fā)展工作，自然而然就不會(huì)體會(huì)到數(shù)字時(shí)代的好處。

檔案管理工作相對(duì)來(lái)說(shuō)是一件比較麻煩的工作，它需要工作人員對(duì)檔案進(jìn)行嚴(yán)格分類，定期檢查有沒(méi)有檔案出現(xiàn)紕漏，積極宣傳學(xué)校檔案管理的規(guī)范和要求，自覺(jué)遵守學(xué)校檔案管理制度，定期向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案管理情況等。所以，檔案的管理工作除人工之外還需要引入現(xiàn)代化設(shè)備進(jìn)行管理，但是，以現(xiàn)在的檔案管理工作質(zhì)量來(lái)看，還存在著內(nèi)容不完善等一系列問(wèn)題。高校的檔案管理工作自從引入數(shù)字化之后會(huì)大大地減少了這類問(wèn)題的發(fā)生，高校工作人員應(yīng)該對(duì)數(shù)字時(shí)代有一個(gè)完整的概念，才能正確發(fā)揮數(shù)字時(shí)代的作用，而數(shù)字化檔案管理本身就是一個(gè)良好的輔助管理系統(tǒng)，它可以讓管理人員的工作量得到適當(dāng)?shù)臏p少，從而使得管理人員能夠在有限的工作中盡職盡責(zé)。

二、高校檔案管理的轉(zhuǎn)型升級(jí)

數(shù)字時(shí)代的學(xué)校檔案管理工作可以很好地推動(dòng)高校的信息化進(jìn)程，讓高校管理者能夠更快認(rèn)識(shí)到學(xué)校的發(fā)展必須跟隨時(shí)代發(fā)展的步伐，對(duì)于學(xué)校中一些已經(jīng)老舊的設(shè)備進(jìn)行更新，讓學(xué)生體會(huì)到不一樣的學(xué)習(xí)環(huán)境，從而利用信息化技術(shù)促進(jìn)高校的發(fā)展。從另一個(gè)角度來(lái)講，也是對(duì)數(shù)字時(shí)代的推廣。學(xué)校是學(xué)生學(xué)習(xí)的場(chǎng)所，高校加強(qiáng)高科技設(shè)備的引入不僅可以加強(qiáng)學(xué)生對(duì)學(xué)習(xí)的興趣，同時(shí)也加強(qiáng)學(xué)生在日常生活中對(duì)數(shù)字化的應(yīng)用，加強(qiáng)學(xué)生對(duì)數(shù)字時(shí)代的了解，并對(duì)數(shù)字時(shí)代產(chǎn)生興趣。因此，數(shù)字化對(duì)于高校檔案管理工作和高校整體發(fā)展水平來(lái)說(shuō)是一種共同進(jìn)步的關(guān)系。

學(xué)校的檔案有很多類型，在某些特殊時(shí)候有著很關(guān)鍵的作用。當(dāng)數(shù)字化使用在檔案管理工作中的時(shí)候，學(xué)校是全網(wǎng)覆蓋的，無(wú)論是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、教職員工還是學(xué)生，都可以直接在電腦上輸入查詢信息，幾秒鐘就可以了解到自己想查詢的內(nèi)容，沒(méi)有必要再去一趟檔案室，在給學(xué)生檔案利用者爭(zhēng)取了更多的學(xué)習(xí)時(shí)間的同時(shí)，提高了工作效率和學(xué)習(xí)效率。因此，數(shù)字化對(duì)于學(xué)校檔案管理工作來(lái)說(shuō)是非常重要的。數(shù)字化的應(yīng)用可以說(shuō)是帶動(dòng)著整個(gè)教育界的完善和發(fā)展，對(duì)于學(xué)校的作用是非常積極向上的，相信經(jīng)過(guò)高校檔案管理人員的不斷研究，數(shù)字時(shí)代的高校檔案管理工作會(huì)得到一定的提升，為教育界作出更大的貢獻(xiàn)。

數(shù)字時(shí)代的高校檔案管理工作作為信息化的一部分，對(duì)于高校的影響是非常深遠(yuǎn)的，它在提高管理效率的同時(shí)，能夠?qū)W(xué)校的信息化建設(shè)起到一個(gè)促進(jìn)作用，也是代表著未來(lái)中國(guó)的信息化發(fā)展趨勢(shì)。政府也應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)高校信息化建設(shè)的扶持，不管是在教育界還是社會(huì)中，都能起到一定的鼓勵(lì)作用。轉(zhuǎn)型升級(jí)之后，數(shù)字時(shí)代的高校檔案管理工作一定會(huì)給高校的未來(lái)發(fā)展帶來(lái)推動(dòng)作用和更深遠(yuǎn)的影響。