信息時代高校辦公室檔案管理工作創新途徑

文/荊州理工職業學院 楊穎

一、信息時代高校辦公室檔案管理工作存在的不足

（一）信息技術具有風險性。隨著時代的發展，高校辦公室檔案管理工作順應科技進步的潮流，一改以往傳統的整理模式，逐漸轉變了整理觀念與發展理念。但是，網絡具有風險性，信息技術的進步在給高校辦公室檔案管理工作帶來便捷的同時，也增添了許多危險，如網絡黑客的攻擊就可能導致信息的丟失與泄露。高校的檔案事關重大，重要文件的丟失將帶來一系列無法挽回的損失。

（二）信息化管理人員素質不高。檔案管理人員是保障高校檔案管理工作科學有效進行的基礎，但是信息技術的發展必然要求相關工作人員素質不斷提高，檔案管理程序的自動化與科學化不斷刺激著相關工作人員的進步，但是現狀不容樂觀，缺少相應的專業人士和集中有效的培訓，文化軟實力必然會拖科技的后腿。還有一種客觀現實是目前的檔案管理人員大都兼職別的工作，不能專心致志進行檔案管理，因此限制了信息技術在高校辦公室檔案管理工作中的合理使用。

（三）管理組織不健全。目前，大部分高校辦公室的檔案管理并沒有形成嚴密的體系，沒有獨立的管理組織系統，制度也不太健全或者現實，某些崗位的設立形同虛設，各部門之間缺少相應的合作交流，導致檔案信息流失，卻找不到相關的負責部門，高校辦公室檔案管理工作的效率與質量也逐步下降。

二、高校辦公室檔案管理工作創新的現實途徑

（一）創新檔案管理機制。創新檔案管理機制為高校辦公室檔案管理工作提供了發展道路與方向，使相關的工作有制度可依。完善的信息管理機制可以使檔案管理工作收到事半功倍的效果，各項步驟有序進行，從材料初始化、搜集、整理、加工、歸類、入檔等都有一條龍的機制與體制，使管理工作更加標準化與專業化。我們必須掙脫傳統的藩籬，讓高校辦公室檔案管理機制真正具有實效性與現實性，不談空話，不做面子工程，只求檔案管理工作在時代信息技術進步的基礎上更加科學與專業。例如：在收集檔案管理的機制上，我們可以控制好檔案歸納的源頭，那些不真實、不全面的檔案我們要打回去，不能在源頭上出問題。在檔案信息檢索技術上，我們要派專人進行管理，防止信息的泄露，還要引進計算機人才進行系統安全維護，以求萬無一失。

（二）創新服務理念。第三產業正在崛起，檔案管理工作也應從傳統死板的工作模式中脫離出來，隨時代發展探究出一條為人民服務的路徑。例如：我們可以通過多媒體運營或者微信公眾號經營來實現高校辦公室檔案管理工作的現代性，使其具有服務性。微信平臺是有助于管理與采集使用者信息與建議的合理途徑，也必將受到廣大使用者的歡迎。有什么新的消息或者政策改變等及時通知大家，方便快捷。先進的服務理念會帶動整個檔案管理工作的發展，為人民服務的高度與立場會使檔案管理工作不再那么生硬死板，會讓檔案管理工作者有更高的責任感與使命感，覺得自己進行的是一項偉大的事業而不是簡單的重復。

（三）人才隊伍建設。科教興國，人才的建設與培養是高校辦公室檔案管理工作科學進行的有力保障。高校辦公室檔案管理部門在招聘時，要招聘一些相關專業的高材生，這樣更有利于檔案管理工作的開展。在招進專業工作人員之后，還要及時進行定期的專業化培訓，不斷更新自己的管理理念與管理技術。檔案管理工作者還要具有高度的工作積極性和工作熱情。興趣是最好的老師，在保障其具有高學歷、高技能的同時，還要選擇一些性格積極向上的工作人員來帶動整個管理工作的活力。在對檔案管理工作者進行培訓時，一定要使之牢記管理工作者的必要規則，不能泄露檔案信息機密，時刻高標準嚴格要求自己，在提升專業素養的同時，要不斷提升精神素養。精神素養是支撐高校辦公室檔案管理工作者矢志不渝的動力與營養，只要保持高度的熱情，才能把工作做到完美。保持高度熱情的前提是具有良好的部門文化，這就對人才的要求更加高了，對文化的要求更加細了，這都需要工作人員的不斷艱辛付出。時代進步更新的不只是技術，還要傳承優良的傳統美德，真正做到愛國敬業，誠信友善，這樣才能因小見大，為實現自己的人生價值添彩，從而為早日上實現中國夢貢獻自己的力量。

三、結論

綜上所述，本文從三個方面闡述了現代信息技術發展背景下高校辦公室檔案管理工作存在的問題，并針對性提出了解決措施，從管理機制、建設服務性工作、培養人才等方面展開論述，足以證明，高校檔案管理工作加入時代信息技術是其發展的必然趨勢，我們不能規避困難，而是要盡全力解決困難，這樣才能讓高校檔案管理工作具有時代生機與活力。