縣級自然資源和規劃檔案管理現狀、問題及對策

文/興山縣自然資源和規劃局 黃艷

機構改革和職能整合，對自然資源和規劃管理工作提出了更高的要求，為了提高自然資源和規劃管理水平，實現土地、礦產、水、草、林業資源不動產登記、開發利用、規劃等科學管理，必須提高自然資源和規劃檔案管理效率，促進自然資源和規劃管理效率的提升。我們必須認識到工作中存在的問題，采取針對性的對策解決這些問題，提高縣級自然資源和規劃檔案管理水平。

一、縣級自然資源和規劃檔案管理存在的現狀

隨著自然資源管理職責的調整，自然資源檔案管理工作發生了巨大的變化，機構改革、職能整合為檔案管理工作帶來了良好的發展機遇。做好自然資源和規劃檔案管理工作，能夠保障土地、礦產、水、草、林業資源、不動產權籍所有者、使用者合法權益，解決其權屬糾紛，促進土地、礦產資源合理開發利用等相關工作正常進行。在自然資源和規劃管理職責調整后，造成自然資源和規劃檔案數量、門類大幅度增加，同時增加了自然資源和規劃檔案管理工作的難度。如果在工作中仍然應用傳統的管理模式，無法有效提高工作效率。目前只能由多人在各部門按照行業規定分別使用不同的軟件管理其檔案，局機關無法集中、統一管理所屬部門檔案。一是檔案人員對整合后的職能業務熟悉不透。二是檔案庫房面積無法保證。三是硬件設備不能保障，目前還沒有一個兼容的軟件能同時處理好機關檔案、地質災害防治中心檔案和不動產權籍檔案。

二、如何提高縣級自然資源和規劃檔案管理水平

（一）提高對自然資源和規劃檔案管理的重視程度。首先，縣級自然資源和規劃領導需要重視檔案管理工作，將這項工作列入年度工作計劃和考核內容，成立檔案工作領導小組，分管領導親自抓、辦公室具體抓、各業務股室、二級單位、自然資源所配合抓，形成了一個強有力的檔案管理網絡。

（二）建立完善的規章制度。在自然資源和規劃檔案管理工作中，完善的規章制度是提高工作水平的關鍵，因此，必須建立完善的規章制度。首先，健全檔案管理制度。在原有工作基礎上重新修訂檔案員崗位責任制、檔案保管、利用、保密、鑒定銷毀、檔案移交、庫房管理等一系列制度，同時完善自然資源系統檔案“三合一”制度。確保檔案從檔案收集、整理、移交、歸檔、保管，到檔案編研、開發、利用的全過程實行環節管理，實現各個環節管理責任制。

（三）提高檔案管理工作時效性。為了提高檔案管理工作時效性，需要加強自然資源檔案經常性管理。首先，及時收集。各種材料一旦形成，及時歸檔，不出現檔案積壓。其次，注重完整性。整個自然資源工作過程中具有保存價值的文件材料全部收集，不出現遺漏。再次，堅持檔案規范管理。經常性檢查，保持時效、科學、規范。最后，加大對直屬二級單位及各自然資源所檔案的收集、整理、及時移交到局檔案室歸檔。

（四）實現自然資源和規劃檔案的數字化管理。數字化管理是自然資源和規劃檔案的主流發展方向，為了實現這一目標，需要采取以下措施。首先，建立內部局域網，配備檔案管理專用服務器。對庫存檔案永久、長期保管的檔案進行原文掃描、數字化加工。實現從案卷級、文件級目錄數據庫向全文數據庫管理的轉變，實現紙質檔案與電子檔案同步歸檔，可以通過計算機直接查詢。其次，引入先進的檔案管理軟件，建立完善的檔案數據庫，并實現自然資源系統檔案資源的高度共享，在局域網可按訪問權限查閱檔案電子目錄及全文數據，實現OA系統及原生電子文件在線歸檔管理。最后，建立專門的電子閱覽室，配備完善的閱覽設備，設立權限，專門為檔案查詢提供服務，緩解檔案原件頻繁使用磨損、提高信息檢索速度、加強檔案信息資源的開發和利用優勢，減輕檔案員工作量。

三、結束語

總而言之，隨著社會的進步與經濟的發展，對自然資源和規劃檔案管理工作提出了更高的要求。為了提高縣級自然資源檔案管理水平，相關領導必須充分重視這項工作，增加在自然資源檔案管理方面的投入，建立完善的規章制度，積極探索先進的檔案管理方法，加大力度進行檔案管理數字化建設，提高縣級自然資源和規劃檔案管理水平，保證檔案管理工作的質量滿足相關要求。