軍工企業檔案制度體系建設初探
——以PDCA法則為視角

文/中國電科第五十五研究所 曹毛響

檔案制度既包括檔案機構及其業務的安排，又包括具體工作中需要遵守的規則。檔案制度體系建設水平是衡量一個軍工企業管理水平的重要標準。只有建立起一套系統、規范的制度并切實執行，才能真正實現企業檔案的科學管理和有效利用，有效調動員工的積極性和創造力，進而實現檔案部門乃至企業的健康發展。

一、軍工企業檔案制度體系建設中存在的問題

當前軍工企業檔案制度體系建設中存在的共性問題仍然不少，主要表現在以下幾方面：

（一）制度體系不健全。軍工企業有自己的檔案制度，但是制度不成體系，檔案管理制度內容不健全，制度與制度之間缺乏銜接，或者是制度之間有沖突，給制度的執行帶來很大的困擾，直接導致執行的結果有偏差。檔案管理部門對檔案制度體系建設的重要性認識不夠，缺乏對制度體系的頂層設計。

（二）可操作性不強。大部分檔案制度是由檔案管理部門制定的。有的檔案部門在缺乏細致的調查論證情況下，單純為了應付檔案工作檢查而制定制度。表面上滿足了管理的需要，實際工作中可操作性和指導性不強，不僅不能起到規范檔案工作的作用，甚至還可能造成負面影響。

（三）缺乏動態管理，制度不能與時俱進，滯后于實際管理需求。有的軍工企業檔案部門在其工作內容、人員、環境等發生變化時，不能及時對檔案制度進行修訂、補充及完善。多年來制度始終不變，束之高閣，不能滿足現代管理要求，制度建設跟不上形勢。表現在實際工作中，有的企業在編制檔案制度體系時，沒有明確制度體系修訂計劃和周期，忽略了體系的動態管理。

（四）宣傳力度不大，執行效果不好。很多軍工企業只注重檔案管理制度的建設或出臺，忽略對制度的宣貫和執行力度，容易導致制度成為空架子。加之沒有一定的檢查和監督工作做保障，制度的落實單純靠員工的自覺，很難達到預期效果。

二、PDCA循環管理法指導下的檔案制度體系建設

當前，以PDCA循環管理法則展開工作，有針對性地解決檔案制度體系建設中存在的問題，不失為一個有益的探索。

（一）P——計劃（Plan）。從軍工企業的檔案管理業務現狀出發，基于全面風險管控的理念，對制度進行梳理整合，確保制度門類齊全、功能劃分清晰，形成具有軍工企業特色的檔案制度管理框架。根據梳理出的制度不足和管理漏洞，制訂好縝密的制度建設計劃，加強頂層設計工作。同時充分兼顧軍工的特殊性，如軍工企業科技檔案存在許多商業和軍事秘密，系統記錄了裝備的研制過程、技術方案等敏感內容，要注意遵守保密有關要求，在制度建設中正確處理“通用條款”與“專項條款”之間的關系。

（二）D——實施（DO）。為實施制度建設計劃和頂層設計方案，檔案管理部門應牽頭成立制度委員會。制度委員會負責確定制度體系建設大綱以及制度起草、審核的程序，保障制度制訂的標準化和制度體系的系統化，論證具體條款的可行性和可操作性，確保制度在上下認同后才正式頒布、員工廣泛知曉后才開始執行。做好宣貫是制度落實的前提。檔案從產生到歸檔，再到提供利用，參與人員多，涉及面廣。要加強對檔案制度的宣傳，不僅讓員工了解條文，更應理解制度的內涵，入腦入心，有效提升檔案人員的工作能力和管檔水平；同時檔案管理規范化也增強了員工依法歸檔、依法用檔的自覺，提高了全員的檔案意識。制度的生命在于執行，要加大對檔案制度執行情況的監督、檢查力度，使檔案工作制度切實落實到企業科研生產、經營管理各項工作中去。企業管理層要帶頭執行，形成人人遵守制度、監督制度實施的良好氛圍，有效降低管理成本。

（三）C——檢查（Check）。制度是企業特定階段的產物。當檔案制度體系執行到一定階段以后，隨著企業的發展和環境的變化，體系可能存在不適宜性。這一階段就要重點檢查制度體系實施的情況和效果，既要檢查是否嚴格執行了制度，總結成功執行的經驗，也要實時評估制度體系修訂的必要性，發現制度執行過程中的短板，以便及時進行調整，使企業的制度符合運行實際，增強制度體系的彈性和應變能力。

（四）A——處理（Action）。緊跟科研生產和經濟運行實際，通過對制度的檢查或者盤點，及時完善制度體系，該修訂的修訂，該廢除的廢除，該新增的新增。通過對制度執行“不足”的補足和對運行缺陷的修補，確保新的制度建設體系完整統一。在日常工作中，檔案部門必須隨時關注各方面的變化，將新的檔案管理理念、管理方式融進檔案工作中，積極推進管理創新，保證體系運行的有效性、充分性和適宜性，

通過這一循環無法完成的，可以制訂好計劃，納入下一個PDCA循環繼續改善。PDCA循環周而復始運轉，每運轉一次，制度建設的水平就更進一步。四個階段互相銜接，通過完整的循環和不斷推進，使制度體系建設與時俱進，趨于完善。

總的來說，軍工企業的檔案制度體系建設只有起點，沒有終點。隨著企業的發展壯大，市場環境發生改變，相關制度也應隨之改變。制度建設本身就是一個不斷發現問題、解決問題的過程，持續提升體系建設水平是永恒的主題。軍工企業的檔案制度建設只有不斷更新，去適應新形勢下企業發展的需要，才能確保企業在軍民融合深度發展的大背景下經受得住考驗，助力企業的可持續發展和戰略目標的達成。